SAP-R/3 CO - Controllinginstrumente für die Planung und Steuerung von Veranstaltungszentren

Herbert Dienst Controllingkonzept Senior Management Consultant Pluralis AG für die Praxis SAP-R/3 CO Controllinginstrumente für die Planung und Steuerung von Veranstaltungszentren 20.02.06 Seite 1 Herbert Dienst Controllingkonzept Senior Management Consultant Pluralis AG für die Praxis SAP-R/3 Controllinginstrumente für die Planung und Steuerung des von Veranstaltungszentren „Sie müssen Veränderungen vornehmen so- Langfristige Unternehmenserfolge lassen sich nur lange Sie noch zwischen Lösungsalternativen durch das Umsetzen von praxisorienten betriebs- wählen können. Wenn Sie erst hierzu ge- wirtschaftlichen Wissen in der Unternehmens- zwungen werden, um am Markt zu überleben, führung und Unternehmenssteuerung erreichen. ist es zu spät.“ sagt: Solches Handeln basiert u.a. auf Kenntnissen der Herbert Dienst. Wirtschaftsplanung, der Kostenstellen- und Er- Senior Management Consultant gebnis-Rechnung sowie der Leistungskalkulation für Veranstaltungen und festen Nutzer von Er arbeitet seit 1986 als freier Unternehmens- Gebäudeteilen. Nur durch eine gründliche Analy- berater, er ist als Senior Management Consultant sen der Ergebnismerkmalen lässt sich ein wirt- für die PLURALIS AG tätig. Sein Beratungsspek- schaftliches Denken und Handeln sichern. trum umfasst Projektmanagement, Kostenrech- nung und Controlling mit SAP CO, Deckungsbei- Ausgangssituation und Zielsetzung tragsmanagement sowie Methoden-Training. Die Einführung eines Finanz- und Rechnungs- Seit 1989 hat Herr Dienst Erfahrung in der wesens mit Zielsetzung die Abbildung der Projektrealisierung u. a. bei der Gasteig München Anforderungen zum Wirtschaftsplans der städ- GmbH, Paul Hartmann AG, Deutschen Telekom tischen Kulturreferate sind überwiegen ausgaben- AG, Rentenanstalt/ Swiss-Life, VHV is GmbH, bezogen und nicht leistungsorientiert geprägt. Mannheimer Versicherungen, Stuttgarter Kliniken, Meist wird der Haushaltsplan als Ergebnis des Sender Freies Berlin , Mitteldeutsche Rundfunk, wirtschaftlichen Handels dargestellt. Deutsche Bank, Deutsche Post, Postbank, Die Einführung von Controllinginstrumenten und Hamburger Hochbahn, Ost-deutscher Rundfunk die Umsetzung von fachlichen Anforderungen für Branden-burg und bei der Zürcher Kantonalbank die Analyse von „Veranstaltungen“ wird meist gesammelt. Vorlesungen an der Uni Nürnberg- nicht durch Projekte initiiert. Erlangen, TU Mün-chen, Fachhochschule Frank- furt und Worms im Bereich Controlling. Referent Wesentliche Schwerpunkte für die Analyse in bei Management Circle, IIR Deutschland und bei Veranstaltungszentren bilden aber die Deckungs- SAP Branchen Tagen. beitragsrechnung mit einer stufenweiser Fixkos- tendeckung sowie eine Leistungskalkulation für Kulturwandel hinter der Bühne Veranstaltungs angebote und die Ermittlung von Kostenmieten für feste Mieter. Der Begriff Wandel zielt in einem Veranstaltungs- Durch fehlende Leistungserfassung im Gebäude- zentrum natürlich nur auf die Führungskultur. Die und Veranstaltungsmanagement können notwen- meisten Veranstaltungszentren oder auch Kultur- dige Analyse in der bestehenden Kosten- betriebe genannt, befindet sich hier in einer ganz stellenrechnung nicht zu einem aussagefähigeren besonderen Situation. Diese Besonderheit wird in Steuerungsinstrument ausgebaut werden. unterschiedlichen Rollen von Führungskräften gestern, heute und morgen gelebt und sollte auch auf den verschiedene Ebenen eines Veranstal- tungszentrums Niederschlag finden. Ziel eines neuen Controllingansatzes in Veranstaltungs- Wie viel Controlling brauchen Veranstaltungs- zentren ist es, den Führungskräften Instrumente zentren ? zu Verfügung zu stellen um sie in Konflikt- situationen erfolgreich anzuwenden. In Zeiten wachsender Konzentrationsprozesse, Kosteneinsparungsüberlegungen, Überkapazitä- 20.02.06 Seite 2 Herbert Dienst Controllingkonzept Senior Management Consultant Pluralis AG für die Praxis