Anwenderbericht: Spirituosenhersteller ROLA nutzt EMCS||XPRESS von AEB

Anwenderbericht: Spirituosenhersteller ROLA nutzt EMCS||XPRESS von AEB Effizienterer Versand von Hochprozentigem dank EMCS Bereits vor dem Ende der Übergangsfrist am 31. Dezember 2010 nutzt der Spirituosenhersteller ROLA erfolgreich EMCS. Der Hintergrund: Seine Kunden sitzen in Ländern, in denen das elektronische System bereits zum 1. April 2010 verbindlich eingeführt wurde. Damit profitiert ROLA bereits heute von der Effizienz des Systems. Der Countdown läuft: Bis Dezember 2010 gilt die Übergangsfrist zur Einführung des Excise Movement and Control System, kurz EMCS. Mit diesem elektronischen System wird der unversteuerte Transport von verbrauchssteuerpflichtigen Waren durch Deutschland oder die EU überwacht und gesteuert. Das begleitende Verwaltungs- dokument (bVD) wird dabei durch das elektronische Verwaltungsdokument (e-VD) ersetzt und verschlüsselt via E-Mail an den Zoll übermittelt. Die Frist für die Umstellung auf EMCS gilt jedoch nicht für alle Wirtschaftsbeteiligten in der EU. Bereits zum 1. April 2010 wurde in Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Österreich, Ungarn, Zypern und der Tschechischen Republik das neue System verpflichtend eingeführt. Mit Konsequenzen für deutsche Unternehmen, wie Roman Apfel, Logistikleiter bei ROLA, weiß. Das inhabergeführte Familienunternehmen stellt seit 1946 Spirituosen her. „Unsere Kunden haben ihren Sitz unter anderem in Österreich“, erläutert der Logistikleiter. „Weil österreiche Firmen das EMCS nutzen müssen, sind diese natürlich daran interessiert, dass wir als Lieferant den Beförderungsvorgang in EMCS eröffnen. Nur so können wir unsere Produkte dorthin weiterhin unversteuert transportieren. Dazu vereinfacht es natürlich die Verwaltung auf beiden Seiten, wenn alle Vorgänge einheitlich in EMCS gemeldet werden.“ Auch schreibt das Gesetz vor: Vorgänge, die elektronisch eröffnet werden, müssen auch elektronisch beendet werden. Aus diesem Grund galt für ROLA der Stichtag 1. April 2010, obwohl das Unternehmen seinen Sitz in Deutschland hat. Roman Apfel erkundigte sich frühzeitig nach geeigneten Lösungen. „Am Anfang stand die genaue Analyse der Ist-Situation und die damit verbundene Definition des Bedarfs beziehungsweise der passenden Lösung“, erinnert sich Apfel. Dabei legte ROLA unter anderem auf eine Schnittstelle zum ERP-System Wert, um so die korrekte und vollständige Daten- übertragung zu gewährleisten. Nach intensiver Recherche entschied sich das Unter- nehmen schließlich für EMCS||XPRESS von AEB. „Bereits am 1. April 2010 war das neue System einsatzbereit“, erzählt Apfel. „Damit konnten wir schon zum Stichtag der EMCS-Einführung über 3.000 Flaschen Wodka nach Österreich versenden.“ Die Einführung der Software und die Implementierung der Schnittstelle zum ERP-System verliefen in allen Bereichen problemlos. Die Mitarbeiter von ROLA hatten sich bereits intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt. Zudem waren ihnen Benutzeroberfläche und Bedienführung von der seit 2008 genutzten Lösung AUSFUHR||XPRESS bekannt und daher leicht verständlich, so dass sie keine Extra-Schulung benötigten. „Unser Team fand sich sehr schnell zurecht“, erinnert sich der Logistikleiter. „Zudem konnten und können wir bei Fragen jederzeit auf das Support-Team der AEB zurückgreifen.“ AEB GmbH – www.aeb.de/emcs Anwenderbericht EMCS Bis Mitte Juli eröffnete ROLA 163 e-VD-Vorgänge und schloss einen Vorgang ab. Die Empfänger der Spirituosen haben ihren Sitz in Österreich, Belgien, Frankreich, Großbritannien, Irland, Slowenien, Spanien und Deutschland. Damit wurde EMCS auch für Transporte genutzt, die noch auf dem herkömmlichen Weg hätten abgewickelt werden können. „Mit EMCS können wir die Transporte deutlich effizienter abwickeln“, begründet Apfel die Entscheidung, den elektronischen Weg zu bevorzugen. So entfallen beispielsweise die bisherige Erstellung der bVD und der postalische Versand von Dokumenten an den Zoll. Auch die intensive Bearbeitung des Kontrollrücklaufs wurde dank EMCS für die Versender erheblich vereinfacht. Früher musste bei Verlust des bVD ein Ersatz-bVD ausgestellt werden. Ein kleiner Wermutstropfen ist für Apfel die Erfahrung bei Drittlandsexporten: „Die Zollstellen an der EU-Außengrenze sind mit dem Bearbeitungsablauf der e-VD noch nicht vertraut. Bei drei der mit e-VD getätigten Lieferungen in ein Drittland wurde zweimal eine Nachbearbeitung notwendig, da zollseitig keine Bearbeitung des Ausfuhr- begleitdokuments durchgeführt wurde“, berichtet er. Ohne den Ausgangsvermerk kann das e-VD jedoch nicht den Status „Abgeschlossen“ erhalten. Deshalb musste ROLA entsprechende Unterlagen beim Abgangszollamt nachreichen. „Dies ist für uns natürlich ein unnötiger Zeit- und damit Kostenfaktor“, so Apfel. Trotzdem überzeugen ihn die Vorteile von EMCS: „Sobald die Anfangsschwierigkeiten erst einmal behoben sind, werden alle von dem neuen System profitieren. Für uns hat sich die vergleichsweise geringe Investition bereits jetzt gelohnt.“ Alle Informationen rund um das Thema EMCS finden Sie unter www.aeb.de/emcs AEB GmbH – www.aeb.de/emcs Anwenderbericht EMCS