Rechtliche Verordnungen bei der E-Mail-Archivierung

Rechtliche Verordnungen bei der E-Mail-Archivierung Angesichts exponentiell steigender Datenmengen speziell im Bereich Messaging und E-Mail fällt IT-Verantwortlichen in Unternehmen eine wachsende Verantwortung bei der Archivierung der geschäftlichen Kommunikation zu. Elektronische Nachrichten aller Art sind geschäftskritische Unterlagen, die entsprechend behandelt und verwaltet werden müssen. E-Mails unterliegen zudem einer Reihe interner Regularien sowie gesetzlicher Archivierungspflichten. Werden diese nicht eingehalten, kann das Unternehmen bei einer Betriebsprüfung oder in einem Rechtsstreit schnell in Schwierigkeiten geraten. Daher gehört es zu den größten Herausforderungen eines Unternehmens, diese Anforderungen rechts- und revisionssicher umzusetzen und praktikabel in den Arbeitsalltag einzubinden. Nicht jedem Nutzer ist bewusst, dass per E-Mail rechtsverbindlich Verträge abgeschlossen, verändert oder aufgehoben werden können. Eine solche Rechtsfolge kann schon durch den Austausch zweier formloser elektronischer Erklärungen – insbesondere E-Mail und Reply-E-Mail – eintreten. Das Gesetz verlangt die Aufbewahrung von „Handelsbriefen“ und damit der gesamten Geschäftskorrespondenz des Unternehmens – einschließlich der E-Mails mit geschäftlichem Bezug. Hierzu zählen nicht nur Auftragsunterlagen, Lieferpapiere und Rechnungen, sondern auch Reklamationsschreiben samt dazugehöriger Stellungnahmen sowie Produkt- und Preislisten. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Art der Unterlagen und können bis zu zehn Jahren betragen. Finanzielle Folgeschäden bei falschem Umgang mit E-Mails Mitarbeiter, die ihre E-Mails auf eigene Faust kategorisieren, verändern oder löschen, handeln im Hinblick auf die EMC Software Group Seite 1 von 4 Aufbewahrungspflichten und die möglichen Folgen eines Verstoßes grob fahrlässig. Verstöße werden dem Unternehmen zugerechnet, das im Ergebnis zumeist für die Versäumnisse seiner Mitarbeiter haftet. Im rechtlichen Sinne sind dies Verstöße gegen die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht, die erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen können: Wird durch die Löschung oder Veränderung geschäftsrelevanter Mails wissentlich die Übersicht über den Vermögensstand des Unternehmens erschwert, kann dies mit einer Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder einer Geldstrafe geahndet werden. Bei Unvollständigkeit steuerrelevanter Unterlagen drohen Bußgelder, Zwangsschätzung und der Verlust von Steuervergünstigungen. Fahrlässigkeit kann zur Verurteilung führen Auch in einem Zivilprozess kann sich der fahrlässige Umgang mit E-Mails negativ auswirken. Eine Partei kann schon allein deswegen unterliegen, dass sie Tatsachen, für die sie beweispflichtig ist und die elektronisch dokumentiert sind (bzw. sein müssten), nicht oder nicht rechtzeitig belegen kann. Dass dies keine leeren Drohungen sind, zeigt eine Reihe von entsprechenden Gerichtsurteilen in der letzten Zeit. So verurteilte ein US-Gericht im Mai 2005 eine bekannte Investmentbank zu einer Millionenstrafe, unter anderem weil die Verantwortlichen für einen Rechtsstreit relevante E-Mails nicht auffinden und dem Gericht vorlegen konnten. Wer also nicht rechtzeitig gezielten Zugriff auf archivierte, sicher aufbewahrte elektronische Geschäftspost nehmen kann, läuft Gefahr, allein durch Versäumung der richterlich gesetzten Fristen einen Prozess zu verlieren. Exemplarisch für diesen Bereich ist auch ein Rechtsstreit zweier Unternehmen aus dem Jahre 2001. Vordergründig stritten sich die Parteien um die verzögerte Einführung einer ERP-Software, wesentlicher Teil des Prozesses war aber der richtige und EMC Software Group Seite 2 von 4 gesetzeskonforme Umgang mit geschäftsrelevanten E-Mails. Nachdem die Einführung der ERP-Software für alle Niederlassungen der Klägerin durch das beklagte IT-Service- Unternehmen zum vertraglich vereinbarten Zeitpunkt nicht abgeschlossen war, trat Erstere von dem Vertrag zurück. Für bereits bezahlte Lizenzkosten, nutzlos angeschaffte Hardware und neu eingestellte Arbeitskräfte verlangte das Unternehmen entsprechenden Schadens- und Aufwendungsersatz. Die Beklagte kam diesen Forderungen nicht nach, schließlich waren beide Unternehmen laut Aussage der Beklagten übereingekommen, dass der abgestimmte Zeitrahmen nicht einzuhalten ist. Die Klägerin hat dies bestritten. Die E-Mail- Korrespondenz, die diese Fakten beweisen sollte, konnte von der beweispflichtigen Beklagten allerdings nicht vorgelegt werden. Daher verurteilte sie das Gericht zur Zahlung der eingeklagten Summe. Revisionssichere Archivierung Durch eine umfassende Backup- und Archivierungsstrategie können Unternehmen eine solche Verurteilung leicht verhindern. Wichtig ist dabei nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben bei der Archivierung handels- und steuerrechtlich relevanter Daten. Ebenso wichtig ist die vollständige Dokumentation von Geschäftsvorgängen unter den Gesichtspunkten der Beweisrelevanz und des unternehmensinternen Informations-Managements. Autoren: Dr. jur. Jens Bücking, Rechtsanwalt und Joachim Weber, Director SE EMEA ESG Practice, EMC Software Group (ESG) EMC Software Group Seite 3 von 4 Weitere Informationen: EMC Software Group Deutschland Fink & Fuchs Documentum GmbH Public Relations AG Lothar Hänle Patricia Linke Inselkammerstraße 2 Fürstenrieder Straße 62 82008 Unterhaching 80686 München Telefon (089) 66668-10 Telefon (089) 58 97 87 11 Telefax (089) 66668-1111 Telefax (089) 58 97 87 50 haenle_lothar@emc.com Patricia.linke@ffpr.de www.emc2.de http://www.ffpr.de www.documentum.de Kurzprofil EMC: Die EMC Corporation (NYSE: EMC) mit Hauptsitz in Hopkinton, Massachusetts (USA), entwickelt und vertreibt Produkte, Services und Komplettlösungen für das Management und die Speicherung von Informationen. Damit können sämtliche Daten effizient verwaltet, geschützt und innerhalb einer Organisation bedarfsgerecht verteilt werden. Unternehmen aller Größen sind so in der Lage, jederzeit den maximalen Wert aus ihren Informationen zu ziehen (www.emc2.de). EMC Software Group Seite 4 von 4