Kanzlei-Informationssystem auf Basis eines Data Warehouses

Seite 1 von 5 Intelligente Kanzlei Datawarehouse und OLAP in der Steuerkanzlei Notwendigkeit eines Kanzleiinformationssystems Seit einigen Jahren sind enorme Veränderungen am Beratungsmarkt durch einen erhöhten Konkur- renzdruck und veränderten Beratungsbedarf der Mandanten zu beobachten. Als Ergebnis dieser Veränderungen am Beratungsmarkt ergeben sich für die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungs- kanzleien zum einen stagnierende Erträge in den traditionellen Dienstleistungsbereichen und zum anderen aufgrund der zunehmenden Komplexität der Beratung und den damit erhöhten Anforderun- gen an die Mitarbeiter steigende Kosten. Vor diesem Hintergrund gewinnt eine betriebswirtschaftlich ausgerichtete Kanzleiführung stark an Bedeutung. Voraussetzung für die Führung einer modernen Kanzlei sind entscheidungsrelevan- te Daten. Aber welcher Kanzleichef kann heute wirklich einfach, schnell, kostengünstig und kanz- leiweit Fragestellungen nach dem Umsatz mit dem Mandanten X in den letzten drei Jahren oder nach dem Mitarbeiter mit dem höchsten Deckungsbeitrag „auf Knopfdruck“ beantworten? Häufig können solche Fragestellungen nur durch aufwendige Zusammenstellung von Listen beant- wortet werden, oder die Daten sind nicht vorhanden. Die Kanzlei Dres. Fürst und Partner GmbH hatte aus diesem Grund bereits 1996 ein datenbankbasie- rendes Kanzleiinformationssystem zur Führung ihrer Kanzleien entwickelt. Auf Basis des SQL- Server 6.5 von Microsoft und Access wurde ein modulares System entwickelt, das von der Verwal- tung der Mitarbeiter- und Mandantenstammdaten über die Erfassung von Auftragszeiten bis zur Fak- turierung und Auftragsnachkalkulation reicht. Flexible Analyse mit dem AnalysisServer Bereits während der Entwicklung des Kanzleiinformationssystems hat sich bei den Projektgesprä- chen mit den Geschäftsführern gezeigt, dass der Informationsbedarf für die Ausübung von Führungs- funktionen häufig nicht exakt antizipierbar ist. Zudem hat jeder Entscheidungsträger unterschiedliche Vorgehensweisen zur Analysen der Daten. Die Fragestellungen der Führungskräfte sind häufig kom- plexer als angenommen. Sobald z.B. der Umsatz einer Niederlassung analysiert ist, wird versucht zu klären, wie sich der Umsatz in der Niederlassung A im Vergleich zur Niederlassung B in den letzten drei Jahren entwickelt hat. Solche vielschichtigen Fragen können Standardauswertungen nicht beantworten. Es sollte deshalb eine Lösung konzipiert werden, mit der individuelle Analysen möglich sind, und dies ohne Mithilfe von IT-Spezialisten. it innovations GmbH Telefon 0911 / 9889-0 Bankverbindung Geschäftsführer Thomas-Mann-Str. 59 Telefax 0911 / 9889-111 Sparkasse Mittelfranken-Süd Dipl.