E-Mail Archivierung ‑ aber wie?

E-Mail Archivierung – aber wie? Die Bedeutung der E-Mail in der Geschäftskorrespondenz wächst. Gleichzeitig nehmen die behördlichen Auflagen für den Umgang mit E-Mail sowie die technischen und organisatorischen Herausforderungen durch die E-Mail-Fluten zu. Daraus ergeben sich die im Folgenden dargestellten Motive sowie die Empfehlungen für die planvolle Einführung der E-Mail Archivierung. Behördliche Auflagen Wenn ein Handelsbrief, also eine Bestellung, eine Auftragsbestätigung etc. heute als E-Mail verschickt wird, hat diese Mail im Geschäftsverkehr dieselbe rechtliche Bedeutung wie ihr Pendant in Papierform. Damit gelten im Wesentlichen dieselben Vorschriften des Handelsgesetzbuches für die gewissenhafte und fristgemäße Aufbewahrung dieser nunmehr elektronischen Dokumente. Während diesen Vorschriften bislang auch durch Ausdrucken und Abheften genüge geleistet wurde, vertritt die deutsche Finanzverwaltung seit Beginn dieses Jahres die Auffassung, dass sämtliche E-Mails, die steuerlich relevante Sachverhalte enthalten, elektronisch aufzubewahren sind. (Vgl. „Fragen und Antworten zum Datenzugriff der Finanzverwaltung“, Frage 8, BMF Referat IV A 7, 15.1.07 http://www.bundesfinanzministerium.de/cln_02/nn_3792/DE/Steuern/Veroeffentlichungen__z u__Steuerarten/Abgabenordnung/003.html ). Vereinfacht ausgedrückt bedeutet das: Alle Unterlagen, die man bisher in Papierform aufbewahren musste und die man heute per E-Mail erhält, müssen laut Bundesministerium der Finanzen elektronisch archiviert werden. Die Archivierung alleine reicht jedoch nicht aus, es wird auch der „geordneter Zugriff“ durch den Buchprüfer verlangt. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Vorschriften, die für einzelne Branchen oder für bestimmte Unternehmenstypen gelten. Sie wurden von ausländischen, zum Beispiel Sarbanes-Oxley Act, USA, oder internationalen, etwa Basel 2, Behörden und Verbänden erlassen. Darin wird teilweise die Archivierung des gesamten Mailverkehrs, teilweise ausgewählter Dokumentarten vorgeschrieben oder empfohlen. Welche Vorschriften auf das Unternehmen verpflichtend oder mit Empfehlungscharakter zutreffen, ist in jedem Einzelfall zu prüfen. Branchenverbände, Wirtschaftsprüfer und spezialisierte Berater unterstützen dabei. Organisatorische Erfordernisse Die behördlichen Auflagen stellen aus der Sicht des Unternehmens meist ein notwendiges Übel dar. Der effiziente Umgang mit der wachsenden Mail-Flut bietet dagegen einen echten Nutzen. Wie die traditionellen Papierdokumente müssen auch Mails geordnet aufbewahrt werden: zum Kunden, zum Auftrag oder zum Projekt. Immer noch eine übliche Methode ist das Ausdrucken und Abheften. Abgesehen von behördlichen Auflagen, die das als ausschließliche Ablage gegebenenfalls nicht zulassen, ist die Methode sehr aufwändig. Ziel der E-Mail-Archivierung muss also sein, geschäftsrelevante Mail elektronisch so geordnet zu archivieren, dass sie gemeinsam mit allen anderen zugehörigen Dokumenttypen, etwa Rechnungen, Lieferscheine, Dateien etc., übersichtlich im elektronischen Archiv gefunden werden. Systemtechnische Gründe Last but not least stellt die große Menge an E-Mails ein zunehmendes Problem für die Mailserver dar. Wie drängend das Problem vor allem in großen Organisationen ist, zeigt die hohe Zahl spezieller Mail-Archivsysteme, die für teures Geld beschafft wurden und ausschließlich der Entlastung der Mailserver dienen. In kleinen und mittelgroßen Organisationen lassen sich die behördlichen, organisatorischen und systemtechnischen Erfordernisse mit einem einzigen leistungsfähigen Dokumentenmanagement-System wie DocuWare problemlos abdecken. In Organisationen mit mehreren tausend E-Mail-Postfächern innerhalb einer Organisationseinheit kann es sinnvoller sein, die Aufgaben zu trennen und für die Server-Archivierung eine spezialisierte Lösung einzusetzen. Archivierung vollautomatisch oder benutzergesteuert Je nach Anforderung an die Archivierung von Mails kann oder muss diese vollautomatisch oder durch den einzelnen Benutzer erfolgen. Wenn behördliche Auflagen die Archivierung des gesamten Mailverkehrs erfordern, muss diese vollautomatisch erfolgen. Auch wenn eines der verfolgten Ziele die Entlastung des Mailservers ist, ist eine Archivierung ohne Benutzereingriff erforderlich. Der Vorteil dabei: Die Vollständigkeit der Archivierung ist nicht von der Gewissenhaftigkeit des Benutzers abhängig. Nachteil der vollautomatischen Archivierung ist, dass keine geordnete Ablage erfolgen kann, sondern alle Mails in einem „großen Topf“ landen. Wenn die behördlichen Auflagen eine Archivierung von Mails einer bestimmten Kategorie, etwa von Handelsbriefen, erfordern, oder wenn die Archivierung geordnet erfolgen soll und damit zur Effizienzsteigerung beitragen soll, muss die Archivierung vom kundigen Benutzer gemacht werden: Genauso wie bei Papierunterlagen muss er oder sie entscheiden, ob ein Dokument abgelegt werden soll und unter welcher