Ein BPMS alleine macht noch kein Prozessmanagement

Prof. Dr. Thomas Allweyer
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Ein BPMS alleine macht noch kein Prozessmanagement
Noch immer gibt es zwei unterschiedliche Sichtweisen auf das Geschäftspro-
zessmanagement: Die eher fachlich-betriebswirtschaftliche Management-Sicht
und die softwaretechnisch geprägte IT-Sicht. So sind die fachlich orientierten
Prozessmodelle und -beschreibungen, wie sie etwa im Rahmen des Qualitäts-
managements oder zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen (Sarbanes -
Oxley, Basel II, u.ä.) erstellt werden, nicht präzise genug, um als Spezifikation
für die zur Prozessabwicklung benötigte Software zu dienen. Andererseits las -
sen sich die von einem Workflow- oder Business Process Management-System
(BPMS) ausführbaren Prozessmodelle der IT-Sicht in der Praxis nicht ohne wei-
teres dazu verwenden, manuell durchgeführte Prozessschritte und komplexe
organisatorische Aspekte zu beschreiben, oder ein unternehmensweites
Prozesskostenmanagement darauf aufzubauen.
Ein durchgängiges Prozessmanagement erfordert die Integration aller Aktivi -
täten des Prozessmanagement-Kreislaufs – von der strategischen Planung über
den Entwurf und die Implementierung der Prozesse bis zum Controlling (vgl.
Abbildung 1). Im Folgenden wird untersucht, wie weit sich mit den heute vorhan-
denen Geschäftsprozessmanagement-Tools und Technologien eine solche
durchgängige Unterstützung erreichen lässt – und welche Konsequenzen dies
für den Aufbau eines unternehmensweiten Geschäftsprozessmanagement hat.

                            Strategisches Prozessmanagement
                              Kernprozesse u. Ziele festlegen
                              Prozessorientierung etablieren
                              Balanced Scorecard
                              Business Process Outsourcing
                  Prozessentwurf                       Prozesscontrolling
           Prozesse modellieren                   Kennzahlen erheben
           Prozesse analysieren: Prozess-         Prozesse planen und steuern
           kostenrechnung, Simulation             Business Activity Monitoring
           Sollprozesse entwerfen                 Ständige Verbesserung

                                 Prozessimplementierung
                              Change Management
                              Informationssysteme
                              implementieren: ERP, BPMS
                              Informationssysteme integrieren

        Abbildung 1: Der Prozessmanagement-Kreislauf (Quelle: Allweyer 2005, S. 91)




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Vision: Komplett systemgestützter Kreislauf

Die Vision einer komplett integrierten Systemunterstützung des gesamten
Prozessmanagement-Kreislaufs könnte folgendermaßen aussehen: Auf strategi-
scher Ebene werden die Kernprozesse des Unternehmens sowie das unterneh-
mensübergreifende Gesamtwertschöpfungsnetzwerk festgelegt und konkret
messbare Ziele und strategische Kennzahlen definiert. Idealerweise wird dies
bereits mit Hilfe eines Softwaretools dokumentiert, so dass die Ergebnisse der
strategischen Planung im Prozessentwurf nahtlos weiterverarbeitet werden kön-
nen.
Die Modellierung im Rahmen des Prozessentwurfs erfolgt mit Hilfe eines
Modellierungstools, wobei das verwendete Werkzeug alle mit den Prozessen in
Verbindung stehende Aspekte abdecken sollte. So sollte es nicht nur möglich
sein, Vorgaben ür die Entwicklung und Einführung von Informationssystemen
                  f
zu definieren, sondern zugleich Arbeitsanweisungen für manuell durchzuführen-
de Tätigkeiten zu generieren, Dokumentationen für die Erfüllung von Complian-
ce-Anforderungen sowie das Qualitäts- und Umweltmanagement zu erzeugen,
Service Level Beschreibungen für interne und externe Dienstleister zu erstellen
usw. Wichtige Funktionen solcher Tools sind weiterhin die Möglichkeit, die auf
strategischer Ebene definierten Ziele und Kennzahlen weiter zu verfeinern und
sie den Prozessen zuzuordnen, um hieraus Messvorschriften für das Prozess-
controlling erzeugen zu können.
Ein nicht unbeträchtlicher Teil der im Rahmen der Prozessmodellierung verwen-
deten Informationen befindet sich in verschiedenen anderen Informations -
systemen. Von Bedeutung sind z. B. organisatorische Informationen, die etwa in
Personalmanagementsystemen vorhanden sind, Kostenrechnungs informationen
aus den Finanzsystemen (zum Aufbau einer Prozesskostenrechnung) oder Ver-
einbarungen mit Geschäftspartnern, um unternehmens übergreifende Prozesse
gestalten und Service Level Agreements definieren zu können. Eine Syn-
chronisation derartiger Daten zwischen Prozessmodellierungswerkzeugen und
den betreffenden operativen Systemen wäre wünschenswert.