-Kfm. Michael Deinhard 90471 Nürnberg EMail: info@it-innovations.de BLZ 764 500 00 httpl://www.it-innovations.de Konto-Nr. 750 325 979 Sitz- und Registergericht Nürnberg HRB 15913 USt-IDNr.: DE197675159 Seite 2 von 5 Auf Basis des Analysis Services von Microsoft SQL 2000 hat it innovations ein DataWarehouse mit den Daten aus KIS aufgebaut. Darin werden die Daten konsolidiert und so aufbereitet, daß eine leichte Auswertung durch den Endanwender ohne Unterstützung der DV-Abteilung möglich wird. Der Benutzer braucht für die Analyse der Daten keine Kenntnisse von der zugrundeliegende Daten- bankstruktur und der Datenbankabfragesprache SQL haben. Statt dessen kann er Geschäftsbegriffe aus dem täglichen Arbeitsumfeld verwenden (z.B. Mandant, Deckungsbeitrag, Mitarbeitererlöse usw.). Die Informationsbereitstellung erfolgt mit Hilfe von Excel-Pivot. Über dieses Front-End greift der Benutzer auf die gesammelten Daten zu. Die aus dem Kanzleiinformationssystem bereitgestellten Felder werden im Analysis Manager dazu verwendet, Dimensionen aufzubauen (siehe Bild) oder als Measures (z.B. Honorar, Zeitaufwand, Kosten, Deckungsbeitrag,) die eigentlich auszuwertenden Unternehmenszahlen abzubilden. Mandatsgruppe Jahr Ist-Daten: Quartal Mandat Zeitaufwand Monat Auftragskosten Erlöse Zeitdimension Mandatsdimension Deckungsbeitrag Dienstleistungs- cluster Produktbereich Unternehmen Plan-Daten: Niederlassung Produkt Plan-Zeitaufwand Gruppe Plan-Auftragskosten Auftragstyp Plan-Erlöse Mitarbeiter Plan-Deckungsbeitrag Organisationsdimension Produktdimension Auftrag mit Measures Abb. 1: Dimensionen und Measures im KIS-DataWarehouse Mit Hilfe der sogenannten Berechneten Elemente, die über Analysis Services bereitstellt werden, können Zahlen zur Verfügung gestellt werden, die so im gesamten Datenbereich der Kanzlei nicht existieren. Zum Beispiel der Vergleich von Ist-Umsatz zum Vorjahresumsatz in einem bestimmten Zeitraum. So entstehen sogenannte Datenwürfel (Cubes), die nun wiederum als Datengrundlage für das Fron- tend Excel-Pivot angezapft werden können. Es bietet die typischen OLAP-Funktionalitäten wie Drill-Down und Slice and Dice zur Navigation in den mehrdimensionalen Datenbeständen. Durch ihre Flexibilität unterscheidet sich ein mittels des Analysis Services aufgebautes Data Warehouse grundsätzlich von den konventionellen Informationssystemen, die relativ starr auf die Beantwortung zuvor definierter Fragestellungen ausgerichtet sind. it innovations GmbH Telefon 0911 / 9889-0 Bankverbindung Geschäftsführer Thomas-Mann-Str. 59 Telefax 0911 / 9889-111 Sparkasse Mittelfranken-Süd Dipl.-Kfm. Michael Deinhard 90471 Nürnberg EMail: info@it-innovations.de BLZ 764 500 00 httpl://www.it-innovations.de Konto-Nr. 750 325 979 Sitz- und Registergericht Nürnberg HRB 15913 USt-IDNr.: DE197675159 Seite 3 von 5 Gleitzeitsystem Data Warehouse Honorar- kalkulation Mandant Auftrags- Ver- typ Fertig- KIS- anlagungs- stellungs- grad Datenbank jahr SQL-Tables, Views Geschäftsobjekte “Datenwürfel” Kanzleimanagement in der Kanzlei Abb 2: Wie aus Daten Informationen werden. Die OLAP-Technologie ermöglicht, transaktionsorientierte Daten in wertvolles Wissen in bezug auf die Kanzleiprozesse zu verwandeln. Das heißt, diese Technologie vermittelt ein Bild über das Zu- sammenspiel der Faktoren, die für das Abschneiden einer Kanzlei ausschlaggebend sind. Vorgehensweise bei der technische Realisation Damit die Daten aus den operativen Systemen mit einem Auswertungstool so einfach wie oben be- schrieben analysiert werden können, sind einige Schritte notwendig. Im folgenden wird der Prozess des Data Warehousing anhand des Projekts KIS-Data Warehouse beschrieben.

