Business Travel: Anforderungen an modernes Reisekosten Controlling

Business Travel: Anforderungen an modernes Reisekosten Controlling Peter Schmid, Geschäftsführer BrainNet Switzerland GmbH Warum gelingt es eigentlich nur den wenigsten Unternehmen, ein effizientes Reisekosten Controlling auf- und umzusetzen? Aussagen wie: „Wir vertrauen unseren Reisenden“ oder „Reisen gehört zu unserer Kultur, wir wollen dies nicht verhindern“, sind am häufigsten anzutreffen. Doch Reisekosten Controlling dient nicht dem Ziel, die Mitarbeiter zu überwachen. Vielmehr geht es um die Frage: Travel-Management ja oder nein? Denn zeitgemäßes Management der Reisekosten basiert auf der Verfügbarkeit von Daten. Wer über ein Reisekosten Controlling verfügt, hat folgende Vorteile: • eine bessere Verhandlungsposition mit Leistungsträgern wie Airlines, Hotels, Reisebüros etc. • sichtbare Einsparpotenziale • eine messbare Travel Policy Compliance • die Basis für den gezielten Einsatz von modernen Kommunikationsmitteln wie Webconferencing etc. Oder anders ausgedrückt: ohne effizientes Reisekosten Controlling kein Travel-Management. Und ohne Travel-Management keine Senkung der Reisekosten. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen sich nun der Frage widmen, wie Transparenz bei den Reisekosten entsteht. Um hierauf eine Antwort zu finden, müssen wir uns mit einigen Grundlagen auseinander setzen, beispielsweise: Aus welchen Quellen stammen die Daten, die wir für das Reisekosten Controlling brauchen? Und noch grundlegender: Wie definieren wir überhaupt Reisekosten? Beginnen wir mit der Definition. Der Begriff „Reisekosten“ umfasst sämtliche Kosten, die dann entstehen, wenn Mitarbeitende sich für das Unternehmen in Bewegung setzen. Da dies aber nicht nur Reisen ins Ausland betrifft, spricht man besser von „Mobilitätskosten“. Dazu gehören im Wesentlichen Ausgaben für: • Transport (Flug, Firmen-, Miet- oder Privatwagen, Bahn, Taxi, Bus etc.) • Übernachtung (Hotel) • Verpflegung (eigene oder Gästebewirtung, Pauschalen etc.) • Kommunikation (mobile Kommunikation, Internet etc.) • Events, Seminare, Kongresse Einen wichtigen Kostenfaktor lässt man dabei meist unbeachtet: den Faktor Zeit. Denn meist sind die Reisenden selbst das teuerste Element der Reise. Deshalb drängt sich auch die Frage auf, wie man Geschäftsreisen sinnvoll durch moderne Kommunikationsmittel (z.B. Webconference) substituieren kann. Woher können wir nun diese Daten beziehen? Während Flugreisen durch Reisebüro oder Kreditkarte präzise dokumentiert sind, müssen die Kosten für die übrigen Leistungen meist mühsam gesucht werden. Die üblichen Datenquellen sind: Kreditkarten (sofern Firmenkarten im Einsatz), Buchhaltung, Reisekostenabrechnungen, Kreditorenrechnungen etc. Durch diese Vielfalt der Quellen sind die wenigsten Unternehmen in der Lage, die Mobilitätskosten zu messen. Hinzukommt, dass in den Firmen meist mehrere Personen mit dem Thema Mobilitätsmanagement beschäftigt sind, was ein ganzheitliches Kostenmanagement erschwert. Modernes Reisekosten Controlling bedingt, dass die Ausgaben messbar sind und folgende Aussagen gemacht werden können: 1) Wie hoch sind die gesamten Mobilitätskosten im Unternehmen und wie entwickeln sie sich? 2) In welche Kostenarten gliedern sich diese Kosten auf (Fuhrpark, Flug, Hotel etc.)? 3) Wer reist wohin und zu welchem Zweck (interne Meetings, Kundenbesuche, Ausbildung)? 4) Wird die Reiserichtlinie eingehalten? 5) Gibt es Konsolidierungspotenziale für den Einkauf? 