Corporate Governance und Beteiligungsmanagement

Corporate Governance und Beteiligungsmanagement In komplex organisierten Unternehmensgruppen sind Transparenz- und Compliance- Anforderungen immer schwieriger einzuhalten. Selbst bei bestem Willen der Muttergesellschaft stellen die schiere Zahl, die Heterogenität und die räumliche Verteilung der zahlreichen Beteiligungen eines Konzerns nicht zu unterschätzende Herausforderungen dar. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Corporate Governance-Thematik aus der Sicht eines modernen Beteiligungsmanagements. Von Monika Pürsing Unter Beteiligungsmanagement soll im Folgenden generell die Zusammenfassung von allen operativen und verwaltenden Aufgaben, die eine Unternehmensgruppe im direkten Umfeld ihrer Beteiligungen zu erfüllen hat, verstanden werden. Im Wesentlichen sind dabei drei Aspekte zu berücksichtigen: 1. Die Erfüllung von rechtlichen Pflichten, 2. Unterstützung der täglichen Arbeit und 3.die wertorientierte Steuerung des Beteiligungsportfolios. Diese drei Aspekte hängen auf das Engste zusammen und bedingen sich wechselseitig. 1. Zur wachsenden Bedeutung von Beteiligungsmanagement Egal welche Wachstumsstrategie ein Unternehmen einschlägt: Es wird immer tiefgreifende Auswirkungen auf die Beteiligungsstruktur haben. Unter dem Druck der Kapitalmärkte sind schnelle Entscheidungen und perfekte Umsetzung ein Gebot der Stunde. Es gilt, das zur Verfügung stehenden Kapital in die jeweils ertragsstärksten Unternehmensteile zu investieren. Oft kann das organische Wachstum alleine auch den Erwartungen der Investoren nicht genügen und es müssen Zukäufe getätigt werden. Im Ergebnis werden Tochtergesellschaften oder andere Formen der Beteiligungen immer mehr als Investments betrachtet und gesteuert. Der verwaltende Teil des Beteiligungsmanagements rückt gegenüber dem wertorientierten allerdings nicht in den Hintergrund, sondern stellt sich als eine wichtige Voraussetzung dar. a. Beteiligungsverwaltung Eine Vielzahl von administrativen Tätigkeiten müssen zweifelsfrei und effizient umgesetzt werden. So müssen – immer abhängig von Rechtsform der Gesellschaft und der jeweils gültigen Gesetzeslage – beispielsweise die Unternehmensgremien mit geeigneten Mitgliedern besetzt werden. Die Einbindung in Buchhaltung, Controlling und Reporting muss operativ vorgenommen werden, Bankvollmachten erteilt, Cash-Pooling organisiert und Rechtsgültigkeit von Verträgen geprüft werden. b. Beteiligungscontrolling Auch in den Konzernverwaltungen muss mit immer weniger Personal immer mehr erreicht werden. Dem Zwang zur effektiveren Verwaltung und beständigen Rationalisierung begegnen Unternehmen häufig mit einer Standardisierung der Prozesse, die letztendlich auch Outsourcing und Offshoring ermöglicht. Diese ausgelagerten Service-Einheiten müssen ebenfalls im Sinn des Gesamtkonzerns gesteuert werden. Der Einbindung in das Konzernberichtswesen kommt von daher eine besondere Bedeutung zu. c. Beteiligungssteuerung Alle Unternehmensgruppen, zumal börsennotierte, müssen in allen Unternehmensbereichen profitabel arbeiten, sonst werden sie zum Übernahmeziel von Finanzinvestoren. Es müssen also Informationen zur Entwicklung aller Beteiligungen in übersichtlicher und verlässlicher Form vorliegen, damit das Beteiligungsportfolio wertorientiert gesteuert werden kann. Verkürzt gesagt sind neben Personen- und gesellschaftsbezogenen Stammdaten auch Finanzkennzahlen und andere Performanceindikatoren von Interesse. Auch diese stehen in einem Konzern nicht ohne weiteres in der gewünschten Aktualität und Verlässlichkeit zur Verfügung. 2. Corporate Governance-Problematik Gerade jüngste Ereignisse bei deutschen Großkonzernen zeigen, wie in einem komplex organisierten Konzern, der sich den Herausforderungen einer einheitlichen Steuerung eines großen Gebildes mit einer dezentralen Verantwortungshierarchie gestellt hat, Compliance-Fragestellungen quasi von selbst auftauchen. Es wird ein immer tiefer gehendes Know-how über das rechtmäßige Agieren in einer Vielzahl von Märkten benötigt. Dieses kann in einem Konzern nur nachhaltig vorgehalten werden, wenn es über robuste Geschäftsprozesse als Infrastruktur bereitgestellt wird. Ein Beispiel: Wenn es einen definierten und dokumentierten Prozess zur Eingliederung von neuen Gesellschaften gibt, der von den handelnden Personen auch nicht abgeändert werden kann, sind Manipulationen deutlich erschwert. Über Mechanismen wie 4-Augen-Prinzip und vor allem eine nahtlose und revisionssicher abgelegte Dokumentation von Entscheidungen im M&A-Prozess werden die Hürden für unabgestimmtes Verhalten deutlich höher gelegt. Die eigentliche Corporate Governance-Problematik liegt in der Vermeidung unabsichtlicher Gesetzesverstöße. So entsteht für einen Mutterkonzern eine Meldepflicht, wenn ein