Information at your fingertips Datawarehouse und OLAP in der Steuerkanzlei Information ersetzt Intuition „Intelligente Kanzlei“ A. Notwendigkeit eines Kanzleiinformationssystems Seit einigen Jahren sind enorme Veränderungen (Trend) am Beratungsmarkt zu beobachten. Als wesentliche Ursachen dieser Veränderungen lassen sich hierbei v.a. ein erhöhter Konkurrenz- druck1 und ein veränderter Beratungsbedarf der Mandanten2 feststellen. Als Ergebnis dieser Veränderungen am Beratungsmarkt ergeben sich für die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerbera- tungskanzleien zum einen stagnierende Erträge in traditionellen Dienstleistungsgebieten und zum anderen aufgrund der zunehmenden Komplexität der Beratung und damit erhöhten Anforde- rungen an die Mitarbeiter bei steigenden Kosten. Vor diesem Hintergrund gewinnen eine betriebswirtschaftliche Kanzleiführung sowie das Ausnützen von Rationalisierungspotentialen stark an Bedeutung. Voraussetzung für die Füh- rung einer modernen Kanzlei sind entscheidungsrelevante Daten. Aber welcher Kanzleichef kann heute wirklich einfach, schnell, kostengünstig und kanzleiweit auf solche Informationen zugreifen? Wer kann die folgenden Fragestellungen „auf Knopfdruck“ beantworten: m Welcher Umsatz wurden mit den Mandanten X in den letzten drei Jahren erzielt? m Ist die Mandantengruppe Y (sachlich zusammengehörend aber verschiedene Mandanten- nummern) so rentabel wie vermutet oder sind die hohen Erträge einzelner Aufträge (z.B. Er- stellung des Jahresabschlusses) durch unrentablere Aufträge desselben Mandanten (z.B. pri- vate Steuerberatung der Inhaber) "aufgefressen" worden? m Welche Produkte wurden wie oft in dem letzten Jahr verkauft? m Welche Mitarbeiter liefern den höchsten Deckungsbeitrag? Häufig können solche Fragestellungen nur durch aufwendige Zusammenstellung von Listen be- antwortet werden, oder die Daten sind nicht vorhanden. Wenn die Ergebnisse Tage später gelie- fert werden, ist manchmal bereits die Frage vergessen oder sie kommen „...zu spät für steuernde Maßnahmen“. Da kaum geeignete Hilfsmittel für das Management von Kanzleien, v.a. für Kanzleien, die über dem „DATEV-Kanzleidurchschnitt“ von 7 bis 10 Mitarbeiter liegen, existieren, entschloß sich die Kanzlei 1995, trotz des hohen Risikos, ein Kanzleiinformationssystem (KIS) zu entwickeln und einzuführen. 1 Anstieg der Berufsträger, Konkurrenz durch Lohnsteuerhilfevereine, Rechtsanwälte, Kreditinstitute usw. 2 Forderung nach Fullservice (Steureberatung, Rechtsberatung, Unternehmensberatung usw.) B. Konzept 1. Auftragsorientierung Zentrales Element des KIS bildet der Auftrag. Ein Mandatsverhältnis kann aus einem oder mehreren Aufträgen bestehen, die der Mandant der Kanzlei erteilt. Ein Mandat besteht z.B. aus einem Auftrag für die Abwicklung der Lohnbuchführung, einem Auftrag zum Erstellen des Jah- resabschlusses incl. der Steuererklärungen. Für jeden dieser Aufträge werden im KIS die geplanten und angefallenen Zeiten, Kosten und Erlöse erfaßt. Der Auftrag ist somit Ø Informationsträger, Ø Kosten- und Erlösträger sowie Ø Planungs- und Kontrollinstrument zugleich. 2. Entscheidungsobjekte Für jedes Objekt in einer Steuerkanzlei, über das Entscheidungen getroffen werden, müssen alle relevanten Informationen (z.B. Kosten, Erlöse) erfaßt bzw. ausgewiesen werden. Diese Objekte werden als Entscheidungsobjekte definiert (z.B. Auftrag Jahresabschluß 95 für die Deinhard GmbH). 3. Mehrstufige Entscheidungshierarchien Der Kanzleichef fragt nicht: „Wieviel Erlöse haben wir erzielt?“, sondern „Wieviel Erlöse haben wir in unserer Niederlassung in Gera pro Monat im Bereich Finanzbuchführung im Vergleich zur Planung erzielt?