6) Wird der kostengünstigste Preis pro Reise erzielt? Diese Informationen sollen systematisch verfügbar, also in regelmäßigen Zeitabständen abrufbar sein. Wie kann nun ein effizientes Controlling der Reisekosten eingeführt und umgesetzt werden? Dieser Prozess lässt sich in 4 Phasen unterteilen: a) Festlegung Bedarf und Umfang b) Definition der Datenquellen c) Messung d) Umsetzung a) Festlegung Bedarf und Umfang Reisekosten Controlling macht dann Sinn, wenn der Bedarf danach intern erkannt wird. Bei Reisekosten von ca. € 300.000 und mehr pro Jahr bestehen erhebliche Einsparpotenziale und die Möglichkeit, firmenspezifische Verträge mit Leistungsträgern abzuschließen. Deshalb ist dies auch eine sinnvolle Untergrenze für unser Thema. In Abhängigkeit von Firmengröße, Reisetätigkeit und Unternehmenskultur sind folgende Messgrößen (Key Performance Indicators) angebracht: - Gesamtausgaben Mobilität - Entwicklung Ist-Kosten gegenüber Budget - Durchschnittskosten Flug und Hotel an die Top-10-Destinationen - nicht genutzte Sparpotenziale Flug - Abweichungen von der Reiserichtlinie - Kostenentwicklung Fuhrpark gesamt und pro Fahrzeug - Nutzung Video- und Webconference-Einrichtungen - Umsetzung der Verträge mit Leistungsträgern - %-Aufteilung nach Grund der Reise Wichtig ist es auch zu klären, wer die Empfänger dieser Zahlen sind. Während der Vorstand einmal pro Jahr eine Übersicht über die Entwicklung der Gesamtkosten haben will, brauchen die Kostenstellenleiter ein monatliches Update. Eine wichtige Rolle spielt auch der Einkauf, der für Lieferantenverhandlungen gerüstet sein muss. b) Definition der Datenquellen Wenn es um Controlling geht, bildet die Buchhaltung die sicherste Datenquelle. Leider genügen die dort üblicherweise vorhandenen Daten den Anforderungen in Bezug auf Reisekosten meist nur bedingt. Wichtige Informationen bietet jedoch die Kreditorenbuchhaltung, wenn es um Gesamtumsätze gewisser Lieferanten geht (z.B. Hotels, Bahn etc.). Als Alternative bietet sich die Reisekostenabrechnung an. Dort sind viele Informationen enthalten, z.B. der Grund der Reise, Aufteilung nach Kostenarten etc. In den meisten Unternehmen sind diese Informationen jedoch nicht in einem auswertbaren Format verfügbar. Als Lösung bietet sich Reisekostensoftware an, die für verschiedene Unternehmensgrößen einsetzbar ist. Unternehmen, die Reisekostensoftware einsetzen, verfügen meist über sehr gute Reporting-Möglichkeiten. Eine solche Lösung muss jedoch sorgfältig evaluiert werden. Da die obigen Quellen meist nur bedingt zur Verfügung stehen, hat sich folgende Lösung als alltagstauglich erwiesen: Einsatz von Firmenkreditkarten in Kombination mit einer Reporting-Software (z.B. „AirPlus Information Manager“ oder ähnliche). Dadurch lassen sich auch Hotel- und Mietwagenkosten erfassen und messen. Eine wichtige Statistik kann jedoch nur das Reisebüro liefern: die Nutzung des niedrigsten Preises pro Reise respektive die Einhaltung der Reiserichtlinie. Diese so genannte „lost opportunity“- oder „missed savings“-Auswertung ist ein nützliches Instrument zur Überwachung der Reisekosten. c) und d) Messung und Umsetzung Sobald die entsprechenden Entscheidungen gefällt sind, geht es darum, die Kosten regelmäßig zu messen. Doch damit nicht genug: Es muss ebenso festgelegt werden, wie in Fällen der Nicht- Einhaltung der Reiserichtlinie vorgegangen werden soll. Hier bedarf es auch der Durchsetzungsmöglichkeit der entsprechenden Stellen. Dem Reisebüro sollte ebenfalls ein Teil der Umsetzungsverantwortung übergeben werden, wenn Reisende Tickets buchen wollen, die nicht innerhalb der Policy liegen. Für die meisten Unternehmen lohnt es sich, ein effizientes, datengestütztes Reisekostencontrolling umzusetzen. Gerade in Zeiten, in denen sich die Leistungsträger wie Airlines, Hotels, Reisebüros etc. einen intensiven Preiskampf liefern, sollten die vorhandenen Sparpotenziale genutzt werden. Dies ist nur möglich, wenn man seine Mobilitätskosten im Detail messen kann. Gleichzeitig empfehlen wir, als Grundlage auch die Travel Policy des Unternehmens an die heutigen Bedürfnisse anzupassen.