Liquiditätsmanagement - Der gelegentliche Blick aufs Konto reicht nicht!

Liquiditätsmanagement Der gelegentliche Blick aufs Konto reicht nicht! Die Ergebnisse sind gut, die Auftragsbücher sind voll und auf dem Konto herrscht gähnende Leere. So oder so ähnlich ergeht es immer noch viel zu vielen Unternehmen tagtäglich in diesem Land. Dabei ist die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit kein Buch mit 7 Siegeln. Liquiditätsmanagement heißt das Zauberwort zur Problemlösung. Liquidität ist die Fähigkeit, zu einem bestimmten Zeitpunkt allen fälligen Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu können. Die Sicherung aus- reichender Liquidität zu jedem möglichen Zeitpunkt ist für jedes Unternehmen demnach unerlässlich. Li- quiditätsengpässe bedingt durch Forderungsausfälle, schlechte Zahlungsmoral der Kunden, hohe Zins- und Tilgungsbelastung sowie geringe Eigenkapitalausstattung und unzureichende Fremdmittel, können im Extremfall zu Zahlungsunfähigkeit und damit zur Insolvenz führen. Denn wenn die Zahlungsmoral der Kunden mit einem Mal zu wünschen übrig lässt, die Hausbank plötzlich die Kreditlinie senkt und die Betriebskosten weiter steigen, können selbst erfolgreiche Firmen mit prall gefüllten Auftragsbüchern in Zahlungsschwierigkeiten geraten. Vor diesem Hintergrund ist es unabding- bar, den Überblick über die "liquiden Mittel" des Unternehmens zu haben. Zentrales Element eines Liquiditätsmanagement ist der Liquiditätsplan. Dabei kommt der unterjährigen (monatlichen) Liquiditätsplanung eine besondere Bedeutung zu. Es muss nämlich nicht nur sichergestellt sein, dass Ihr Unternehmen über das ganze Jahr hinweg gesehen zahlungsfähig ist, sondern das Ihr Un- ternehmen jederzeit zahlungsfähig ist. Liquiditätsplanung Von vielen Unternehmen vernachlässigt, erweist sich die Liquiditätsplanung als Grundlage eines funktio- nierenden Liquiditätsmanagements als mindestens genauso wichtig wie eine fehlerfreie Buchhaltung und ein funktionierendes Controllingsystem. Zur Realisierung einer zielführenden Liquiditätsplanung möchten wir Ihnen einige wichtige Punkte aufzei- gen, die Sie bei der Konzeption und Umsetzung eines solchen Systems berücksichtigen sollten. Buchhaltung & Kostenrechnung Die Liquiditätsplanung setzt eine funktionierende, aussagefähige und zeitnah verfügbare Buchhaltung und Kostenrechnung voraus: § Welche Ausgaben haben wir im Unternehmen? § Wo fallen sie an? § Wie hoch sind sie? § Wann fallen sie an? Insgesamt müssen die Ausgaben niedriger sein als die Umsatzerlöse eines Unternehmens. Sonst sind weder Gewinn noch Liquidität zu erwarten. Fälligkeitstermine Wichtig bei den Zahlungs -Abgängen: § Wie viele Tage oder Wochen bleiben Ihnen, um die anstehenden Rechnungen Ihrer Lieferanten zu be- zahlen? § Wie lange können Sie über Ihre Zahlungsmittel anderweitig verfügen? Wichtig bei den Zahlungseingängen: § Wann können Sie Ihren Kunden Leistungen in Rechnung stellen? § Wann können Sie damit rechnen, dass zusätzliche Zahlungsmittel zufließen? § Welches Zahlungsziel haben Sie Ihren Kunden eingeräumt? § Konnten Sie einen Zusammenhang zwischen Rechnungshöhe und Forderungseingang feststellen? § Ab wann können Sie realistischerweise damit rec hnen, dass zusätzliche Zahlungsmittel tatsächlich bei Ihnen eingehen? Säumige Zahler gefährden Ihre Zahlungsfähigkeit. Kalkulieren Sie daher bei Ihrer Liquiditätsplanung die Zahlungsmoral Ihrer Kunden realistisch ein. Nutzen Sie als Basis eine Analyse des durchschnittlichen Zahlungsverhaltens Ihrer Kunden (sog. Debitorenlaufzeit). Umsatzplanung Für eine bestimmte Periode (z.B. ein Quartal) sollten Sie zunächst einen Umsatzplan erstellen: eine Über- sicht darüber, was das Unternehmen in dieser Zeit leisten soll. Dieser Umsatzplan weist aus, zu welchem Zeitpunkt bestimmte Dienstleistungen erbracht sein sollen. Entscheidend ist, in diesem Zusammenhang den dafür notwendigen Aufwand zu ermitteln (z.B. notwendige Fremdleistungen, benötigte Mitarbeiter etc.), der jeweils mit Kosten und entsprechenden Auszahlungen verbunden ist. In der Regel sind diese Auszahlungen gleichmäßig über die gesamte Planperiode verteilt. Dazu kommen Auszahlungen, die nur zu bestimmten Terminen fällig werden: z. B. Versicherungen, Zinsen etc. Diese werden für den betreffen- den Monat von den verfügbaren Zahlungsmitteln abgezogen. Außerordentliche Vorgänge Häufig werden vor allem Darlehenstilgungen