Statistisches Landesamt Sachsen: Aus 700 Excel-Tabellen Daten importieren und auf Website, CD-Rom und Print ausgeben

Case Study Statistisches Landesamt Sachsen: Aus 700 Excel-Tabellen Daten importieren und auf Website, CD-Rom und Print ausgeben Autor: Marcus Bond, RedDot Solutions AG Daten zu erheben ist eine Sache – daraus brandaktuelle, neutrale, qualitativ hochwertige Statistiken zu machen eine ganz andere. Das Statistische Landesamt Sachsen ist genau darauf spezialisiert: Mit politisch neutralen, methodisch einwandfreien und allgemein zugänglichen Daten den Zustand und die Entwicklung von Gesellschaft, Wirtschaft und Umwelt zu beschreiben. Abnehmer für diese Zahlen hat das Amt seit seiner Wiedereröffnung 1992 mehr als genug: von Politik und Verwaltung, über Wirtschaft und Forschung bis hin zu Medienvertretern und einzelnen Bürgern. Nicht wenige Nutzer fällen wichtige Entscheidungen und Planungen aufgrund der Ergebnisse des Statistischen Landesamts. Grundlage für die Statistiken sind bereits vorhandene Verwaltungsdaten sowie Angaben, die Bürger und Unternehmen bei Befragungen machen. Diese wandern in ein System, in dem bereits weit über 200 sich gegenseitig ergänzende Erhebungen verwaltet werden, die alle dem gleichen Ziel dienen: Die amtliche Statistik vieler quantifizierbarer Bereiche des gesellschaftlichen Geschehens widerzuspiegeln. Abrufbar sind die Daten im jährlich erscheinenden „Statistischen Jahrbuch Sachsen“ – im Print-Format, auf CD-ROM und im Internet. Die Herausforderung Der Redaktionsprozess zur Herstellung des Statistischen Jahrbuches in einer Online- und einer Print-Version stellt für das Landesamt eine enorme Belastung dar. Das Jahrbuch basiert auf vielen hundert Excel-Tabellen und wird durch eine große Anzahl jeweils zuständiger Fachreferate und Abteilungen erstellt. Einige Versuche, den Redaktionsprozess an externe Dienstleister zu vergeben, waren unbefriedigend verlaufen, weil diese mit der Thematik nicht genügend vertraut waren. „Das Hauptproblem bei der regelmäßigen Publikation vieler statistischer Tabellen im Print- und HTML-Format besteht für uns darin, die format- und formenreichen Excel-Tabellen, wie sie die Autoren erstellen, in ein internetgerechtes Format umzuwandeln“, erklärt Dr. Frank Zänker, Referatsleiter im Statistischen Landesamt des Freistaates Sachsen. Die Lösung Es wurde nun amts-intern nach einer praktikablen Lösung zur Prozessoptimierung gesucht, um den speziellen Anforderungen gerecht zu werden. Ein Content Management System (CMS) erschien für diese Aufgabe am besten geeignet und so machte sich die Behörde daran, in einer umgangreichen Evaluierungsphase mehrere Systeme zu testen. Die Entscheidung fiel letztlich auf das Content Management System von RedDot, das sich als zentrale Redaktionsplattform für die unterschiedlichen Fachabteilungen klar gegenüber den anderen Systemen behauptete. Das CMS wurde vom Amt bereits seit längerem erfolgreich als Redaktionssystem des Intranets und des Web-Auftritts eingesetzt. Vor allem die einfache Bedienbarkeit der SmartEdit-Oberfläche sowie die gut geeignete Schnittstelle zu den anderen Systemen überzeugten die Mitarbeiter des Landesamtes. Zudem bot die Nutzung des RedDot-Systems den Vorteil, ohne größeren Aufwand eine Präsentation auf CD-ROM oder für das Internet erzeugen zu können, die mit der Druckversion identisch war. Auch Prüf- und Korrekturzyklen entlang definierter Wege können damit effizient und schnell ablaufen, da die Nutzer jederzeit ganz einfach Workflows definieren können. Mit Unterstützung der xima media GmbH, einem langjährigen Implementierungspartner von RedDot, wurden für das „Statistische Jahrbuch Sachsen 2003“ rund 700 umfangreiche Excel-Tabellen im Content Management System als Templates abgebildet. Die benötigten Daten wurden automatisch über eine Schnittstelle in die dafür vorgesehenen Platzhalter- Bereiche eingefügt und nach einer Zwischenspeicherung in XML als fertige HTML-Seiten erzeugt. Nach diesem Schritt ließen sich sämtliche Seiten wie gewohnt im praktischen SmartEdit Modus des Systems bearbeiten und für sämtliche Ausgabeformen verwenden. „Wir erwarten uns von den Templates für das Statistische Jahrbuch Sachsen deutliche Effektivitätsgewinne sowie eine erhebliche Kostenersparnis bei der Erstellung von Veröffentlichungen“, fasst Zänker zusammen. „Da die Mustertabellen automatisch generiert werden, brauchen unsere Autoren nur noch die aktuellen Inhalte importieren, was ihnen viel Zeit spart.“ Fazit In nur zwei Monaten wurden die Grundlagen geschaffen, um mit Hilfe des Content Management Systems das Statistische Jahrbuch zu produzieren. Die Investition zur Vereinfachung der Erstellung des Statistischen Jahrbuchs hat sich für das Landesamt Sachsen bereits ausgezahlt: Die Fachabteilungen können sich mit Hilfe der CMS- Technologie auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren und müssen nicht mehr viel Zeit und Geld für Darstellungs- und Formatfragen aufwenden. Mit dem Projekt ist auch die Zufriedenheit und Effizienz der beteiligten Mitarbeiter des Landesamtes gestiegen. Denn wer freut sich nicht, wenn er nun in kurzer Zeit zu den gewünschten Ergebnissen gelangt.