Rechtssicherheit in der E-Mail-Kommunikation: Das Thema „Compliance“ stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen

Rechtssicherheit in der E-Mail-Kommunikation: Das Thema „Compliance“ stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen Sicherheitsaspekte und gesetzliche Vorschriften beherrschen mittlerweile den virtuellen „Briefwechsel“ per E-Mail. Firmen, die die Sicherheit in der E-Mail-Kommunikation vernachlässigen, drohen nicht nur der Verlust geschäftskritischer Daten und damit verbundene Image-Schäden, sondern auch empfindliche Straf- und Bußgelder. Hinzu kommen Schadensersatzansprüche Dritter. Verantwortliche müssen im Ernstfall sogar mit Gefängnisstrafen rechnen. Die Ausrichtung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit E-Mails ist damit immer häufiger an die Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen sowie Unternehmensrichtlinien gebunden. So müssen Unternehmen beispielsweise geschäftsrelevante E-Mails je nach Inhalt über bestimmte Zeiträume revisions- und manipulationssicher aufbewahren. Auch das Wiederherstellen und Löschen von E-Mails muss gesetzlichen Vorschriften entsprechen und wird immer mehr zu einem unternehmenskritischen Prozess. Die Beweislast liegt bei den Unternehmen! Unternehmen, die diese Entwicklung verschlafen, könnten angesichts der Folgen wirtschaftliche Nachteile erleiden. So sieht das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nach seinen jüngsten Änderungen beispielsweise wesentlich mehr Anspruchsgrundlagen vor, wenn jemandem durch fehlerhafte oder fahrlässige Nutzung und Aufbewahrung personenbezogener Daten Schaden entstanden ist. Besonders prekär: Die Beweislast liegt nicht beim Geschädigten, sondern beim Verursacher, der die ordnungsgemäße Handhabe der Informationen belegen muss. In die Flut gesetzlicher Vorschriften reihte sich zu Jahresbeginn das so genannte „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) ein, das mit seinem Inkrafttreten am 01. Januar 2007 neue formale Anforderungen an die geschäftliche E-Mail-Kommunikation stellt. Das EHUG verpflichtet Unternehmen in erster Linie zur Angabe von spezifischen Kenndaten innerhalb der geschäftlichen Korrespondenz via Internet. Was bereits seit Jahren Gültigkeit für gedruckte Briefsachen hat, findet nun seinen Niederschlag in der elektronischen Kommunikation. Die bekannten Angaben, die sich bislang zumeist in der Fußzeile eines Geschäftsbriefes wieder finden – darunter Informationen zur Rechtsform, zum Unternehmenssitz und Handelsregister – sind seit Anfang des Jahres auch in der geschäftlichen E-Mail zu nennen. Der Gesetzgeber hat hierzu unter anderem in den Paragraphen 125a HGB, 80 AktG und 35a GmbHG verpflichtende Mindestangaben festgesetzt. Betroffen von der jüngsten Änderung sind generell alle Unternehmen mit externem E-Mail-Verkehr. Die Kennzeichnungspflichten bestehen selbst für elektronische Versandbestätigungen und Lieferscheine. Steigende Nachfrage nach Lösungen für ein gesetzeskonformes E-Mail- Management Es ist somit wenig verwunderlich, dass die Einhaltung rechtlicher Anforderungen im Rahmen des E-Mail-Managements – in der Fachsprache „Compliance“ genannt – zunehmend an Bedeutung gewinnt. Die Anforderungen an Lösungen im E-Mail-Bereich werden dabei immer umfassender. Dafür sorgt nicht zuletzt der Gesetzgeber mit weitreichenden Regularien und Bestimmungen. Ein Anstieg der Nachfrage nach Software, die ein gesetzeskonformes E-Mail-Management ermöglichen – wie zum Beispiel die Lösungen MailArchive und MailSecure der GROUP Technologies AG – ist damit zu erwarten. Derartige Lösungen müssen intelligent und anpassungsfähig sein. Immerhin gilt es unternehmensspezifische E-Mail-Geschäftsprozesse zu berücksichtigen. Um dies zu realisieren, muss die E-Mail-Kommunikation eng an die Geschäftsprozesse gekoppelt und so organisiert werden, dass ein- und ausgehende E-Mails samt ihrer Anhänge auf das Einhalten gesetzlicher und betrieblicher Vorgaben geprüft werden. Geprüfte Nachrichten lassen sich im Idealfall unterschiedlich weiterverarbeiten, zum Beispiel, automatisiert zustellen, archivieren oder aber in Quarantäne stellen. Fazit: Um Rechtssicherheit in der elektronischen Kommunikation zu erlangen, müssen Prozesse definiert und automatisiert werden. Unternehmen sollten daher vor der Anschaffung prozessgesteuerter E-Mail-Management-Lösungen nicht zurückschrecken. Denn diese können im Zweifelsfall einen entscheidenden Beitrag zum wirtschaftlichen Fortbestand und zur Reputation eines Unternehmens leisten.