“. Voraussetzung für die Beantwortung solcher Fragestellungen sind möglichst detaillierte Datenbestände pro Entscheidungsobjekt. Diese sind hierarchisch aufzubauen und miteinander zu verknüpfen, um mehrdimensionale Auswertungen zu ermöglichen. Im KIS sind folgende Entscheidungshierarchieebenen hinterlegt: a. Produkthierarchie Auftrag-Auftragstyp-Produkt-Produktbereich-Dienstleistung b. Mandanthierarchie Mandant-Mandantengruppe c. Kanzleihierarchie Mitarbeiter-Gruppe-Niederlassung-Unternehmen d. Zeithierarchie Tag-Monat-Quartal-Jahr e. Plan-Ist-Hierarchie Plan-Ist-Honorar Plan-Ist-Zeitaufwand. Im KIS besteht die Möglichkeit, nach all diesen Hierarchieebenen auszuwerten und wie in einem Rechenschieber zu fokusieren. FOKUS Dienstleistungs- Produktbereich Produkt Auftragstyp Auftrag cluster Mandatsgruppe Mandat Auftrag Kanzlei Niederlassung Team Mitarbeiter Soll Ist Erlöse Kosten Zeiten Jahr Quartal Monat Rechenschiebermodell 4. Ressourcensteuerung Die Zeit-/Kapazitätsrechnung spielt bei Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften eine zentrale Rolle, da die Personalkosten einerseits den wesentlichen Kostenblock ausmachen, andererseits die Fähigkeiten und Potentiale der Mitarbeiter die Ertragschancen einer Kanzlei de- terminieren. In Verbindung mit den Mitarbeiterkostensätzen ist sie darüber hinaus Voraussetzung für die monetäre Bewertung des Ressourceneinsatzes. Eine umfassende Ressourcensteuerung ist aber nur möglich, wenn sämtliche Personalkapazitäten erfaßt werden können. Zu diesem Zweck ist ein geschlossenes System aus vorhandenen Kapazi- täten (Anwesenheitszeiten laut Gleitzeitsystem) und Einsatz der vorhandenen Kapazitäten (Zeit- erfassungssystem) erforderlich. Im KIS wird dies gewährleistet, indem die Daten des Gleitzeit- systems mit den erfaßten Zeiten abgeglichen werden kann. C. Module im KIS Grundlage Das KIS besteht aus verschiedenen Teilsystemen (z.B. Zeiterfassung, Rechnungsstellung usw.), sog. Modulen. Die Module können in drei Gruppen eingeteilt werden: Stammdatenverwaltung, Basissysteme und Auswertungssysteme. Stammdaten Die Stammdaten (der Mandanten, Aufträge, Unternehmen, Niederlassungen, Produkte, Mitarbei- ter, Institutionen usw.) werden nur einmal in einer zentralen Datenbasis gehalten (Prinzip der redudanzfreien Datenhaltung). Alle Module des KIS greifen auf diesen Datentopf zu und verfü- gen somit über aktuelle und identische Informationen. Basissysteme Basissysteme des KIS sind die Auftragsanlage, Zeiterfassung, Auftragsstatus, Honorarermittlung und die Rechnungsstellung. Wie bereits oben ausgeführt, spielt die Zeiterfassung spielt bei Steuerberatungsgesellschaften eine zentrale Rolle.Es ist deshalb sehr wichtig, daß die Zeiten von allen Mitarbeitern, vollständig, auftragsbezogen und aktuell erfaßt werden. Das KIS unterstützt dies, indem Ø ohne Auftrag keine Zeiterfassung möglich ist, Ø nur auf Aufträge in Bearbeitung Zeiten erfaßt werden können und Ø ein Abgleich der Anwesenheitszeiten laut Gleitzeitsystem mit den erfaßten Zeiten vorgenom- men werden kann. Mit Hilfe der Auftragsstati wird der Durchlauf der Aufträge durch die einzelnen Module des KIS gesteuert (z.B. Auftragsanlage - Honorarermittlung - Rechnungstellung). Es kann ständig abgefragt werden, in welchen Bearbeitungszustand sich ein Auftrag befindet und wie lange er bei wem verweilt hat. In der Honorarermittlung wird die Kostensituation des Auftrags dargestellt. Die für diesen Auftrag aufgewendeten Zeiten werden pro Mitarbeiter aufgeführt. Bewertet mit einen individuell einstellbaren Kostensatz werden die Kosten dieses