Ordnung im Datenheuhaufen

Ordnung im Datenheuhaufen Wie sich Records Management auch in großen Unternehmen mit heterogenen Datenbeständen bezahlt macht Von Franz Scheibenbogen – Geschäftsführer Mobius Management Systems GmbH Der schlimmste Alptraum eines Unternehmenschefs wird Wirklichkeit: Ein aggressives Computervirus vernichtet auf einen Schlag sämtliche Firmendokumente. Was auf den ersten Blick einem Horror- szenario gleichkommt, mag manch einem Manager als Erlösung erscheinen. Wäre er doch schlagartig von der lästigen Pflicht befreit, entscheiden zu müssen, welche Records wie lange und wo archiviert werden müssen und wer darauf zugreifen darf. Bei bestimmten geschäftskritischen Daten besteht nämlich eine Pflicht zur revisionssicheren Aufbewahrung. Ein Datenverlust würde viel Zeit und Geld sparen, denn die rechtliche Offenlegungspflicht oder gesetzliche Bestimmungen führen oft zu der sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Datenheuhaufen. Es gibt zwar kein Wundermittel für einen ruhigen Schlaf, doch einige Richtlinien, die sich dabei bewährt haben, das Risiko zu senken und die Kosten zu minimieren. Einige wichtige Gesichtspunkte des Records Managements werden in der Praxis häufig übersehen: So kann eine Offenlegungspflicht jede Art von Content betreffen, egal ob er als geschäftskritisch gekennzeichnet wurde oder nicht; zudem spielt die E-Mail-Kommunikation in Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Außerdem ist ein skalierbares Records-Management-System zwar unabdingbar, nicht immer ist jedoch die Überführung aller Inhalte aus den unterschiedlichsten Quellen (Repositories), an einen einzigen zentralen Aufbewahrungsort erforderlich – manchmal ist sie auch gar nicht machbar. Offenlegungspflichten erfüllen Records Management ist traditionell am stärksten in Branchen mit hohem Datenaufkommen und strengen Vorschriften verankert, zum Beispiel bei Versicherungen, in der Pharmaindustrie und im Bankwesen. Seit jedoch viele Firmenskandale öffentlich aufgedeckt wurden und die Zahl an Vorschriften von der GDPdU bis zum Telekommunikationsgesetz weiterhin stetig wächst, steht Records Management auf der Tagesordnung bei Entscheidungsträgern in Unternehmen gleich welcher Branche. Die neuen Vorschriften führen dazu, dass Unternehmen nicht nur unternehmenskritische Daten über den normalen Lebenszyklus hinaus verwalten müssen, sondern auch in der Lage sein müssen Informationen offen legen zu können, die möglicherweise Gegenstand einer behördlichen Anordnung oder eines Gerichtsverfahrens werden könnten. Diese Daten müssen zusätzlich zu den normalen Records erfasst, verarbeitet und überprüft werden und zählen mit hundertprozentiger Sicherheit nicht zu den normalerweise als Record klassifizierten Dokumenten und würden daher nicht im Records- Management-System abgelegt werden. Viel zitiertes Beispiel ist die harmlose E-Mail „Gehen wir essen?“, die irgendwann als Beweis für einen Betrug oder einen Mobbingfall dienen könnte. Die gesetzliche Offenlegungspflicht ist teuer und zeitintensiv. Beispielsweise muss ein großes Pharmaunternehmen bis zu 1,3 Millionen Euro aufwenden, um E-Mail-Nachrichten von 15 bestimmten Mitarbeitern auf den Sicherungsbändern aufzufinden. Jahrelangen E-Mail-Verkehr und andere Dokumente nach den für Prozesse und Ermittlungen relevanten Kriterien wiederherzustellen, zu filtern und darzustellen ist schwierig. Viele Unternehmen und Organisationen sind zu Geldstrafen verurteilt worden oder mussten Vergleiche eingehen, weil sie nicht in der Lage waren, Records der Offenlegungspflicht entsprechend vorzuweisen, oder weil sie kritischen Content, der vor Gericht entscheidend gewesen wäre, nicht finden konnten. Dass sich die erforderlichen Informationen nicht nur im Records-Management-System, sondern auch in Content- Management-Systemen, Datenbanken, E-Mail-Anwendungen, Aktenschränken und flüchtigen Notizen befinden, erschwert das Problem. 