ten bei Sälen, knapper Finanzmittel, wachsende Die Fragestellungen, mit denen sich der Kosten- Ansprüche der Zuschauer und Mieter nehmen controller in diesem Zusammenhang zukünftig ganzheitliche Controllingansätze von Veranstal- auseinander setzen wird, werden zusehends tungshäuser einen immer höheren Stellenwert vielfältiger und komplexer. Die Konzeption und ein. Der technische Fortschritt, der Kunden- Implementierung einer standardisierten, inte- anspruch an modernere Medien und Tontechnik, grierten und mit regelmäßigen Kalkulationen für also der zunehmende Einsatz von Hochtech- Räume, Sälen, Equipment und Dienstleistungen nologie hat in den vergangenen Jahren zu einer ist sowohl betriebswirtschaftlich wie auch system- Kostenexplosion im Veranstaltungsmanagement technisch eine besondere Herausforderung. geführt. Zur Eindämmung der Ausgaben wurden Gleichwohl führt ein Controllinginstrumentarium Wirtschaftspläne erstellt um die Kosten einzudäm- zur detaillierten Kostentransparenz der Veran- men. Viele Zentren musste oder werden noch staltungen und liefert Informationen für wichtige geschlossen, da die Kommunen die hohen Lasten unternehmerische Entscheidungen, die letzt- nicht mehr tragen wollen. endlich den Erfolg eines Veranstaltungszentrums Ohne eine grundlegende betriebswirtschaftliche bestimmen. Um wettbewerbsfähig zu wirtschaften, und organisatorische Neuorientierung der kulturel- müssen alle entscheidungsrelevanten Informa- len Einrichtungen ist die Erfüllung der tionen der Betriebswirtschaft und der internen Anforderungen jedoch kaum möglich. Eine und externen Quellsystemen dem Management weitere Herausforderung für die Veranstal- zu Verfügung stehen. tungszentren ist die ständig wachsende Infor- mationsmenge mit steigender Komplexität und Heute werden Veranstaltungen durch öffentliche Hetero-genität. Die Veranstaltungen nehmen zu, Zuschüsse von ca. 2,13 Mrd mitfinanziert. Die und die Erlöse veringern sich. Daher ist die öffentliche Hand fordert von den Instituten dem- Informationstechnologie gefordert, die Abläufe in entsprechende Kostensenkungen. Wobei auch Veranstaltungszentren adäquat zu unterstützen. eine Einnahmeerhöhung zu berücksichtigen ist. Angesichts dieser veränderten Rahmenbeding- Um die zukünftige Aufgabenstellung der Con- ungen können Veranstaltungszentren langfristig troller der Veranstaltungszentren zu beschreiben ihre Aufgabe nur dann optimal erfüllen, wenn sie wäre für die Realisierung eines modernen Kosten- in der Lage sind, eine kosten- und leistungsorien- rechnungssystems die Unterteilung in drei Berei- tierte Betriebsführung aufzubauen und ein inte- che notwendig. griertes Informations- und Managementsystem zu entwickeln, das die effiziente Planung, Kalkula- Ergebniscontrolling mit einer kurzfristigen Er- tion, Abrechnung, Durchführung und Kontrolle folgsrechnung, unterstützt. Neue, integrierte Controllingkonzepte können, mit Blick auf die mittel- und langfristigen Leistungscontrolling mit Kalkulation von Räu- Unternehmensziele, steuernd auf den gesamten me, Säle, Equipments und Dienstleistungen, betrieblichen Wertschöpfungsprozess eines Zen- trums einwirken. Die Verbesserung des derzeit Gemeinkostencontrolling mit der Planung, Steu- völlig unzureichenden Informations- und erung und Kontrolle der Gemeinkosten von Kos- Planungswesen ist neben der Beseitigung von tenstellen. Mängeln in der Strukturorganisation und der Ziel- formulierung eine der Hauptaufgaben des Mana- Die kurzfristige Erfolgsrechnung als wichtiges gements. Planung und Kontrolle geht in den Steuerungsinstrument für das Management. meisten Veranstaltungszentren über einen ein- Die kurzfristige Erfolgsrechnung (Betriebser- jährigen Wirtschaftsplan nicht hinaus. Kontrollen gebnisrechnung) als Deckungsbeitragsrechnung sind stark vergangenheitsbezogen und dienen in nach dem Umsatzkostenverfahren ist das wesen- erster Linie der Rechtfertigung von Kosten- tliche Steuerungsinstrument für das Management. Steigerungen.