Weltweites Rechnungswesen und Controlling mit CODA bei JF Hillebrand

CASE STUDY Weltweites Rechnungswesen und Controlling mit CODA bei JF Hillebrand Transactions DER KUNDE dezentralen Einheiten, z.B. in den USA, Kanada, Südamerika Die JF Hillebrand Group AG ist das weltweit führende und Asien, weltweit kostengünstig einbinden und zentral Analysis Logistik-Unternehmen für alkoholische Getränke. Der von Mainz aus verwalten zu können. Außerdem war die Transport-Spezialist hat seinen Hauptsitz in Mainz und ist einfache Anpassung an die jeweiligen länderspezifischen mit 41 Tochtergesellschaften in 26 Ländern vertreten. Das Buchhaltungen und Prozesse wichtig. CODA überzeugte Control Unternehmen beschäftigt sich schon seit 1844 mit der Kevin Brock und sein Team mit den Lösungen CODA Logistik von Wein, Spirituosen und Bier. Heute sorgen rund e-Finance und CODA e-Assets. Kevin Brock dazu: Expert Services 1.000 Mitarbeiter bei dem internationalen Mittelstands- Unternehmen für hocheffiziente Logistik-Ketten. "Die Finanzlösung von CODA ist flexibel und bietet den nötigen Spielraum für die Anpassung an die Eine wesentlicher Erfolgsfaktor sind die innovative unterschiedlichen Strukturen unserer Projekt Management-Tools, die JF Hillebrand einsetzt. Transport internationalen Gesellschaften." • Einführung einer web-basierten und Lagerung werden über eine selbstentwickelte Finanzmanagement-Lösung für Ein wesentliches Entscheidungskriterium war darüber die weltweit verteilten Logistik-Software gesteuert, die unternehmensweit läuft. Damit können auch die Kunden jederzeit den Status ihrer hinaus der geringe Bedarf an externer Beratung, der zum Gesellschaften des Getränke- Logistikers JF Hillebrand Lieferung einsehen. Konzept der CODA-Lösungen gehört. Für Kevin Brock ein zentraler Faktor, der letztendlich zur Ablösung der in Ergebnis Deutschland eingesetzten DCW-Lösung durch CODA • Ablösung der 18 Accounting- führte. Kevin Brock erläutert: Anwendungen (u.a. DCW-Lösung in Deutschland) durch eine "Wir wollten uns von Anfang an selbst das nötige einheitliche Software für alle Know-how aneignen, um die neue Finanzlösung Anwender unabhängig betreiben und weiter ausbauen zu DIE AUSGANGSSITUATION können. In der Implementierungs-Systematik CODA • Transparentes, durchgängiges Für das Finanzreporting gab es eine solche durchgängige Plus ist diese Know-how-Übertragung an den Kunden Konzernreporting Systemlösung nicht; in den internationalen vorgesehen. Das hat gerade uns als Mittelständler • Neue Auswertungen auf der Basis Tochtergesellschaften wurde mit unterschiedlichsten mit hohem Kostenbewusstsein überzeugt." des einheitlichen Finanz- Buchhaltungssystemen gearbeitet. Die Erstellung von buchhaltungs-Systems in den Konzernabschlüssen und das unternehmensweite Landesgesellschaften Monatsreporting war hier nur mit großem Aufwand DAS PROJEKT • Reduzierter Aufwand für möglich: Die Informationen wurden von den einzelnen Nach der Entscheidung für die Software wurden die Planungs- und Reportingprozesse Landesgesellschaften in Excel-Sheets per Mail an die Systemkonzeption und Implementierung im Januar 2005 • Reduzierter technischer Aufwand Zentrale verschickt, wo sie per Hand zusammengeführt gestartet, im November 2005 ging die neue Finanzlösung für Schnittstellen-Pflege werden mussten. Neben dem großen Zeitaufwand war in Deutschland live. Danach wurden sukzessive dabei die fehlende Transparenz und Detailtiefe ein großes Niederlassungen angeschlossen, zuerst Frankreich, Irland • Selbstständige Betreuung und Ausbau des laufenden Systems Problem, spontane Analysen waren kaum möglich. die Niederlande, Spanien, Portugal und Italien. Die Migration einer Landesgesellschaft ist durchschnittlich • Unterstützung des Risiko- Kevin Brock, Chief Financial Officer (CFO) von JF nach sechs Wochen abgeschlossen. Dabei wird für jede managements als Hillebrand, wollte daher eine durchgängige Finanzlösung Niederlassung ein individuelles Fachkonzept umgesetzt: Frühwarnsystem einführen. Bei der Evaluierung war CODA von Anfang an Neben der Anpassung von Kontenplänen, Kostenstellen Lösungsmodule in der engeren Auswahl, weil die französische und anderen Inhalten an die Berichtsvorgaben der • CODA e-Finance Tochtergesellschaft von JF Hillebrand die Finanzsoftware Zentrale können die internationalen Tochtergesellschaften • CODA e-Assets bereits erfolgreich im Einsatz hatte. Die Auswahlkriterien ihre gesetzlichen Anforderungen an die lokale Buchhaltung • CODA-XMLi-Webservices wurden vor allem durch die internationale in der CODA-Lösung abbilden. Für den technischen Part, • COGNOS Planung und Reporting Geschäftstätigkeit des Getränkelogistikers bestimmt: Die die Implementierung und Anbindung an die Zentrale, ist neue Lösung sollte auf jeden Fall web-basiert sein, um die nur eine Woche einzuplanen. w w w.coda.com/de CASE STUDY Anders Mortensen, der bei JF Hilleband für die Implementierungen in den Für die Planung und Budgetierung hat das Projektteam eine Lösung mit Landesgesellschaften verantwortlich ist, erläutert dazu: Produkten von Cognos aufgebaut, das über eine Schnittstelle mit der CODA- Lösung verbunden ist. "Bei der Implementierung ist uns die CODA Plus-Methode eine große Hilfe. Wir können dadurch nach strukturierten Prozessen vorgehen und haben das nötige Know-how erworben, um die Software an unsere individuellen Anforderungen anzupassen. Das System selbst ist flexibel DER NUTZEN und lässt uns alle Freiheiten. Das heißt aber auch, dass wir von Anfang an Sowohl in den Landesgesellschaften als auch in der Zentrale in Mainz spart genau definieren mussten, was wir mit dem System erreichen wollen. JF Hillebrand erheblichen Aufwand für die manuelle Erstellung und Das inhaltliche Konzept muss vor der Implementierung stehen, damit Zusammenführung von Berichts-Informationen ein. Kevin Brock fasst zielgenau und ohne Umwege umgesetzt werden kann." zusammen: Da die CODA-Lösung intuitiv zu bedienen ist, muss auch für die Anwender- "Unsere Controller können jetzt zukunftsorientiert arbeiten, statt ihre Schulungen nicht viel Zeit veranschlagt werden. Die Anwender in den Kapazitäten auf die Zusammenstellung von vergangenheitsbezogenen Landesgesellschaften arbeiten mit ihrem Browser in nutzerdefinierten Daten zu verwenden." Portalen.