Auswahl und Bewertung von Tools für das Dokumenten-Management

Systemgestütztes Selektionsverfahren mit dem IT-Matchmaker Auswahl und Bewertung von Tools für das Dokumenten-Management Moderne Dokumenten-Management-Systeme (DMS) erlauben die Verbesserung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen durch Digitalisierung der Dokumente und damit deren Bearbeitung, Weiterleitung und Ablage in elektronischer Form. Um einen hohen Unterstützungsgrad der unternehmenseigenen Prozesse durch die Software und damit einen hohen Return-on-Investment erzielen zu können, ist die Wahl des passenden Dokumenten-Management-Systems entscheidend. Früher waren Dokumenten-Management-Systeme (DMS) „nur“ für die Archivierung von Geschäftsdokumenten ausgelegt. Das ist passé. Neben der Suche und Bearbeitung sind in den letzten Jahren besonders die Verteilung und bedarfsgerechte Bereitstellung von Informationen in Geschäftsprozessen in den Fokus gerückt. Es wird daher zunehmend von Enterprise Content Management (ECM) gesprochen. Die wesentlichen Vorteile von DMS gegenüber papiergebundenen Prozessen: verkürzte Durchlaufzeiten und qualitativ bessere Abläufe. Umfangreiche Möglichkeiten der (teilweise automatischen) Verschlagwortung von Dokumenten ermöglichen eine schnelle Suche mit einer hohen Treffergüte. Versionierungsfunktionen erlauben eine einfache Rückverfolgung von Änderungen, ohne dass wie bei der klassischen Speicherung auf dem Rechner mehrere einzelne Dokumente angelegt werden müssen. Durch die Digitalisierung können Dokumente einfach gesichert bzw. dupliziert werden. Zudem stehen sie über den mittlerweile standardmäßig vorhandenen Webclient des DMS ortsunabhängig zur Verfügung. Über Workflow- und Groupware-Komponenten wird die Zusammenarbeit (Collaboration) im Unternehmen unterstützt. Das Warten auf die Hauspost bzw. das Eintreffen einer Faxnachricht entfällt. Weniger Warten und Suchen Zudem können viele unterschiedliche Quellen genutzt werden, um ein möglichst umfangreiches Archiv kunden- und geschäftsprozessbezogener Informationen, etwa in Form einer digitalen Akte, aufzubauen. Neben der Integration von Dokumenten in elektronischer Form, wie sie beispielsweise in Office- Anwendungen vorliegt, können über Scan-Lösungen Papierarchive oder der klassische Posteingang einbezogen werden. Ebenso können weitere Applikationen wie E-Mail-Server oder Warenwirtschaftssysteme angebunden werden. Dadurch wird nicht nur der Pool an zur Verfügung stehenden Informationen erhöht, die jeweiligen Systeme werden auch von der Speicherung diverser „Altlasten“ entbunden. Die Dateien werden an das Dokumenten-Management-System ausgelagert, stehen dem Anwender aber über Verweise weiterhin in den Applikationen zur Verfügung. Die oben vorgestellten Funktionalitäten werden am Markt in deutlich unterschiedlichen Ausprägungen angeboten. Der Trend geht zu einer umfassenden Geschäftsprozessunterstützung, wobei verschiedene Hersteller Schwerpunkte auf einzelne Aufgabenbereiche, zum Beispiel Workflow oder revisionssichere Archivierung, setzen. Ähnliches gilt bei der Branchenausrichtung oder der Fokussierung auf bestimmte Betriebsgrößen. Daher kommt der Wahl eines den unternehmensindividuellen Anforderungen und Rahmenbedingungen entsprechenden Systems eine entscheidende Bedeutung zu. Als Hilfestellung wurde vom Business Application Research Center (BARC) in Zusammenarbeit mit der Trovarit AG eine Marktübersicht für Dokumenten-Management-Systeme erstellt. Dazu ist ein umfangreicher Kriterienkatalog zu Anbieter- und Projektdaten sowie insbesondere zur Spezifikation des allgemeinen und speziellen Systemprofils entwickelt worden. Mit dessen Hilfe wurden detaillierte Leistungsprofile von Dokumenten-Management-Lösungen erstellt. Über die Internet-Plattform IT- Matchmaker der Trovarit AG wurden die notwendigen Angaben erfasst und für die Erstellung der Marktübersicht extrahiert und aufbereitet. Strukturiertes Vorgehen in drei Schritten Die Software-Auswahl und -Ausschreibung über den IT-Matchmaker erfolgt in einem mehrstufigen Modell. In der Marktrecherche wird zunächst ein Lastenheft für das gesuchte Dokumenten-Management- System und den Anbieter definiert. Dabei werden die Anforderungen an die Ausgestaltung der Funktionalitäten anhand der betrieblichen Strukturen und Abläufe des Unternehmens erarbeitet. Zusätzlich werden Merkmale der Anbieter sowie Informationen über Referenzprojekte (etwa hinsichtlich der Branchenerfahrung) berücksichtigt. In der anschließenden Vorauswahl werden diejenigen Anbieter, die aufgrund des Abdeckungsgrads der Anforderungen in Frage kommen, aufgefordert, zu dem Lastenheft Stellung zu nehmen und einen groben Richtpreis für das Projekt abzugeben. Mit Hilfe dieser Informationen werden drei bis fünf Top- Kandidaten ausgewählt, die anschließend in der dritten Phase, der Endauswahl, detailliert analysiert werden. Anhand von Systempräsentationen erläutern die Anbieter ihre Lösungskompetenz durch Demonstration der wichtigsten Abläufe mit den entsprechenden Beispieldaten des ausschreibenden Unternehmens. Zudem können Besuche bei Referenzkunden weitere Informationen vermitteln. Zuletzt geben die Software-Anbieter detailliertere Kostenvoranschläge ab, die zusammen mit den Ergebnissen der Systempräsentationen die Grundlage der Entscheidung für eine Dokumenten-Management-Lösung bilden. Dieses geführte, systemgestützte Vorgehen weist entscheidende Vorteile gegenüber anderen Formen der Software-Auswahl auf. Zusätzlich zur Bereitstellung detaillierter Informationen wird der gesamte Auswahl- und Ausschreibungsprozess strukturiert. Dies beginnt bereits bei der Spezifikation der Anforderungen und der Gewichtung des Kriterienkatalogs. Ausgehend von den gegenwärtigen sowie den geplanten Aufgaben und Geschäftsprozessen werden die Unterstützungsmöglichkeiten durch die Systeme untersucht und bewertet. Der Einsatz von Beratern ist teuer, bei einer selbstständigen Suche, beispielsweise auf Messen, werden aufgrund des fehlenden Fachwissens der Interessenten häufig Aufgaben nicht beachtet, die durch den Einsatz eines DMS besser und kostengünstiger abgewickelt werden könnten. Über die in der Marktübersicht vermittelten Hintergründe sowie die systemgestützte Spezifikation des Lastenheftes ist es im Gegensatz dazu möglich, von Anfang an einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen, unabhängig davon, wie viele Funktionsmodule oder betriebliche Fachbereiche im ersten Schritt eingebunden werden sollen. Der Autor: Martin Böhn ist Analyst des Business Application Research Center (BARC) im Bereich Dokumentenmanagement-Systeme.