Tochterunternehmen die Akquisition eines börsennotierten Unternehmens vornimmt. Durch das weltweite Agieren der Konzerne sind diese auch allen internationalen Verschärfungen und Wandlungen der entsprechenden Vorschriften unterworfen. Gerade im Konzernberichtswesen hat es dazu in den letzten Jahren enorme Änderungen geben, die alle dem Anlegerschutz nach den Bilanzfälschungsskandalen in USA und anderswo dienen sollen. Erst zum Januar 2007 wurden in Deutschland – im Zuge der Umsetzung der europäischen Transparenzrichtlinie in nationales Recht - beispielsweise die Meldepflichten beim Erwerb börsennotierter Unternehmen erheblich erweitert. Auch Selbstverpflichtungen wie Corporate Governance sorgen für einen großen Bedarf an Transparenz und Dokumentation zentraler Vorgänge. In einer Reihe von Einzelbeispielen sollen im Folgenden einige der Handlungsfelder aufgezeigt werden. Organisatorisch stellt sich dabei bereits die Frage, welche Abteilung hier federführend agiert. Eine bereichsübergreifende Koordinationsfunktion durch den Finanzvorstand ist daher in der Praxis häufig anzutreffen. 3. Mandatsverwaltung Die Regelung der Mandatsbesetzung nimmt in der Konzernsteuerung eine zentrale Rolle ein. Die rechtlich selbständigen Einheiten lassen sich häufig am besten über entsprechende personelle Entscheidungen in einen entscheidungs- und handlungsfähigen Konzernverbund einbinden. Doch der Vorrat an geeignetem Personal ist begrenzt und unter liegt zudem gesetzlichen Regelungen. Bei der Besetzung von Aufsichtsratsmandaten ist mit besonderer Sorgfalt vorzugehen. So ist im Aktiengesetz § 100 geregelt wer Aufsichtratsmitglied werden darf. Neben der Regelung, dass nur natürliche und geschäftsfähige Personen Aufsichtsratmitglied werden dürfen, ist im Absatz 2 bestimmt, welche Ausschlusskriterien greifen. So ist die maximale Anzahl der zulässigen Aufsichtsratsmandate für eine Person in Handelsgesellschaften, die gesetzlichen einen Aufsichtsrat bilden müssen, auf zehn begrenzt. Von der Höchstzahl sind bis zu fünf Aufsichtsratssitze abzugsfähig, die der Mandatsträger in Konzerngesellschaften inne hat, wenn der Mandatsträger im Vorstand oder Geschäftsführung der Konzernmutter sitzt. Diese Regelung trägt der in der Praxis häufiger anzutreffenden Multimandatsträgerschaften Rechnung und gibt Konzernen größere Spielräume. Zu beachten ist auch, dass Überkreuzmandate vermieden werden müssen. Ein Mitglied des Aufsichtsrates darf nicht gleichzeitig gesetzlicher Vertreter eines abhängigen Unternehmens sein. 4. Meldepflichten Unternehmen unterliegen einer Reihe von gesetzlich geregelten Meldepflichten. Was für Einzelunternehmen mit einem zentralen Informationspool lediglich ein bürokratischer Aufwand ist, stellt für komplex strukturierte Unternehmensgruppe eine regelrechte organisatorische Herausforderung dar. a) Außenwirtschaftsverordnung Die deutsche Bundesbank fordert nach der Außenwirtschaftsverordnung statistische Informationen von den Unternehmen. Ein der wichtigsten und aufwendigsten Meldungen ist die Meldung nach § 56a AWV K3 und erfasst das Vermögen gebietsansässiger (also in Deutschland beheimateter Unternehmen) in fremden Wirtschaftsgebieten. Auf Grundlage dieser Meldung werden statistische Informationen über die Höhe und die Struktur der deutschen Direktinvestitionen im Ausland errechnet. Die Meldung ist einmal jährlich an die Bundesbank abzugeben. Die Unternehmen haben eine Frist bis zu 6 Monate nach ihrem Bilanzstichtag (letzter Werktag). Meldepflichtig sind gebietsansässige Unternehmen und Personen, die 10% oder mehr Anteile oder Kontrollrechte an einem Unternehmen im Ausland direkt oder indirekt halten und das betroffene ausländische Unternehmen eine Bilanzsumme von mehr als 3 Millionen EUR ausweist. Zweigniederlassungen und permanente Betriebsstätten im Ausland fallen ebenfalls unter die Meldpflicht, wenn das Betriebsvermögen über 3 Millionen Euro beträgt. Die Meldung stellt an die Unternehmen eine besondere Herausforderung, weil sie zwei an sich getrennte Informationsarten vereint. So wird auf dem ersten Blatt des Meldeformulars eine Liste aller gebietsfremder Unternehmen mit Sitz und Land angegeben. Es handelt sich also um reine Stammdaten. Auf dem zweiten Blatt, das in der Praxis ebenso wie das erste oft Dutzende von Seiten umfasst, müssen dagegen Finanzkennzahlen gemeldet werden. Dabei handelt es vornehmlich um einzelne Bilanzpositionen, die pro gebietsfremden Unternehmen und dem mittelbar und unmittelbar Beteiligten erfasst werden müssen. Die Erstellung der Meldung ist für komplexe Beteiligungsstrukturen sehr aufwändig. Alleine die korrekte und vollständige Benennung der Unternehmen die die oben genannten Kriterien erfüllen, fällt oft nicht leicht. Dazu kommt die bedeutende Schwierigkeit, die geforderten Kennzahlen rechtzeitig vorhalten zu können.