Bitte nennen Sie ein Best-Practice-Beispiel für ein effizientes Supply Controlling!

Bei den Gesamtkosten in der Supply Chain nehmen oftmals die Transportkosten den größten Part ein. Für die Unternehmen ist es daher häufig besonders interessant, hier entsprechende Controlling- Mechanismen zu implementieren, beispielsweise wenn es darum geht, ein effizientes Frachtkosten-Controlling einzuführen. Wie dies in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel eines in Singapur ansässigen Medizintechnik-Unternehmens. Bei dem Versuch, die Frachtkosten manuell zu kontrollieren, waren dessen Verantwortliche an ihre Grenzen gestoßen. Unvollständige Angaben auf den Rechnungen machten die Kontrolle ohne aufwendige Recherche schier unmöglich. Aber selbst wenn alle Daten vorhanden waren, konnten die Frachtkosten nicht einfach 1:1 verglichen werden. So erwiesen sich die Frachtraten für Luft- und Seefracht als sehr viel komplexer als für Lieferungen per Kurier. Die für das Frachtkosten-Controlling verantwortlichen Mitarbeiter versuchten, die Kosten manuell zu berechnen, die Kosten den jeweiligen Business Units zuzuordnen und Unstimmigkeiten mit den Frachtführern zu klären – ein arbeitsintensives und fehleranfälliges Vorgehen. Rechenfehler oder das Heranziehen falscher Tarife waren nur zwei der stetig wiederkehrenden Fehlerquellen.
Zudem war das Vorgehen so arbeitsintensiv, dass die Rechnungen nur stichprobenartig überprüft werden konnten. Doppelte Rechnungsstellungen oder zu hohe Rechnungsbeträge konnten damit nicht ausgeschlossen werden. Wurde ein Fehler in den Rechnungen festgestellt, war es häufig schon zu spät, um diesen zu reklamieren. Der gewünschte Erfolg des Frachtkostenmanagements blieb damit – bei steigenden Verwaltungskosten – aus.
Das Unternehmen entschied sich dafür, eine Software von AEB für das automatisierte Frachtkostenmanagement einzuführen. Das gewählte System verwaltet alle Angebote und Tarife der Carrier, so dass Frachtkosten im Vorfeld ermittelt werden. Diese werden automatisch mit den in Rechnung gestellten Frachtkosten abgeglichen. Über eine Reporting-Funktion werden die erbrachten Leistungen eines Spediteurs für definierte Zeiträume dargestellt und mit den in Rechnung gestellten Leistungen verglichen. Alle Unstimmigkeiten und Abweichungen zwischen Angebot, Rechnung und Leistung werden in einem Fehlerreport aufgelistet. Um den Workflow zu vereinfachen, können die Rechnungsabweichungen mit Korrekturpositionen ausgeglichen werden. Die vom Spediteur anschließend korrigierte Rechnung wird automatisch den richtigen Transporten zugeordnet und für die weitere Bearbeitung aufbereitet.

Der 3PL-Markt (Third Party Logistics Provider) nimmt in unseres heutigen Welt einen immer größer und wichtiger werdenden Teil ein. Die Optimierungspotentiale sind riesig, da entsprechend den Anforderungen des Markts z.B. schnell neue Transportwege und neue Transportpartner benötigt werden. Das wichtigste Kriterium für ein erfolgreiches Unternehmen ist wie auch in anderen Bereichen vor allem der langfristig erzielbare Deckungsbeitrag, also der Umsatz auf der einen Seite, und die damit verbundenen Kosten auf der anderen Seite. Ein Kennzahlensystem für solche Fragestellungen muss Umsatz und Kosten nach Kriterien wie Zeit, Kunde, Servicelevel, Destination, Routing oder Produkt darstellen können. Gleichzeitig muss es Umsatz und Kosten von tatsächlichen und versprochenen Leistungen abbilden und dabei auch die Kosten von eingekauften Leistungen berücksichtigen. Diese Kennzahlen werden von jedem Beteiligten der Transportkette gemessen oder eingefordert. Die entsprechenden Daten werden in Dashboards oder Cockpits aufbereitet, so dass der Controller mit seinen üblichen Mitteln die Schwachpunkte direkt erkennen und gegensteuern kann. Beispielsweise werden die Transportstrecken, Distributionscenter oder Beteiligten, die von ihren Erwartungen oder Versprechen abweichen farblich hervorgehoben.