und Umsatzsteuer bei der Liquiditätsplanung vergessen, müssen aber in jedem Fall gezahlt werden. Daher sollten Sie alle Einzahlungen und Auszahlungen, auf die Umsatzsteuer anfällt (z.B. Fremdleistungen, Gemeinkosten), von vornherein inkl. Umsatzsteuer pla- nen. Außerdem sollten Sie genau ermitteln, wann welche Zahlungen zu leisten bzw. Erstattungen zu er- warten sind. Nicht selten wähnt sich der Unternehmer in der angenehmen Situation, über genügend liquide Mittel zu verfügen, nur weil er es unterlassen hat, diese Positionen zu berücksichtigen. Der richtige Zeitraum Die Liquiditätsplanung soll die betrieblichen Zahlungsströme aufzeigen und aufeinander abstimmen. Sie sollte mindestens drei Monate, am besten ein ganzes Jahr umfassen. Denn Einnahmen und Ausgaben verteilen sich meist nicht regelmäßig übers Jahr – zum Beispiel schwanken die Personalkosten auf Grund von Sonderzahlungen (Bonus, Weihnachtsgeld etc.), zwischendurch sind ungeplante Ersatzinvestitionen für Softwarelizenzen oder ähnliches notwendig. Die Ausgaben entnehmen Sie Ihrem Kostenplan. Die Einnahmen sind auf Grund saisonaler Schwankungen und dem vielleicht unregelmäßigen Zahlungs- verhalten der Kunden schwerer zu kalkulieren. Schätzen Sie anhand des Umsatzplanes den voraussicht- lichen Umsatz, und betreiben Sie ein konsequentes Forderungsmanagement. Finanzierung mit Weitsicht Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Bank über Möglichkeiten für Überbrückungskredite – warten Sie nicht, bis Sie wegen der hohen Forderungsbestände Ihre verfügbare Kreditlinie vollständig ausgeschöpft haben. Es wird Ihnen kaum gelingen, Darlehen aufzustocken, wenn Sie nicht liquide sind. Konkrete Maßnahmen Falls es in Ihrem Unternehmen zu Liquiditätsengpässen kommen sollte, können Sie eine Reihe von Maß- nahmen ergreifen, die sowohl auf der Einnahmenseite, als auch auf der Ausgabenseite ansetzen. Eine Übersicht über eine Vielzahl möglicher Maßnahmen zeigen wir Ihnen im Anschluss auf. Einnahmen erhöhen Einahmen erhöhen Sie z.B. durch: § bessere Auslastung Ihrer Kapazitäten § durch Nachkalkulation (Ermittlung des Selbstkostenpreises), überprüfen Sie die richtige Preisstellung § durch ein konsequentes Projektmanagement, verringern Sie nicht fakturierbare Leistungen § durch ein permanentes Qualitätsmanagement, senken Sie Ihre Fehlerquote (Null-Fehler-Politik) § ein konsequentes und zeitnahes Mahnwesen Ausgabenreduzierung Ausgaben lassen sich folgendermaßen reduzieren: § Eigenproduktion und Fremdbezug (z.B. Freelancer) prüfen § Vermeidung von Überziehungszinsen durch Vereinbarung höherer Kreditlinien (z.B. Förderkredite) § Kosteneinsparpotentiale prüfen § Betriebsabläufe analysieren und optimieren § Prüfen Sie welche Kunden sich nicht rechnen und steuern Sie dagegen § Einkaufspreise reduzieren durch Nutzung von Rabatten und Skonti oder Bonusvereinbarungen Ausgabenverzögerung Ausgaben verzögern sich zeitlich durch: § Leasing statt Kauf von Anlagevermögen § Vereinbarung längerer Zahlungsziele mit Lieferanten § Reduzieren Sie Vorauszahlungen § Tilgung von Krediten in Rücksprache mit Banken aussetzen § Investitionen reduzieren § Stundung von Steuerzahlungen beantragen § Variable Vergütungssysteme einführen Sonstiges § Betreib en Sie ein konsequentes Forderungsmanagement § Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden § Prüfen Sie ob Investitionen gestreckt oder zeitlich verlagert werden können § Gewähren Sie keine zu langen Zahlungsziele! § Stellen Sie rechtzeitig Rechnungen und Mahnungen aus! § Fordern Sie bei großen Aufträgen Abschlagszahlungen! § Verwenden Sie keine Standardmahnschreiben! Früherkennung von Krisen Ein unerwarteter Verlust von Forderungen durch Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung Ihrer Kunden kann Ihr Unternehmen in Liquiditätsschwierigkeiten oder im schlimmsten Fall zur Insolvenz führen. Vor diesem Hintergrund spielt die Beobachtung Ihrer Kunden in Bezug auf die Früherkennung von Krisen eine große Rolle. Denn es gibt einige Anzeichen für akute oder dauerhafte Liquiditätsschwierigkeiten auf Sei- ten Ihrer Kunden. Anzeichen für Liquiditätsschwierigkeiten auf Kundenseite sind bspw.: - Das Zahlungsziel soll wiederholt verlängert werden - Zahlungsschwierigkeiten gegenüber anderen Lieferanten Ein permanentes Projektcontrolling auf Betriebsergebnisebene kann Ihnen für die Bewertung Ihrer Kun- den wertvolle Hinweise geben.