Auftrags transparent gemacht. Zusätzlich können auch andere Aufwendungen (z.B. weiterverrechnete DATEV-Kosten, Telefonkosten, Porto) erfaßt werden. Diesem Auftrag wird nun das Honorar zugeordnet. Honorarermittlung Im Modul "Rechnungsstellung" erfolgt die Erstellung der Rechnung für die Aufträge. D. Auswertungssysteme 1. Standardauswertung Die täglichen Geschäftsprozesse produzieren aber nicht nur operative Daten, mit denen das Ta- gesgeschäft abgewickelt wird, sondern sie schaffen auch die Ausgangsbasis, um Entscheidungen für das Geschäft von morgen zu treffen. In vordefinierten Standardauswertungen kann auf die operativen Daten zugegriffen werden. In den Modulen Zeit-, Erlöscontrolling und mitlaufende Kalkulation können die Daten analysiert werden. Auswertungsmodul „Zeitcontrolling“ 2. Spezialauswertung Da der Informationsbedarf für die Ausübung von Führungsfunktionen häufig nicht exakt antizi- pierbar ist, können neben Standardauswertungen auch individuelle Analysen vorgenommen wer- den. Die Informationsbereitstellung erfolgt über Excel-Pivot. Über dieses Front-End greift der Benutzer auf die im KIS gesammelten Daten zu. Dazu werden die Daten des KIS in einem Data Warehouse konsolidiert und so aufbereitet, daß eine leichte Auswertung durch den Endanwender ohne Unterstützung der DV-Abteilung möglich wird. Der Benutzer braucht für die Analyse der Daten keine Kenntnisse von der zugrundeliegende Da- tenbankstruktur und der Datenbankabfragesprache SQL3 haben. Statt dessen kann er Geschäfts- 3 SQL: Structured Query Language; Standardabfragesprache für den Zugriff auf relationale Datenbanken; begriffe aus dem täglichen Arbeitsumfeld verwenden (z.B. Mandant, Deckungsbeitrag, Mitarbei- tererlöse usw.).

Kundenreferenz: Branche: Thema: Dr. Loew’sche Einrichtungen Gesundheitswesen Business-Intelligence, Data-Warehouse Gezielte Analyse von Personaldaten Die Dr. Loew’schen Einrichtungen haben mit Hilfe eines Management-Informations- systems ständig Zugriff auf aktuelle Personaldaten und sind dadurch in der Lage, ihr Personalcontrolling besser auf den Wettbewerb auszurichten. E in wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen Betreuung geis- tig behinderter und psychisch kranker Menschen sind indi- viduelle Konzepte und eine professionelle Pflege. Die Dr. Loew’schen Einrichtungen (DLE®) aus Wernberg-Köblitz in der Oberpfalz sind in diesem Bereich auf Erfolgskurs. Mit 1379 Betreuungsplätzen und insgesamt 1392 Beschäftigten im Firmenverbund zählt das Unternehmen zu den größten dezen- tralisierten privaten Sozialeinrichtungen in Bayern. Die DLE® betreiben 83 Häuser und Wohnungen. Gegründet wurde die Fir- ma im Jahr 1968 von dem Allgemeinarzt Dr. Fritz Loew. In den vergangenen 30 Jahren wandelten sich die DLE® von einem klei- nen Familienbetrieb zu einem florierenden Mittelstandsunter- nehmen mit enormer wirtschaftlicher Bedeutung. Heute bietet der bayerische Dienstleister ein differenziertes Betreuungsangebot für nahezu alle Behinderungsgrade. Wichtige Personalentscheidungen optimieren Auf Grund steigender Nachfrage am Markt konnten die DLE® die Anzahl ihrer Mitarbeiter im Vergleich zum Vorjahr um 119 erhöhen. Die Personal-Sachkosten-Entwicklung sticht dabei deut- lich ins Auge. Rund 66 Prozent der Gesamtausgaben werden für Personal und 34 Prozent für Sachmittel wie Computer, Firmen- fahrzeuge, Wäsche, Lebensmittel und Mieten aufgewendet. Die Balance zwischen drückenden Personalkosten einerseits und dem gleichzeitigen Vorhalten ausreichend großer und hoch qualifi- zierter Personalkapazitäten andererseits bedeutet für die DLE® eine enorme betriebswirtschaftliche