Internationales Technologieunternehmen erfüllt mit einer Lösung von iGrafx rasch und wirtschaftlich SOX-Anforderungen

Case Study ® Prozess-Management-Lösungen Internationales Technologieunternehmen erfüllt mit einer Lösung von iGrafx rasch und wirtschaftlich SOX-Anforderungen Der Hintergrund der Prüfer besteht im Grunde genommen darin, die erforderlichen periodischen Be- Die US-Kongressabgeordneten Michael richte und ihre Formatierung zu beschrei- Oxley und Paul Sarbanes brachten 2002 ben; die Berater sind für die Definition ZUSAMMENFASSUNG eine Gesetzesinitiative zur Regulierung der und Dokumentation von Risikokategorien, Unternehmensführung ein, die eine tief- Kontrollsystemen und anderen organisato- greifende Änderung in der Unternehmens- rischen Anforderungen zuständig. Fokus berichterstattung mit sich brachte. Als die Internationales Technologie- Corel Corporation 2006 als öffentlich ge- unternehmen bereitet sich auf handeltes Unternehmen an der US-Börse Die Herausforderung die SOX-Zertifizierung als in den NASDAQ notiert wurde, unterlag sie folg- USA öffentlich gehandeltes lich der Verpflichtung, die Bestimmungen Der Direktor der internen Prüfungsabtei- Unternehmen vor des Sarbanes-Oxley Act (SOX) umzusetzen. lung, Romeo Dizon, der Prozessanalyst Greg Hill und der Berater John Baarda Dies bedeutete für Corel, ein wirksames leiten die Umsetzung der Vorgaben nach Herausforderung internes Kontrollsystem zu etablieren, Richt- Art. 404 des Sarbanes-Oxley Act durch linien für die Finanzberichterstattung zu de- die Abteilung für interne Prüfungen und Nachweis adäquater Kontroll- finieren und die weitere Durchführung in Kontrollen. “Vor dem Einsatz von Enter- systeme zur Veröffentlichung jährlichen Berichten zu dokumentieren. Als prise Modeler haben wir die detaillierten korrekter und vollständiger Muttergesellschaft von iGrafx hatte Corel Einzelprozesse innerhalb des Geschäfts- Finanzberichte durch Anpas- einen Vorsprung bei der Herausforderung, ablaufes mit Hilfe von standardmäßiger sung interner Prozesse an die erstmals die SOX-Richtlinien zu erfüllen. Textverarbeitung dokumentiert. Sobald Erfordernisse einer externen die Prozesseigner diese Dokumente über- Mit Hilfe einer eigenen Anwendung, die Prüfung prüft hatten, mussten die gewünschten genau für diesen Zweck entwickelt wurde, implementierte das Finanzteam von Corel Änderungen in eine neue Version einge- ® ™ iGrafx Enterprise Modeler zusammen mit arbeitet werden. Zudem war es nötig, die Lösung ™ SOX Accelerator , einer Rahmenkompo- Kontrollsysteme, die in den Interviews mit iGrafx-Lösungen für nente für die Dokumentation, Verwaltung den Geschäftsprozesseignern zunächst Prozessanalyse und und Prüfung von Finanzprozessen sowie nicht dokumentiert wurden, zu identifizie- Repositorien, einschließlich ren. Dazu mussten die Abläufe minutiös internen Kontrollsystemen entsprechend iGrafx SOX Accelerator™ durchgegangen werden. Es war eine dem Sarbanes-Oxley Act. enorme Aufgabe, alle Dokumente global Mit über 100 Millionen Benutzern weltweit zu aktualisieren, Versionen zu verfolgen Vorteile ist Corel ein führender Hersteller von Soft- und sicherzustellen, dass die Daten über- - Höhere Effizienz und Flexibili- ware für digitale Medien, Grafik und Pro- einstimmen. Jede Änderung in einer Datei tät gegenüber vergleichbaren duktivität. Corel vertreibt seine Produkte in musste an zwei oder drei weiteren Stellen Lösungen über 75 Ländern und über seine eigenen ebenfalls vorgenommen werden”, meint - Unternehmensweite Prozesse internationalen Webseiten. Der Hauptsitz Hill. werden in einem zentralen des Unternehmens befindet sich in Ottawa, Repository dokumentiert und Kanada. Das Unternehmen unterhält außer- “Wie bereits erwähnt, erfordert die Doku- verwaltet mentation der betrieblichen Vorgänge vor dem Niederlassungen in den USA, China, - Ansprechend formatierte und ihrer Fertigstellung zahlreiche Durchgänge, leserfreundliche Berichte für Japan, Großbritannien und Deutschland. um alle relevanten Kontrollsysteme zu do- externe Prüfer - Implementierung der Lösung Üblicherweise erfordert die Erfüllung der kumentieren”, so Dizon. “Mit Enterprise über Kontinente und interne SOX-Richtlinien die unternehmensweite Modeler war Versionskontrolle plötzlich Kompetenzbereiche hinweg Zusammenarbeit von Beratern und internen kein Problem mehr. Es ist ohnehin sehr - Gesteuerte Datenänderungen Prüfern, um ein Modell zu definieren und aufwändig, die Richtlinien von Art. 404 während des Prüfungs- zu konfigurieren, das an die speziellen An- SOX zu erfüllen, und wir möchten daher prozesses forderungen angepasst ist. Die Aufgabe absolut sichergehen, dass unsere Prüfer Case Study Prozess-Management-Lösungen wirklich die aktuellen und umfassendsten ebene wurden kritische Konzernrichtlinien Dokumente erhalten.” identifiziert, beispielsweise Beschränkun- gen im Aktienhandel, IT-Nutzung oder Ein Implementierungskriterium war dabei externe Kommunikation betreffend - und die Einführung einer standardisierten Rah- somit auch der Nachweis erbracht, dass menkomponente, mit der fünf geografisch die Mitarbeiter auf allen Ebenen sich über über Deutschland, Taiwan, Kalifornien und erlaubte und unerlaubte Praktiken im Kanada verstreute Teammitglieder arbei- Klaren sind. “Ein Prüfer ordnet natürlich die ten konnten. Dokumente sofort nach seinem “Richtlinien werden von den verschieden- System - und macht es damit für Das Team benötigte also ein Tool, das ein sten Abteilungen herausgegeben”, so Hill. interne Mitarbeiter fast unmöglich, verteiltes Arbeitsmodell unterstützt. Einzel- “Eine der Voraussetzungen des Sarbanes Datenänderungen zu verwalten. personen musste es innerhalb von unter- Oxley Act besteht in der Dokumentation Mit den Tools von iGrafx ist es uns möglich den Prüfern Berichte zur schiedlichen Kompetenzbereichen möglich von Richtlinienänderungen und ebenso in Verfügung zu stellen, die im ge- sein, in Echtzeit Berichte in genau den der Richtlinientransparenz für Mitarbeiter. wünschten Format ausgegeben Formaten zu erstellen, die von externen Mit der Komponente Web Central™ stellen werden, und gleichzeitig den Prüfern gefordert werden, und das Team wir Verknüpfungen zum Repository her, so Überblick über Änderungen und musste daneben die Änderungen verwal- Dokumentationsversionen behalten” dass alle Mitarbeiter eine Richtlinie einse- ten können. “Prozesse ändern sich mit der hen, diese aber nur von ihrem Eigner ge- John Baarda, Zeit”, erläutert Hill. “Wir benötigten daher ändert werden kann.