Software-Investitionen ‑ Keine Sicherheit ohne Lastenheft

Software-Investitionen – Keine Sicherheit ohne Lastenheft Das Beispiel der Warenwirtschaftssysteme zeigt: Die Software-Investitionen deutscher Unternehmen nehmen zu. Um Fehlinvestitionen zu vermeiden, zwingt die Vielfalt der Software-Lösungen und –Anbieter Unternehmen zur intensiven Vorbereitung einer Software-Beschaffung. Dass sich diese Vorbereitung auch günstig auf die Projektlaufzeit und den reibungslosen Ablauf bei der Implementierung auswirkt, zeigt das Praxisbeispiel. Unternehmen investieren wieder verstärkt in ihre Software-Infrastruktur. Z.B. planen laut einer aktuellen Studie, die die Trovarit AG gemeinsam mit dem FIR e.V. an der RWTH Aachen bei rund 700 deutschen Unternehmen durchgeführt hat, mehr als 20% der befragten Unternehmen die Anschaffung einer Software-Lösung für die Warenwirtschaft. Eine Untersuchung von mehr als 60 etablierten Warenwirtschaftssystemen, durchgeführt durch die Prof. Becker GmbH, Münster, und die Trovarit AG, zeigt, vor welcher Herausforderung diese Unternehmen stehen: Bei Investitionen zwischen 5.000 und 10.000 EURO je Arbeitsplatz gleicht keines der „Standard“-Software-Pakete dem anderen. Das Gebot der Investitionssicherheit erfordert demnach, die Software-Beschaffung auf eine solide Grundlage zu stellen. Bunte Vielfalt Warenwirtschaft – Der Teufel steckt meist im Detail Der Marktspiegel „Business Software – Warenwirtschaft 2003/2004“ (Hrsg. Prof. Jörg Becker) zeigt auf ca. 300 Seiten, wie unterschiedlich z.B. die Branchenorientierung der am Markt verfügbaren Warenwirtschaftslösungen ausfällt (Abb.). Demnach erheben einige Anbieter den Anspruch auf „Omni-Präsenz“ im Hinblick auf die Brancheneignung ihrer Lösungen (z.B. Microsoft Business Solutions, CIS AG oder die SAP AG) während sich andere auf wenige Branchen konzentrieren (z.B. Connectivity GmbH/Versandhandel, dosit GmbH/Technischer und KFZ-Teilehandel oder die Futura Retail Solution AG/Mode). Ähnlich unterschiedlich fällt die Unterstützung unterschiedlichster Aufgabenbereiche im Unternehmen aus: hier reicht das Spektrum von Warenwirtschaftslösungen im engeren Sinne bis hin zu integrierten Systemen, die auch das Rechnungswesen, Kundenmanagement (CRM) oder Produktionsmanagement (PPS) mit abdecken. Diese eher allgemeine Einordnung von Warenwirtschaftssystemen darf jedoch nicht darüber hinwegtäuschen, dass letztlich das Tagesgeschäft eines Unternehmens ausschlaggebend für die Eignung einer Software-Lösung ist. So greifen z.B. immer mehr Unternehmen auf Standards bei der Artikelverwaltung zurück (z.B. EAN). Derartige Standards werden zwar von den meisten Software-Lösungen unterstützt – Komfort und Umfang der Unterstützung fallen jedoch sehr unterschiedlich aus. So erlauben nur ca. 40% der untersuchten Systeme die Verwaltung mehrerer EAN je Artikel. Ähnlich sieht es bei der Verwaltung unterschiedlicher Artikelstrukturen aus: Mehr als 90% der Lösungen unterstützen die Verwaltung von „Set-Artikeln“, während „Lot-Artikel“ nur von knapp 30% der Lösungen abgebildet werden können. Das Lastenheft – Der Einkaufszettel des IT-Leiters Um zu vermeiden, dass man bei der Suche nach einer geeigneten Software-Lösung im Nebel stochert bzw. erst nach der Einführung feststellt, ob sich ein System eignet, sollten die entsprechenden Anforderungen vorab möglichst konkret festgelegt