Compliance, Excellence und Value unter einem Hut - Strategisches und wertorientiertes Beteiligungsmanagement

Marko Albrecht, zetVisions AG Compliance, Excellence und Value unter einem Hut - Strategisches und wertorientiertes Beteiligungsmanagement zetVisions schließt mit Beteiligungsmanagement-Lösung Lücke im Lösungsangebot der SAP Wie heißen die Geschäftsführer aller Tochterunternehmen? Ist eine Bankvollmacht eines ausgeschiedenen Mitarbeiters gekündigt? Was haben die in diesem Jahr getätigten Zukäufe gekostet? Welchen Wertbeitrag haben sie erwirtschaftet? Das sind Beispiele für Fragen, die in Konzernzentralen gestellt werden und verläßlich beantwortet werden müssen. Bisher behalfen sich große Unternehmen meist mit eigenentwickelten Datenbanksystemen, die mehr oder weniger pflegeaufwändig waren. Mit steigenden Anforderungen an die Prozesstreue (Stichwort: Sarbanes Oxley Act), die Berichtshäufigkeit (EU-Transparenzrichtlinie zum 20.1.2007 umgesetzt) und interne Optimierungsvorgaben (Erreichen von Renditevorgaben) wächst der Bedarf an standardisierten Lösungen. Mit der Lösung „zetControl Corporate Investment Management“ von zetVisions steht erstmals eine SAP-basierte Software für das Management von Unternehmensbeteiligungen zur Verfügung. Das Heidelberger Softwarehaus beschäftigt sich seit seiner Gründung im Jahr 2001 mit Beteiligungsmanagement, zunächst bezogen auf den Spezialbereich „Private Equity/ Venture Capital“. Im Oktober 2006 wurde bereits die um „Meldewesen“ und „Data Collection“ erweiterte Version 1.5 von zetControl CIM vorgestellt. Im gleichen Monat wurde zudem ein „Software Developement Cooporation Agreement“ zwischen zetVisions und SAP unterzeichnet, das eine enge Zusammenarbeit vorsieht. Als einer der ersten Kunden hat sich die Franz Haniel & Cie GmbH für den Einsatz der Lösung entschieden. Jedes Unternehmen, das eine legale Konsolidierung im Einsatz hat, hat prinzipiell Bedarf an einem Beteiligungsmanagement. Die Verbindung mit den SAP Konsolidierungen, besonders der neuen Lösung SEM-BCS, liegt daher auf der Hand. Zentraler Datenpool für Beteiligungsinformationen Neben den offensichtlichen Vorteilen wie günstigere Installation, Wartung und Betrieb, da Nnutzung der gleichen technischen und personellen Infrastruktur, besteht der größte Kundennutzen in der fachlichen Integration von Finanzbuchhaltung, Konsolidierung und Beteiligungsmanagement. So können, wenn gewünscht, Stammdaten aus der Konsolidierung in das Beteiligungsmanagement übernommen oder synchronisiert werden. Buchungen stehen als Beleg für die jeweils anderen Systeme zur Verfügung. Ein einziger, zentraler Datenpool für alle beteiligungsrelevanten Informationen sorgt für nicht gekannte Verlässlichkeit und Komfort bei den vielen involvierten Abteilungen. Abb. Viele Abteilungen eines Unternehmens sind auf verlässliche Informationen zu den Unternehmensbeteilgungen angewiesen. Damit diese Informationen auch stets auf aktuellstem Stand sind, hat sich in den Unternehmen ein aufwändiger Berichtsprozess eingebürgert. Einmal im Jahr (oder auch öfter) werden die einzelnen Einheiten um die Beantwortung einer Reihe von Fragen gebeten. Dabei sollen Änderungen in den Stammdaten (Adressen, Personen, Mandate) genauso mitgeteilt werden, wie jeweils unterschiedliche Fragen in Richtung Erreichung von vereinbarten Zielen, Beachtung von Risiken etc. Mit den Standardhilfsmitteln Excel und E-Mail ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess. Werden zudem Informationen in die offizielle Berichtserstattung aufgenommen, passiert es immer öfter, dass bereits die Konzernrevision ein anderes Verfahren anmahnt. Hier setzt zetControl CIM an. Mit einem flexiblen „Data-Collection“- Modul können vorhandene Daten ausgelesen und per Webformular zur Überprüfung gegeben werden. Zusätzlich können die Konzerncontroller beliebige Fragen formulieren, die in einem vorgegebenen Zeitraum von den lokalen Controllern beantwortet werden müssen. Das können Fragen nach der finanziellen Performance sein, oder auch nach erfolgten Stammdatenänderungen, ausgeschiedenen Mitarbeiter und Mandatsträgern. So kann die Zentrale den gesamten Prozess des Dateneinsammelns effizient überwachen und stellt zusätzlich eine klare Verantwortung für die Daten her. Mit einer dezentralen und zentralen Freigabe ist auch für Wirtschaftsprüfer nachvollziehbar, wer wann was geändert hat. Externes und internes Meldewesen Warum aber ist das so wichtig? Bei Adressänderungen ist ein Fehler nur ärgerlich, wenn die nächste Sendung nicht ankommt. Wenn aber Bankvollmachten weiterbestehen, obwohl ein Mitarbeiter ausgeschieden ist, kann es gefährlich werden. Auch die zahlreichen Meldepflichten sind immer häufiger auch mit erklecklichen Geldstrafen bei Nichterfüllung sanktioniert. So müssen deutsche Unternehmensgruppen jedes Jahr ihren Auslandsbesitz mit einem definierten Formular („K-3- Meldung“) an die Aufsichtsbehörde (in diesem Fall die Bundesbank) mitteilen. Dieses Formular enthält eine Mischung aus Stammdaten und Finanzkennzahlen, die in dieser Form erst zusammengesucht werden müssen. Händisch dauert dieser Prozess lange – mit der neuen Lösung werden die Informationen auf Knopfdruck bereitgestellt und in ein ausdruckbares PDF gepackt, das anschließend nur noch eingetütet und an die Bundesbank geschickt werden muss. Am 20. Januar 2007 trat das deutsche Umsetzungsgesetz zur EU-Transparenzrichtlinie in Kraft. Darin wird abermals die Meldepflicht für das Über- oder Unterschreiten bestimmter Schwellenwerte im Anteilsbesitz verbundener Unternehmen verschärft. So werden in § 21 des Wertpapierhandelsgesetzs die Schwellen von 15, 20 und 30 Prozent zusätzlich eingefügt und schon vor den bisherigen 5 Prozent ist eine erste Meldepflicht bei 3 Prozent geplant. Damit soll ein „Anschleichen“ von potenten Großinvestoren verhindert werden, um auch Kleinaktionären einen größeren Schutz vor schnellen Änderungen zu geben. Diese Schwellenwerte können auch überschritten werden, wenn ein Tochterunternehmen oder gar zwei Tochterunternehmen unabhängig voneinander sich an einem dritten beteiligen. Dann könnte unter gewissen Umständen die Konzernmutter zu einer Mitteilung verpflichtet sein, da der Konzernanteil rechnerisch einen bestimmten Wert überschreitet. Ein Sachverhalt, der nur durch geeignete IT-Unterstützung bemerkt wird. Nun wäre es natürlich zu kurz gesprungen, würde man die neuen Methoden ausschließlich zur Befriedigung rechtlicher Pflichten einsetzen („Compliance“). Echte unternehmerische Vorteile erwachsen, wenn über interne Richtlinien in ähnlicher Weise gewacht wird und nicht nur einmal im Jahr, sondern weit häufiger eine Berichtsprozess in Gang gesetzt wird. So können schwächelnde Tochtergesellschaften frühzeitig erkannt werden und gezielte Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Prozessoptimierung im Controlling Was in der Produktion bereits Alltag ist, wird zunehmend auch in den Verwaltungen der Konzerne spürbar. Der Druck, mit immer weniger Personal das Gleiche oder gar noch mehr zu leisten, wächst. Gerade im Beteiligungsmanagement sind komplexe Prozesse schnell und verlässlich abzuwickeln: Zukauf eines Unternehmens, Einbindung in das Konzernberichtswesen, Ermittlung von Kosten und Erträgen, Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresberichterstattung und anderes mehr sorgen für einen gehörigen Druck in den Controlling-Abteilungen. Gefragt sind prozessunterstützende IT- Systeme, die Arbeit abnehmen, indem sie die anfallenden Tätigkeiten strukturieren und aktiv auf Handlungsbedarf aufmerksam machen. Neudeutsch zusammengefasst: Ziel ist operative „Excellence“. Wertorientierung im Beteiligungsmanagement Letztlicher Zweck eines Unternehmens ist die Steigerung des Unternehmenswertes – also die Orientierung an der Steigerung des „Value“ für die Anteilseigner. Dazu ist, ähnlich wie im Investitionsportfolio eines Privatmannes, eine Anlagestrategie erforderlich. Gezielte Zu- und Verkäufe dienen der Optimierung des Portfolios, dessen Wert immer wieder neu ermittelt werden muss. Dazu müssen Dividenden, Gewinnabführung, immaterielle Werte und anderes mehr beachtet werden. Dem gegenüber stehen die Kosten, die neben einem Kaufpreis auch komplexere Instrumente wie niedrige oder nicht verzinste Darlehen, Gewinnabführungsverträge oder auch Nebenkosten wie Provisionen und Rechtsberatungskosten enthalten. Alle diese Informationen müssen dann zur Verfügung stehen, wenn es schließlich um die Bewertung einer einzelnen Investition geht. Je nach Bewertungsmethode sind dabei Daten nötig, die weit über normale Konsolidierungsdaten, also bereits in vorhandenen Systemen enthaltenen Daten, hinausgehen. Für eine entsprechende Analyse sind die Daten in einer aggregierten Form allerdings nötig. Letztlich könnte man sagen, dass die Konzepte und Technologien des Business Intelligence nun auch den Bereich Beteiligungsmanagement erreichen. Abb. Die nahtlose Integration in die SAP-Welt sorgt für technische und fachliche Vorteile: Gleiche Supportstrukturen, perfekter Austausch gemeinsam genutzer Daten und vor allem eine einheitliche Sicht. In der SAP-Welt steht mit der Weiterentwicklung des SAP BW im Rahmen der SAP NetWeaver- Strategie eine funktional stetig verbesserte Plattform zur Verfügung. Mit Lösungen wie der SAP Konsolidierung SEM-BCS und der zetVisions-Lösung zetControl CIM, die beide auf der gleichen Basis stehen und Verbindungen zu den Buchhaltungssystemen haben, steht eine neue Qualität von betriebswirtschaftlicher Prozessverbesserung im Haus. Etwas pathetisch formuliert: Nun wächst zusammen, was zusammengehört. Kontakt zetVisions AG . Im Breitspiel 21 . 69126 Heidelberg Tel. +49(0)6221/339 38-0 . Fax +49(0)6221/339 38-922 www.zetvisions.de . info@zetvisions.de