In vier Schritten zum Best Practice Supply Chain Controlling

Leitfaden für Logistikdienstleister Seite 6 von 15 Effiziente Steuerung der Supply Chain in vier Schritten 3 In vier Schritten zum Best Practice Supply Chain Controlling Erfolgreiche Logistikdienstleister bemessen dem Supply Chain Controlling einen hohen internen Stellenwert und sind in der Lage, schnell und effizient im Rahmen des Supply Chain Controllings wichtige Kernfragen zu beantworten. Zur Erreichung eines effizienten Supply Chain Controllings, sollte aus unserer Erfahrung ein internes Projekt aufgesetzt werden. Dabei bietet sich eine schrittweise Vorgehensweise an, die wir Ihnen im Folgenden als möglichen Leitfaden aufzeigen. 3.1 Schritt 1: Erstellung kausales Kennzahlensystem und KPI Steckbriefe Die Basis für ein effizientes Supply Chain Controlling bildet ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Kennzahlensystem. Zunächst ist es wichtig festzulegen, was genau gemessen werden soll. Dabei ist es sehr hilfreich sich auf wichtige Fragen zu konzentrieren und Kernfragen zu stellen, die für das Unternehmen strategisch und operativ von hoher Bedeutung sind. Die folgende Abbildung zeigt am Beispiel eines internationalen Logistikdienstleisters auf, wie diese Fragen kategorisiert werden können. Abbildung 2: Beispiel strategisch und operativ wichtiger Kernfragen für Logistikdienstleister Leitfaden für Logistikdienstleister Seite 7 von 15 Effiziente Steuerung der Supply Chain in vier Schritten Für jede einzelne Kernfrage werden die Messgrößen (KPIs: Key Performance Indicators) definiert und in einem KPI-Steckbrief dokumentiert. Wichtig dabei ist vor allem auch die Machbarkeit zu überprüfen, d.h. inwieweit die Daten zur Berechnung der Messgrößen bereits erfasst werden und vorliegen, oder mit welchem Aufwand die Daten aufbereitet und die Messgrößen kalkuliert werden müssen. Die KPI-Steckbriefe beinhalten auch mathematische Formeln zur Berechnung von KPI aus verfügbaren oder erfassten Daten und deren Ausprägungen und Attribute für einen Drilldown sowie die Herkunft aus entsprechenden IT-Quellsystemen und Datenfeldern. Der KPI-Steckbrief sollte jedoch mindestens folgende Informationen beinhalten:  Die Kernfrage (strategisch / operativ), die beantwortet werden soll  Den Namen der Kenngrößen mit Einheit  Eine Beschreibung dieser Kenngröße  Die Zielgruppe, die diese Kenngröße verantwortet  Andere Kenngrößen, die durch diese Kenngröße beeinflusst werden  Die Messgröße der Kenngröße mit Einheiten  Die Formel zur Berechnung der Messgröße  Die Datenquelle (Beschreibung des liefernden IT-Systems) der Messgröße  Ausprägungen der Kenngröße für einen Drilldown, sowie die entsprechenden IT- Quellsysteme und Felder.  Den Erhebungszeitraum Für eine optimale Übersicht bietet es sich anschließend an, die identifizierten Kenngrößen in ein kausales Kennzahlensystem zusammenzufassen und in einer Graphik darzustellen.  Lieferergebnis: Konzeptionelles Kennzahlensystem und KPI-Steckbriefe Leitfaden für Logistikdienstleister Seite 8 von 15 Effiziente Steuerung der Supply Chain in vier Schritten 3.2 Schritt 2: Erstellung Lasten- / Fachkonzept und Auswahl IT-Tools Aufbauend auf dem Kennzahlensystem und den jeweiligen KPI-Steckbriefen wird im nächsten Schritt ein Fachkonzept erstellt, das alle fachlichen Anforderungen an die Implementierung eines Controlling Tools beschreibt und als Basis für die Auswahl der für die Realisierung am besten geeignetsten IT-Tools dient. Dieses Fachkonzept sollte als Minimum folgende Kernpunkte beinhalten:  Beschreibung der relevanten Geschäftsprozesse  Beschreibung erforderlicher funktionaler Anforderungen  Strukturen des Reporting  Darstellungsarten der Kenngrößen in der Benutzeroberfläche  Vergleichende Darstellung von Plan- und Ist-Daten  Navigationsmöglichkeiten und Online-Analysen in den Reports  Datenaustausch und Schnittstellen zu anderen Systemen  Anforderungen an Performance und Zuverlässigkeit  Stakeholder und Benutzerrollen Anschließend erfolgt durch eine Fit/Gap Analyse die Auswahl des geeigneten Controlling IT-Tools.  Lieferergebnis: Lasten- / Fachkonzept und Ziel IT Controlling Tool 3.3 Schritt 3: Aufbau Prototyp und Erstellung IT-Feinkonzept Mit ausgewählten IT-Tools wird der erste Prototyp erstellt, mit den jeweiligen Fach- und IT- Abteilungen eingehend geprüft und Änderungen zum Fachkonzept festgelegt. Auf dieser Basis wird das IT-Feinkonzept als Grundlage für die Realisierung mit Anbindung an die entsprechenden Quellsysteme erstellt. Das IT-Feinkonzept sollte als Minimum folgende Kernpunkte enthalten:  Funktionale Systembeschreibung  Systemarchitektur inkl. Schnittstellenbeschreibung  Datenflüsse und Datenmodellierung  Oberflächen- und Drucklayout  Entwicklungsprioritäten und Einschränkungen  Testunterlagen inkl. Testfälle  Know-How-Transfer an Key User aus IT- und Fachabteilung  Lieferergebnis: DV-Feinkonzept als Grundlage für das voll funktionsfähige Pilotcockpit mit Anbindung an IT-Quellsysteme Leitfaden für Logistikdienstleister Seite 9 von 15 Effiziente Steuerung der Supply Chain in vier Schritten 3.4 Schritt 4: Realisierung Pilot-Produktionssystem und Rollout Im letzten Schritt wird auf Basis des IT-Feinkonzeptes ein vollfunktionsfähiges Pilot- Produktionssystem realisiert und ggf. mit den erzielten Erfahrungen weiter verfeinert und angepasst. Schließlich erfolgt dann die Roll-Out-Planung und –Umsetzung je nach Ausgangssitutation und Zielsetzung beispielsweise auf: • Weitere Kennzahlen • Berücksichtigung des Planungsprozesses • Weitere Nutzerzielgruppen • Weitere Gesellschaften im Logistikverbund