Kategorie. Natürlich ist auch hier eine gewisse Automatisierung für gleichartig wiederkehrende Dokumente möglich. Ebenso muss das Archivsystem dem Benutzer die Ablage so einfach wie möglich machen und zum Beispiel die zu einer Mailadresse gehörenden Firmen- und Ansprechpartnernamen korrekt ermitteln. Vollautomatische Archivierung Die Archivierung des gesamten Mailverkehrs geschieht typischerweise serverseitig. Dabei stellt sich zunächst die Frage, wie mit Mails umgegangen werden soll, die als SPAM (unerwünschte, meist automatisch verschickte Werbemail) einzustufen sind. Prinzipiell empfehlen wir, SPAM mit zu archivieren. Dabei sollte sichergestellt sein, dass SPAM im Archiv auch als solcher gekennzeichnet ist. Damit kann in einem etwaigen Rechtstreit leichter begründet werden, warum eine Mail nicht empfangen und bearbeitet wurde. Des Weiteren sollten die Zugriffsberechtigungen auf das „Vollarchiv“ so eingestellt werden, dass jeder Benutzer nur seine eigenen Mails im Archiv einsehen kann. Damit ist auch keine gesonderte Zustimmung der Mitarbeiter erforderlich, da aus Anwendersicht nur eine Verlagerung der Daten vom Server auf das Archiv erfolgt, und niemand Zugriff auf private Mail eines anderen erhält. Wenn die Vollarchivierung auch aufgrund behördlicher Vorgaben erfolgt, müssen ausgewählte Personen Zugriff auf den gesamten Archivbestand erhalten. Diese Personen müssen ähnlich wie ein Systemadministrator erweiterte Datenschutzbestimmungen unterschreiben. Ob die Mitarbeiter oder der Betriebsrat in diesem Fall der Archivierung der Mail zustimmen müssen oder ob beispielsweise die reine Information der Mitarbeiter ausreicht, ist umstritten. Prinzipiell gilt hier wie vorher, dass der Zugriff auf die Daten im Archiv auch nicht unbedingt umfassender ist als im Mailsystem selbst, auf das entsprechend berechtigte Systemadministratoren ja auch vollen Zugriff haben können. Die Entscheidung muss aber letztlich jeder Betrieb individuell unter Berücksichtigung der jeweils aktuellen Rechtsprechung treffen. Um den Mailserver zu entlasten, können im Server selbst Automatismen eingestellt werden, die Mails eines bestimmten Alters einfach löschen. Das heißt, die Archivierung kann durchaus unmittelbar nach dem Ein- oder Ausgang einer Mail sozusagen „in Kopie“ erfolgen. Die Mails bleiben dann zunächst noch im Mailserver und werden von diesem erst nach einer bestimmten Zeit, zum Beispiel nach sechs Monaten, automatisch gelöscht. Der einzelne Mitarbeiter hat so zunächst den vollen Komfort seines Mail-Clients und später über das Archivsystem Zugriff auf sämtliche alten Mails, die er je erhalten oder versendet hat. Archivierung durch den Benutzer Die geordnete Ablage von Mails muss durch den Benutzer selbst erfolgen. Zu dessen Unterstützung werden bei der Ablage das Sendedatum, der Betreff und die Mailadresse des Absenders beziehungsweise des Empfängers vom Archivsystem automatisch übernommen und als Ordnungskriterium im Archiv eingetragen. Um eine Mail unter der gleichen Firma oder dem gleichen Ansprechpartner zu finden, unter der auch Papierbelege oder andere Dateien abgelegt sind, ergänzt das Archivsystem die entsprechenden Informationen, indem es sie anhand der E-Mail Adresse aus einer Adressdatenbank oder anhand zuvor abgelegter Mails ermittelt. Manchmal sind die Betreffzeilen einer Mail wenig aussagekräftig. Hier kann der Benutzer beim Ablegen der Mail noch Korrekturen vornehmen. Alle übrigen Kriterien, etwa eine spezifische Dokumentart („Bestellung“, „Auftragsbestätigung“, etc.) oder ein Projektname wählt er ebenfalls in diesem Moment. Durch mehrere Archivsymbole im Mail-Client können wiederkehrende Mails auch direkt bestimmten Projekten oder Vorgängen zugeordnet werden. Die Verantwortung für die gewissenhafte Ablage bleibt wie bei den Papierdokumenten beim Benutzer. Entsprechend sind zum Beispiel für die Archivierung steuerlich relevanter Mails geeignete Arbeitsanweisungen zu verfassen und vom Benutzer zu unterschreiben. Beide Archivierungsformen parallel Nun kommt der Wunsch auf, die automatische und benutzergesteuerte Archivierung so zu kombinieren, dass eine Mail nicht mehrfach archiviert wird. Nachdem die Anforderungen an Ablage und an Zugriff bei beiden Verfahren sehr unterschiedlich sind, haben sich entsprechende Versuche nicht bewährt. Man nimmt die Vollarchivierung und die geordnete Ablage getrennt, auch in getrennte Archive, vor. Die Vollarchivierung kann normalerweise so konfiguriert werden, dass für die entstehende Datenmenge preiswerte Festplatten oder DVD verwendet werden, und die Archive nach einer bestimmten Zeit auch offline ausgelagert werden. Mit dem neuen DocuWare REQUEST können beispielsweise selbsttragende Jahresarchive inklusive Abfragesoftware in einen Tresor gelegt werden. Die Mails für die „geordnete“ Ablage gelangen dagegen in Archive, die sich höher verfügbarer Storage-Systeme bedienen, zum Beispiel hochwertiger Festplatten-RAID- Systeme oder NAS- beziehungsweise CAS-Lösungen.