Herausforderung. Dem Un- ternehmen fehlte lange Zeit ein effizientes Personalcontrolling, das wichtige Entscheidungsvorgänge optimiert und damit die zügige FAST FACTS – DAS PROJEKT IM ÜBERBLICK UNTERNEHMEN Die Dr. Loew’schen Einrich- qualifiziertem Betreuungspersonal stellte das rechnungsdaten aus dem Rechenzentrum in eine tungen (DLE) aus Wernberg-Köblitz in der Ober- bayerische Unternehmen immer häufiger vor Datenbank exportiert. Die Analyse der Daten er- pfalz gehören mit 1379 Betreuungsplätzen und Schwierigkeiten. Ein effizientes Personalcontrol- folgt mit so genannten OLAP-Programmen. 1392 Beschäftigten zu den größten dezentrali- ling, das schlüssige Antworten auf individuelle NUTZEN Das P-MIS bietet eine ganze Reihe von sierten Sozialeinrichtungen in Bayern. Zu den Fragestellungen gibt, war mit dem eingesetzten Wettbewerbsvorteile für das Dienstleistungsun- Aufgaben des Unternehmens gehört vor allem Lohnabrechnungssystem nicht möglich. Dieses ternehmen. Es ermöglicht einen direkten Zugriff die Unterbringung und Betreuung von geistig be- Programm lieferte lediglich Standardauswertun- auf alle relevanten Personalstamm- und Abrech- hinderten und psychisch kranken Menschen. Die gen mit äußerst geringem Informationsgehalt. nungsdaten. Darüber hinaus verfügen die Ver- DLE® bieten ein differenziertes Angebot für na- LÖSUNG Das Personal-Management-Informati- antwortlichen bei den DLE® nun über eine de- hezu alle Behinderungsgrade bis hin zu Spezial- onssystem (P-MIS) auf der Basis des Microsoft taillierte Planungsgrundlage für das Controlling. einrichtungen. Dazu gehören auch vielfältige Ar- SQL Server 2000 liefert den DLE® neue Mög- Unabhängig vom operativen System können die beits- und Beschäftigungsmaßnahmen. lichkeiten, aussagekräftige Lohndaten aus dem Entscheider unternehmens- und wirtschafts- PROBLEM Drückende Personalkosten und das DATEV-Programm herauszufiltern. Monatlich und jahrübergreifend ihre Daten für Zwecke der Un- Foto: Dr. Loew gleichzeitige Vorhalten von ausreichend hoch nach Bedarf werden Personalstamm- und Ab- ternehmensführung auswerten. Kundenreferenz: Dr. Loew’sche Einrichtungen Das Verwaltungsgebäude der Dr. Loew’schen Einrichtungen, die insgesamt 83 Häuser in Bayern betreiben und zielgerichtete Umsetzung von Perso- Da DATEV keine Lösung zur flexiblen In Bezug auf flexible Auswertungen von nalstrategien sichert. Analyse der Lohndaten anbietet, ist das Lohn- und Gehaltsdaten sind für die Um die DLE® beim Personalmanage- P-MIS für DLE ein ideales Werkzeug zur DLE® vor allem folgende Fragestellungen ment gezielt weiterzubringen, entwickelte sorgfältigen Analyse. Das Data-Warehouse interessant: Wie haben sich die Lohnauf- der IT-Dienstleister und Microsoft-Part- wurde vom Microsoft-Partner it innova- wendungen einer bestimmten Kostenstel- ner it innovations GmbH aus Nürnberg tions bei DLE® auf Basis des Microsoft le in den letzten Jahren entwickelt? Welche ein intelligentes Konzept. Jede vierte SQL Server 2000 aufgebaut. Dieses Pro- Sonderleistungen werden an die Beleg- Lohnabrechnung wird in Deutschland mit dukt gilt als die schnellste Möglichkeit, um schaft ausgeschüttet? Leisten die Mitar- DATEV-Programmen abgewickelt, so Data-Warehouse-Lösungen zu entwickeln. beiter besonders viele Überstunden? Bis- auch bei den DLE®. Das Nürnberger Soft- Dazu gehören die integrierten Microsoft her eingesetzte Lohnabrechnungspro- warehaus DATEV eG ist mit rund 5000 Analysis Services. Sie erleichtern den gramme boten auf diesem Gebiet meist Mitarbeitern und 40 000 Kunden einer der Führungskräften bei DLE® die Arbeit nur vordefinierte Standardauswertungen.