Flexible Kennzahlenanalysen erfordern flexible Systeme

Flexible Kennzahlenanalysen erfordern flexible Systeme Die Anforderungen an das Controlling steigen gerade in mittelständischen Unternehmen permanent. Doch nur wer über die notwendigen Instrumente verfügt, diese schnell und zuverlässig zu erfüllen, kann auch mittel- und langfristig in sicherem Fahrwasser am Markt agieren. Zum einen fordern externe Institutionen transparente Geschäftskennzahlen; in Zeiten knapper finanzieller Ressourcen kann beispielsweise die Auskunftsfähigkeit gegenüber Investoren und Analysten existenzentscheidend sein. Auch gute Ratings im Rahmen der Kreditvergabe nach Basel II sind nur über vollständige Kennzahlenanalysen zur realistischen Darstellung des Geschäfts- risikos zu erreichen. Die Einstufung durch Rating-Agenturen oder Banken entscheidet letztendlich über die Kredit-Konditionen beziehungsweise ob überhaupt ein Bankenkredit vergeben wird – ein kritischer Punkt für viele mittelständische und kleine Unternehmen. Aber auch das interne Controlling spielt eine immer größere Rolle. So verlangen die Organisation in unternehmensinternen Profit-Centern und die eng gesteckten Berichts-Verpflichtungen gegenüber Muttergesellschaften dem Controller in immer kürzeren Zeitzyklen aktuelle und hochqualitative Ergebnisse ab. Anpassbare und bedienerfreundliche Systeme gesucht Hinzu kommen die gestiegenen Anforderungen an die Flexibilität des Controllings, das sich in einem dynamischen Umfeld von Übernahmen, Verkäufen und Reorganisationen permanent an neue Unternehmens- und Konzernstrukturen anpassen muss. Und die Management-Ebene benötigt im schnelllebigen Wettbewerbsumfeld ständig aktuelle Analysen als Entscheidungsgrundlage für voraus- schauende und marktgerechte Strategien. Die Aufforderung, dem Finanzchef oder dem Vorstand kurzfristig neue Auswertungen zur Vorbereitung von außerordentlichen Strategie-Meetings oder Krisensitzungen zur Verfügung zu stellen, gehört mittlerweile zum 1 Arbeitsalltag jedes Controllers. Die ideale Unterstützung in dieser Situation ist ein hochflexibles, bedienerfreundliches Auswertungs- system mit aktueller Daten- basis, über das der Controller selbst die geforderten indivi- duellen Analysen ad hoc zusammenstellen und "auf Knopfdruck" in ansprechender Form präsentieren kann. ABC-Analyse – Auswertung in Sekundenschnelle Ernüchternder Ist-Zustand in den Unternehmen Die Realität sieht in den meisten Unternehmen jedoch leider anders aus. Hier sind vorwiegend starre Systeme anzutreffen, die nicht für komplexe Analysen geeignet sind, weil sie langwierige und mühsame Recherchen mit komplizierten technischen Abfrage- Mechanismen erfordern. Bei kurzfristigen Anfragen, die immer öfter ’on top’ zur Routinearbeit dazukommen, sind Überstunden und Wochenend-Arbeit vorprogrammiert – und das nicht selten mit unbefriedigendem Ergebnis: Manche Daten, die im individuellen Fall die optimale Entscheidungsgrundlage für strategische Maßnah- men wären, sind mit dafür nicht konzipierten Systemen schlichtweg unmöglich zu ermitteln. Der Alltag: Behelfslösungen via ERP-System Leistungsfähige ERP (Enterprise Resource Planning)-Systeme sind inzwischen in fast allen Unternehmen im Einsatz. Hier haben vor allem zwei planbare, da absehbare äußere Ereignisse den entscheidenden Schub ausgelöst. So wurden die System- Umstellungen mit dem Jahrtausendwechsel und der Euro- Einführung ernst genommen, sorgfältig geplant und als Chance genutzt, das operative Geschäft in innovativen, durchgängig systemgestützten Prozessen abzubilden. Am Markt standen hierfür die zweite und dritte Generation ausgereifter ERP-Systeme von 2 etablierten Anbietern zur Verfügung. Auch die Controller arbeiten meist mit diesen Systemen, in die inzwischen standardmäßig Module für das Controlling beziehungsweise Finanz- und Rechnungswesen integriert sind. Das grundsätzliche Problem ist:, dass sich ERP-Systeme aufgrund ihrer ursprünglichen Bestimmung und Konzeption nicht für komplexe Controlling-Aufgaben eignen. Konzeptioneller Widerspruch Der Widerspruch liegt in der Aufgabenstellung und der daran angepassten Datenhaltung: ERP-Systeme sind speziell für operative, transaktionsorientierte Aufgaben im ganzen Unterneh- men entwickelt worden. Es ist ihre Aufgabe, große Datenmengen auf unterster operativer und damit der Ebene der einzelnen Belege zu verarbeiten – und dabei möglichst wenig Speicherplatz zu verbrauchen. Die optimale Datenbanktechnologie für diese Anforderung ist die relationale Datenhaltung; in der Regel ist daher eine relationale Datenbank die Basis von ERP-Systemen. Controlling-Aufgaben spielen sich jedoch nicht auf der Ebene der Einzelbelege ab. Verdichtete Daten Im Gegensatz zur operativen, transaktionsorientierten Dokumen- tation geht es beim Controlling um die Analyse der verdichteten Daten, also um die Ergebnisse im Bereich der aggregierten Kenn- zahlen. Analysen und daraus abgeleitete Handlungsempfehlungen sind die eigentlichen Aufgaben des Controllers. Eine typische Fragestellung lautet beispielsweise: „Wie sieht der kumulierte Deckungsbeitrag über alle Kunden, Regionen oder Produkte aufgeteilt nach den Vertriebsbeauftragten aus?