werden. Erfahrungsgemäß umfassen solide formulierte Lastenhefte für Warenwirtschaftssysteme zwischen 500 und 1000 einzelne Spezifikationen im Hinblick auf die geforderten Systemfunktionen und die Technologie des Systems (z.B. Datenbank, Betriebssystem, Schnittstellen). Diese Spezifikationen dienen als Arbeitsgrundlage bei der Auswahl eines Systems und bei der Verhandlung eines Lizenz- bzw. Dienstleistungsvertrags. Gleichzeitig dienen sie der Überwachung des Projektfortschritts bis hin zur Abnahme des Systems. Der Umfang der Spezifikationen und die Vielzahl der Möglichkeiten verdeutlichen die Herausforderung, vor der ein Projektteam bei der Formulierung eines Lastenheftes steht. Daher bietet der o.g. Marktspiegel hier Hilfestellung in der Form einer umfassenden Checkliste, die rund 1.900 praxiserprobte Kriterien in übersichtlicher Form vorgibt. Die Tragweite eines belastbaren Lastenheftes zeigt sich am Beispiel der Star Cooperation, einer 100%igen Logistik-Tochter der Daimler-Chrysler-Gruppe: Beispiel aus der Praxis - Gründlich vorbereitet wurde gut investiert Im Oktober 2002 stand das Unternehmen vor der Aufgabe, ihre Individual-Software für ca. 50 Arbeitsplätze in der Warenwirtschaft innerhalb von sechs Monaten zu ersetzen. Dr. Udo Lange, als Geschäftsführer der Star Distribution mit der Projektverantwortung betraut, wusste aus Erfahrung: „Wir verfügen weder über die erforderliche Marktkenntnis, noch sind wir in der Lage, unsere Anforderungen präzise und schnell genug auf den Punkt zu bringen“. In dieser Situation entschied er sich für den Einsatz des IT-Matchmaker, einer Ausschreibungsplattform für Software-Lösungen, die neben detaillierten Vorlagen für Lastenhefte die entsprechenden Leistungsprofile von mehr als 600 Software-Lösungen bietet. Mit diesem Werkzeug entschied sich die Star Cooperation nach intensiver Prüfung innerhalb von drei Monaten für die Lösung SO:Business der Godesys GmbH, Mainz. Der Software-Anbieter stand mangels Bekanntheit zu Beginn des Projektes nicht auf der Kandidatenliste des Unternehmens. Angesichts der guten Vorbereitung der Star Cooperation gelang die Einführung des Systems trotz des ehrgeizigen Zeitrahmens innerhalb von drei Monaten – sehr zur Überraschung von Godelef Kühl, Geschäftsführer der Godesys GmbH, der zum Projektauftakt äußerte: „An uns soll es zwar nicht liegen aber erfahrungsgemäß übernehmen sich die Unternehmen mit derartig eng terminierten Projektplanungen“. Gut sieben Monate nach dem Start des Produktivbetriebs sind jedoch alle Zweifel verflogen: „Es war die richtige Entscheidung – sowohl bzgl. des Vorgehens als auch des Ergebnisses unserer Software-Investition“, bestätigt Udo Lange Anfang Dezember 2003 auch im nachhinein den Erfolg des ehrgeizigen Projektes. Dr. Karsten Sontow, Vorstand, Trovarit AG Versandhandel Mode (Textil, Schuhe) Metall-/Stahlhandel Holzhandel Baumärkte Baustoff-/Fliesenhandel Möbelhandel Reifenhandel Branchenschwerpunkt KFZ-Teile-Handel KFZ-Handel Sanitär-/Heizungshandel Elektrohandel allgemeiner technischer Handel Unterhaltungselektronikhandel Mineralöl-/Brennstoffhandel Chemie-/Pharmahandel allgemeiner CPG-Handel Tonträger-/Video-/DVD-Handel Drogeriemärkte Convenient Stores Lebensmittelhandel Agrarhandel 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Verteilung (%), n = 57 Systeme Abb.: Zuordnung von WWS-Lösungen zu Branchenschwerpunkten