Prozessimplementierung: organisatorische Aspekte

Die Implementierung der entworfenen Prozesse hat eine organisatorische sowie
eine informationstechnische Seite. Zur Schaffung der organisatorischen Voraus -
setzungen ist es insbesondere erforderlich, den Mitarbeitern gezielt die benötig-
ten Informationen bereitzustellen. Neben der automatischen Generierung von
Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen und ähnlichen Dokumenten sind hier
insbesondere Prozessportale im Intranet ein nützliches Werkzeug. Diese sollten
rollenbasiert konfiguriert werden können, so dass jeder Mitarbeiter die für seine
Tätigkeiten erforderlichen Prozessbeschreibungen, Ziele, Kennzahlen etc. in
einer benutzerfreundlichen Art und Weise zur Verfügung gestellt bekommt. Hier-
zu genügt es nicht, einfach umfangreiche Prozessmodelle ins Intranet
einzustellen, die Informationen müssen vielmehr zielgruppengerecht präsentiert
werden.



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Auch der Zugang zu den von den Mitarbeitern verwendeten operativen Anwen-
dungssystemen sollte über dieses Portal erfolgen, so dass es tatsächlich für die
tägliche Arbeit genutzt wird, und jeder Mitarbeiter die Prozessbeschreibungen
immer verfügbar hat. Inhalte und rollenbasierte Konfiguration des Prozessportals
sollten sich direkt aus den Prozessmodellen generieren lassen, so dass die
Portalinhalte tatsächlich mit den aktuellen Prozessen übereinstimmen.

Prozessimplementierung: BPMS und SOA

Bei der Umsetzung der Prozesse in Informationssysteme liegt zunächst der
Gedanke an Workflow Management- oder Business Process Management-Sys-
teme (BPMS) nahe. Hierfür sind ausführbare Prozessmodelle erforderlich,
formuliert beispielsweise mit Hilfe der Business Process Execution Language
(BPEL). Die im Prozessentwurf aus fachlicher Sicht erstellten Prozessmodelle
sind hierfür – insbesondere hinsichtlich technischer Aspekte – nicht detailliert
genug. Sie müssen daher verfeinert und in BPEL oder eine andere ausführbare
Repräsentation überführt werden. Idealerweise erfolgt dies zu einem Großteil
automatisiert. Wo manuelle Ergänzungen erforderlich sind, sollten die
verwendeten Tools sicherstellen, dass diese nach Änderungen des fachlichen
Prozessmodells erhalten bleiben.
Das BPMS muss bei der Ausführung der Prozesse jeweils die benötigten
Anwendungsfunktionen aufrufen. Diese können in verschiedenen Systemen und
auf verschiedenen Plattformen vorhanden sein. Sie werden in Form von
Services – zumeist Webservices – zu Verfügung gestellt, so dass sie auf einheit-
liche Weise aufgerufen werden können. Die Zerlegung großer, monolithischer
Anwendungen in kleine Services erhöht die Flexibilität, da sich einzelne
Services vergleichsweise leicht austauschen lassen.




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                                    Fachliche Modelle
            Leistungen, Prozesse, Funktionen, Daten, Organisation, Kennzahlen, ...


                                                   Übergang zur Software-
        Customizing / Austausch                    Entwicklg./Generierung
        v. Kosten-/Organisations-
              informationen Konfigu-                                       Austausch
                                          Ableitung                    v. Organisations-
Kennzahlen-                     ration                                   informationen
definitionen                             ausführbarer      Eigen-
                   Standard-               Modelle                                   Generierung
                                                         entwickelte
                   software-
                                                          Services
                 komponenten
                                                                         Directory
                                                                        (Benutzer,
   Business                                                            Ressourcen)
  Intelligence                              BPMS

                                                                                     Dokumen-
                                                                                      tationen:
Legende                                                                              SOX, QM,
                                                                                      SLAs, ...
     Austausch fachlicher
     Modellinformationen                 Portal
     Zusammenspiel im
     Betrieb

     Abbildung 2: Die Umsetzung fachlicher Modelle in Informationssysteme hat viele Facetten.


Spezifikation von Services

In einen Prozess einzubindende Services können einerseits individuell ent -
wickelt, andererseits von Standardsoftware-Systemen zur Verfügung gestellt
werden. Im Rahmen des Prozessentwurfs werden die benötigten Funktionen
sowie die zu verarbeitenden Daten bereits aus fachlicher Sicht beschrieben. Die
resultierenden Prozess-, Funktions- und Datenmodelle definieren somit die
funktionalen Anforderungen an die benötigen Services. Die betreffenden
Informationen aus den Prozessmodellen müssen daher in Modelle der Software-
Entwicklung überführt werden, typischerweise werden hierfür UML-Modelle
eingesetzt.

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