“ Diese Analysen beginnen nicht mit den Einzelbelegen, sondern bewegen sich im hoch verdichteten Datenbereich aus allen Belegen, wobei die Möglichkeit der Rückverfolgung der Daten bis zur Basis, der ’Drill Down’ bis auf den Einzelbeleg, ein gern gesehenes Feature und inzwischen eine Standardfunktion in spezifischen Analyse- Systemen ist. 3 Verschiedene Lösungsformen Um den Anforderungen der Controller und der anderen analytisch arbeitenden Personen im Unternehmen zu entsprechen, werden in der Unternehmenspraxis unterschiedliche systemtechnische Ergän- zungen zum ERP-System entwickelt. Meist handelt es sich um ’selbstgestrickte’ Hilfsmittel, die in Zusammenarbeit mit der IT- Abteilung zur Erleichterung des Controller-Alltags entstehen. Vor diesem Hintergrund sind heute folgende typischen Lösungs- formen im Einsatz: Fest programmierte Berichte innerhalb des ERP-Systems Die IT-Abteilung oder ein externer IT-Dienstleister erstellt vorgegebene feste Reports als Auswertungen der ERP-Daten. Diese Berichte sind aufwändig zu erstellen, die Möglichkeiten der Anpassung bei Veränderungen sind beschränkt. Da zur Aktualisierung der Reports jeweils komplexe SQL-Abfragen an die relationale Datenbank nötig sind, muss sich der Controller bei jedem Durchlauf auf das Know-how des IT-Experten verlassen, und es ergeben sich oftmals sehr lange Durchlaufzeiten in der Daten- bank. Beim Einsatz mehrerer ERP-Systeme wird darüber hinaus die Erstellung ganzheitlicher Berichte mit kombinierten Daten problematisch bis unmöglich. Die Nachteile, die mit diesem Ansatz verbunden sind, liegen auf der Hand: Der Controller ist auf die Programmierkenntnisse der IT-Experten angewiesen. Auf neue, mit viel Aufwand zu erstellende Berichte muss er oft lange warten. Auch in der IT-Abteilung schlägt regelmäßig der hohe Erstellungsaufwand für neue Berichte zu Buche. Ad-hoc-Berichte und -Analysen können nicht durchgeführt werden, und für die Planung sind diese Systeme gänzlich untaug- lich. Das Fazit: Hier trifft die dynamische Controller-Welt auf ungeeignete statische IT-Systeme. Exportdateien und -datenbanken zur eigenen Berichterstellung Um dem Controller größere Unabhängigkeit einzuräumen, werden ihm die ERP-Daten von der IT-Abteilung oft als Exportdateien im ASCII-Format oder in einer eigenen relationalen Datenbank wie Microsoft Access zur Verfügung gestellt. Ist der Controller 4 technisch so versiert, dass er SQL-Statements formulieren kann, lassen sich diese Exportdateien bzw. -datenbanken von ihm selbst erstellen. Er greift dazu direkt auf die Vorsysteme zu und filtert die von ihm benötigten Daten über seine SQL-Abfragen heraus. Diese verarbeitet er dann manuell in der vertrauten Excel-Oberfläche in selbst definierten Reports weiter. Auch diese Möglichkeit ist nur eine Behelfslösung mit zahl- reichen Mankos: Der Controller benötigt ein tiefes IT-Wissen, seine Expertise und Schwerpunkte der täglichen Arbeit verlagern sich von den eigentlichen Controlling-Aufgaben hin zu IT-technischen Tätigkeiten. So ist beispielsweise der Aufwand für die Erstellung des monatlichen Standardreportings sehr hoch. Zwar ist der IT- versierte Controller unabhängiger und flexibler in der Erstellung von individuellen Ad-hoc-Berichten, aber auch diese benötigen einen großen Zeitaufwand. Dazu kommen die Schwierigkeiten, die mit der Verwendung von Excel als Berichtsplattform verbunden sind. Die Grenzen von MS Excel Bei der Integration aller benötigten Berichts-Kennzahlen entstehen oft sehr große, langsam reagierende und mühsam zu bearbeitende Excel-Mappen, in denen Änderungen nur mit hohem Aufwand durchzuführen sind. Die in Excel gesetzte Obergrenze von 64.000 Elementen macht zudem die Auswertungen über größere Daten- bestände problematisch. Bei der Analyse einer umfangreichen Kundenliste beispielsweise ist es nicht möglich, ein "Top-Ten- Ranking" zu erstellen, wenn der Kundenstamm mehr als 64.000 Kunden umfasst. Die Excel-Berichte sind zudem sehr fehleranfällig; Zahlendreher und Verknüpfungsfehler sind beispielsweise fast schon ’Standardfehler’ bei der manuellen Bearbeitung. Gravierend ist das zeitraubende Verteilungsproblem.