1|3 E-Mails – ein wichtiger Teil der Enterprise Records Analysten schätzen, dass mehr als 60 Prozent der geschäftsentscheidenden Informationen in Firmen- E-Mails enthalten sind. So werden diese zunehmend zur primären Quelle bei der Erfüllung der Offenlegungspflicht. Unternehmen müssen daher E-Mails als Teil ihrer Records begreifen, die zur Dokumentation von Entscheidungen, Maßnahmen und Transaktionen aufbewahrt werden müssen. Der E-Mail-Verkehr muss gemäß den unternehmenseigenen Richtlinien und Verfahren für die Aufbewahrung, den Zugang und die Verfügbarkeit von Records kontrolliert und verwaltet werden. Um die Authentizität einer E-Mail zu garantieren, muss sie, noch bevor sie das Postfach des Empfängers erreicht, abgefangen und archiviert werden, um möglichen Änderungen oder einem Löschen am Zielort zuvorzukommen. Genauso wichtig ist aber, sicherzustellen, dass die betreffende E-Mail für die User zugänglich bleibt und die Archive leicht zu durchsuchen sind. Außerdem muss sie mit Zugriffsmöglichkeiten für Richtlinienbeauftragte, gesetzlich Ermächtigte, Auditoren und das Management ausgestattet sein. Hauptkriterien bei der Implementierung eines E-Mail-Management-Systems sind Flexibilität und Kosten. Eine optimale Lösung integriert E-Mails mit anderen unternehmenskritischen Dokumenten und Content und stellt wertvolle Informationen unternehmensweit zur Verfügung. Ein solcher integrierter Ansatz ermöglicht, mit einer einzigen Anfrage alle Informationen zu einem spezifischen Kunden, einer Transaktion – Kaufauftrag, Rechnung, Schriftwechsel oder E-Mail – aufzufinden und darzustellen. Um den richtigen Umgang mit E-Mails im Unternehmen erfolgreich umzusetzen, ist eine starke Partnerschaften zwischen dem Businessmanagement und dem IT-Bereich unerlässlich. So wird sichergestellt, dass die richtigen Richtlinien umgesetzt, Verfahren implementiert und von der technischen Lösung optimal unterstützt werden. Unternehmensweites Records Management Je größer ein Unternehmen, desto mehr Aufbewahrungsorte für elektronischen Content sind vorhanden. Kürzlich ergab eine Umfrage, dass 43 Prozent der Unternehmen über mehr als fünf Content Repositories verfügten; 25 Prozent hatten sogar mehr als 15. Manager, die Content konsolidieren möchten, können zwischen mehreren Optionen wählen: Stabile skalierbare Repositories wie Mobius ViewDirect TCM ermöglichen, Tausende von Terabytes unterschiedlichster Informationen zu verwalten. Es kann jedoch ein Geschäftsvorteil sein, Content in seinem aktuellen Repository zu belassen, beziehungsweise ist in manchen Fällen eine Migration nicht praktikabel. So verbietet möglicherweise nationale Gesetzgebung, Content über Landesgrenzen hinweg zu verschieben. Es gibt tatsächlich auch keine Vorschrift die besagt, dass alle Daten in einem einzigen Records- Management-System abgelegt werden müssen. Viele Unternehmen arbeiten mit mehreren Systemen: Einem Unternehmenssystem, das gewöhnlich von einer Records-Management-Einheit kontrolliert wird, und mehreren Records-Management-Systemen, die in den einzelnen Abteilungen und Unternehmenseinheiten genutzt und verwaltet werden. Relevanter Content und Records liegen bei globalen Unternehmen meist weit verstreut. Ein einziges Repository ist für sie weder notwendig noch realisierbar. Eine ideale Lösung kombiniert die Vorteile eines einzigen Repositories mit der Flexibilität mehrer Aufbewahrungsorte. Sie besteht aus einem hochgradig skalierbaren Repository, das alle verschiebbaren Records beinhaltet, und ermöglicht, mit Records-Management-Funktionalitäten auch jene unternehmenskritischen Daten zu verwalten, die an ihrem ursprünglichen Ablageort verblieben sind. Das heißt, alle Records können unabhängig von ihrer Quelle über ein einziges System gemanagt werden. Die Vorteile einer unternehmensweiten Records- Management-Lösung auf einen Blick: 2|3 − Lifecycle-Management für sämtliche Inhalte: Funktionalitäten für die Klassifizierung, Aufbewahrung und Vernichtung von Records, die sich bei einer breiten Palette von Content, einschließlich anwendungserzeugten Inhalten, Desktop-Dokumenten, E-Mails und Dokumenten in Papierform, einsetzen lassen. − Records Management „vor Ort“: Content bleibt am ursprünglichen Aufbewahrungsort oder kann am Ende der aktiven Phase seines Lebenszyklus in ein inaktives Ablagesystem überführt werden. Dort bleiben Lifecycle-Management und Zugriff für die User möglich. − Integration von Content und Records: Erweiterte Such- und Wiederherstellungsfunktionen ermöglichen, von einem einzigen Punkt aus auf alle separaten Ablagesysteme zuzugreifen und erleichtern so, die Offenlegungspflicht zu erfüllen sowie die Geschäftsprozesse zu unterstützen. Mobius ViewDirect TCM bietet zum Beispiel maximale Flexibilität bei der Implementierung einer unternehmensweiten Records-Management-Lösung und integriert alle Records und Inhalte auf zwei Arten: In einem Repository mit einzigartig hoher Skalierbarkeit und/oder durch Einsatz der Records- Management-Funktionalitäten bei Dokumenten, die an ihren ursprünglichen, unterschiedlichen Aufbewahrungsorten verbleiben. 3|3