An gesetzeskonformer Archivierung führt kein Weg vorbei

An gesetzeskonformer Archivierung führt kein Weg vorbei Compliance – Risiko Email-Chaos Financial Times: „Lösch! Mich! Nicht!“, Frankfurter Allgemeine: „Die ... Bank und die Jäger der verlorenen Emails“. Die Wirtschaftspresse berichtet regelmässig über Gerichtsprozesse und Strafen, die Unternehmen zahlen müssen, weil sie aufbewahrungspflichtige Emails nicht mehr finden können. Meist beziehen sich diese Berichte auf spektakuläre Fälle in den USA, die dort tätige deutsche Unternehmen betreffen. Also außerhalb der USA kein Thema? Falsch. Denn auch in Deutschland müssen bei der Verwaltung von Emails gesetzliche Vorschriften beachtet werden. Und dies gilt für alle relevanten Dokumente inklusive Emails, deren Verwaltung den Compliance-Anforderungen des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung (AO), nach GDPdU, GOBS oder KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz in Unternehmen) unterliegt. Wobei der häufig zitierte Sarbanes Oxley Act eben auch deutschen Unternehmen, die in den USA Geschäfte machen, weitreichende Archivierungspflichten auferlegt. Hinzu kommen zahlreiche branchenspezifische Vorschriften, von Basel II bis zu Dokumentationsvorschriften verschiedener Industrien. Weltmeister der elektronischen Archivierung Viele deutsche Unternehmen betreiben seit Jahren eine Posteingangsstelle, in der Dokumente gesichtet, gescannt, Geschäftsvorfällen zugeordnet, weitergeleitet und basierend auf der Klassifizierung revisionssicher archiviert werden. Dagegen setzen sich Firmen in den USA und in vielen europäischen Ländern erst seit wenigen Jahren unter dem Stichwort Records Management mit revisionssicherer Archivierung auseinander - getrieben von Compliance-Anforderungen vor allem durch den Sarbanes Oxley-Act (SOX). Diese Tendenz ist nicht zuletzt an den signifikanten Umsatzsteigerungen bei Records Management- Systemen in diesen Ländern abzulesen. Da in Deutschland Systeme für die revisionssichere Archivierung schon seit Jahren zum Geschäftsalltag gehören, sind solche Umsatzsteigerungen hierzulande nicht zu vermelden. Doch obwohl Deutschland als Weltmeister bei der elektronischen Archivierung gilt, sind viele deutsche Unternehmen von der gesetzeskonformen Aufbewahrung aller relevanten Dokumente inklusive Emails noch weit entfernt. Dies liegt daran, dass sich auch in Deutschland viele Unternehmen nur unzureichend mit dem Management von Emails und Office-Dateien beschäftigt haben. Dabei wird das Damoklesschwert, das in Form potentieller Regressforderungen über den Häuptern der Geschäfts- und IT-Leitung schwebt, oft übersehen. Ebenso wie die Tatsache, dass Emails gemäss HGB Handelsbriefe darstellen und dementsprechend aufzubewahren sind. Ein Unternehmenskatalog für alle rechtlich relevanten Inhalte Ein Grund für diese Versäumnisse liegt sicherlich in der organisatorischen und technischen Komplexität einer umfassenden Archivierung relevanter Emails, denn ein zentraler Posteingang ist vergleichsweise einfach zu organisieren. Im Falle von Email hat jeder Anwender jedoch seinen persönlichen Maileingang. Analog verfügt er noch über seine lokale Festplatte, seine persönlichen und Gruppenverzeichnisse, wo Dokumente, Tabellen, oder Präsentationen gespeichert werden, die oft ebenfalls als geschäftsrelevante Handelsbriefe einzustufen sind. Die Einbeziehung dieser dezentralen Ablagen in ein umfassendes Archivierungskonzept ist nicht nur eine technische, sondern vor allem eine organisatorische Herausforderung. In der Zusammenwirkung von Rechtsabteilung, Geschäftsführung, Organisation und IT sollte ein Konzept erstellt werden, das festhält, welche Inhalte wie lange und auf welche Weise aufzubewahren sind (Sollte ein Unternehmen private Emails erlauben, ist z.B. auch eine Betriebsvereinbarung zu schliessen.). Wichtig ist auch die Sensibilisierung der Anwender für die Compliance-Problematik und natürlich muss die Technik eingeführt werden, mit der ein Unternehmen die Anforderungen möglichst einfach und komfortabel umsetzen kann. Benötigt wird eine Enterprise Content Management-Plattform, auf der alle Inhalte in einem einzigen Unternehmenskatalog verwaltet werden: Rechnungen und Lieferscheine aus SAP oder vom Grossrechner, gescannte Dokumente, Faxe, Emails und Office-Dateien. Dem Anwender muss es dabei möglichst einfach gemacht werden, seine Emails und Office- Dokumente gesetzeskonform abzulegen. Eine komfortable Office-Integration kann dabei helfen, Dokumente direkt und transparent im Unternehmenskatalog abzulegen und zu finden. Genauso einfach müssen Emails übernommen werden können, z.B. indem der Anwender elektronische Nachrichten explizit in den Unternehmenskatalog speichert. Endanwender bei der Archivierung unterstützen Eine andere Frage ist jedoch, ob die Anwender immer über die Disziplin, die Zeit und das Wissen verfügen, die zur Verschlagwortung und Ablage aller relevanten Office-Dokumente und Emails nötig sind. Deshalb machen Funktionen Sinn, die automatisch den Inhalt von Email-Postfächern oder lokalen und Netzwerk-Dateiablagen analysieren und darauf basierend die entsprechenden Dokumente selbständig oder nach Nachfrage im ECM- System ablegen. Beispielsweise können so automatisch alle Dokumente gespeichert und zugeordnet werden, in denen eine Kundennummer oder ein Kundenname vorkommt. Vielfältige Geschäftsregeln sind denkbar, die den Anwender bei der Ablage unterstützen. Darüber, welche Dokumente und Akten wie lange aufzubewahren sind, sollte sich ein Anwender keine Gedanken machen müssen. Die entsprechenden Regeln sind durch Experten aus der Rechtsabteilung und Organisation über Records Management zu definieren, so dass der Lebenszyklus von Vorgängen, Akten und Dokumenten automatisch gesteuert wird. Über Content Federation alle Repositories kontrollieren Zusätzliche Komplexität kann daraus entstehen, wenn relevante Dokumente nicht nur in Dateiablagen und Postfächern sondern auch in anderen Systemen, von Sharepoint bis zu Documentum-Repositories abgelegt sind. Idealerweise kann ein leistungsfähiges ECM- System über Content Federation-Funktionen auch auf diese Inhalte die unternehmensweiten Compliance-Regeln anwenden. Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen auch jenen eifrigen Verkäufern kritisch gegenüber stehen, die Microsoft Sharepoint als ECM- und Compliance-Lösung positionieren. Es gilt sehr genau zu prüfen, ob wirklich die entsprechenden Anforderungen wie Integration von SAP- oder Grossrechneroutput und Langzeitarchivierung abgedeckt werden. Alle solche Module und Funktionen - automatisierte Übernahme von Emails und Dokumenten, Records Management, Email Management, Office-Integration, Content Federation – sind als Technologiebausteine für eine Compliance-Lösung notwendig. Weitere Module kommen je nach Unternehmen hinzu, von der SAP-Integration bis zu COLD. Discovery-Funktionen, die dabei helfen strukturierte und unstrukturierte Informationen einfach zu finden, können eine weitere sehr sinnvolle Ergänzung sein. All dies macht deutlich, dass eine homogene und leistungsfähige ECM-Plattform benötigt wird, um Compliance-Projekte erfolgreich zu realisieren. Zusammengestückelte Produkt Suiten, Insel- und Abteilungslösungen treiben dagegen Projektkosten nach oben. Drum prüfe, wer sich ewig bindet. Der Schwerpunkt eines Compliance-Projektes sollte auf einer möglichst reibungsfreien Umsetzung der organisatorischen und juristischen Anforderungen liegen und nicht auf der Bewältigung technologischer Integrationsprobleme. Mehr zum Thema Compliance finden Sie unter http://www.ecm-unverzichtbar.de/Compliance Enterprise Content Management- & Compliance-Lösungen von der IBM IBM ist auch im Bereich Enterprise Content Management einer der weltweit führenden Anbieter. Durch die Übernahme der FileNet Corporation, ein Pionier für Imaging-, Archivierungs- und ECM Systeme, im Herbst 2006 hat IBM die Marktführerschaft noch weiter ausgebaut. Die neue ECM-Gruppe bietet eine breite und funktional leistungsfähige Produktpalette, mit der gerade auch moderne Compliance-Lösungen realisiert werden können. Bei Bedarf kann auch ein Komplettangebot von der Compliance- Beratung bis zur notwendigen Hardware (Speicher, Server) und Software unterbreitet werden.