Effektive Verwaltung durch modernes Aktenmanagement

Köln, 11. April 2007 Effektive Verwaltung durch modernes Aktenmanagement Durch die Einführung moderner Dokumentenmanagement-Systeme entwickeln sich Papierakten mehr und mehr zum Bremsklotz für elektronische Verwaltungsprozesse. Die Kreisverwaltung Bernburg hat den Papierberg im Amt für Arbeitsförderung beseitigt und mit Hilfe der Deutschen Post rund 10.800 Akten digitalisiert. Im Zuge der Umstellung auf eine komplett elektronische Aktenführung hat das Amt für Arbeitsförderung des Landkreises Bernburg den Bestand von 10.800 Altakten mit dem Partner Deutsche Post digitalisiert. Im Rahmen des Projektes wurden über 1,1 Millionen Einzeldokumente aufbereitet, gescannt, indexiert und die Daten dann der Verwaltung in elektronischer Form wieder zur Verfügung gestellt. Die Deutsche Post stellte dabei sicher, dass die einzelnen Akten nicht länger als 24 Stunden außerhalb der Behörde verblieben. Diese hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit war notwendig, um Wartezeiten von Bürgern zu vermeiden, die das Amt aufsuchten, während die sie betreffenden Akten außer Haus sind. Für Notfälle wurde extra eine Hotline eingerichtet, so dass Behördenmitarbeiter telefonisch die Inhalte der bei der Post befindlichen Akten erfragen konnten. Die Deutsche Post übernahm im Rahmen des Projektes die komplette Verarbeitung der Dokumente. Diese umfasste die tägliche Abholung, die Aufbereitung und die Indexierung nach Aktenzeichen sowie die anschließende Digitalisierung durch Hochleistungsscanner in der Deutsche Post AG Hausadresse Telefon (0228) 182-99 88 E-Mail: pressestelle@deutschepost.de Zentrale Charles-de-Gaulle-Str. 20 Telefax (0228) 182-98 80 Internet: www.deutschepost.de Pressestelle 53113 Bonn Digitalisierungsstation Leipzig. Am Folgetag wurden die verarbeiteten Akten zurück geliefert und gleichzeitig die gewonnen Daten der Verwaltung auf DVD zur Verfügung gestellt. Das Gesamtprojekt wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Landkreis unter Berücksichtigung der individuellen Erfordernisse konzipiert. Besonders zu berücksichtigen waren vor allem die Belange des Datenschutzes beim Umgang mit den durchweg personenbezogenen Akten. Darüber hinaus war der reibungslose Import der Daten in das behördeninterne Fachverfahren sicher zu stellen. Für Landrat Ulrich Gerstner war die Digitalisierung der Altaktenbestände im Amt für Arbeitsförderung ein logischer Schritt zu einer zukunftsfähigen Aktenverwaltung. Mit der Einführung eines modernen Dokumentenmanagement-Systems sei die Verwaltung auf dem besten Weg zu einer Optimierung des Bürgerservice. Die Digitalisierung der vorhandenen Aktenbestände war notwendig, weil in mehreren Bereichen gleichzeitig auf die Akte zugegriffen werden muss und um Probleme im künftig vollständig digitalen Ablauf zu vermeiden. „Die Zusammenarbeit mit dem Partner Deutsche Post war die eindeutig günstigere Alternative zu der Option, die Akten durch die Mitarbeiter selber scannen zu lassen. In dem Fall hätten wir zehn Tage zusperren müssen“, so Gerstner weiter. Durch die Leistung der Post wurde gegenüber einer Eigenlösung 75 Prozent der Kosten eingespart. „Die Zusammenarbeit war über den gesamten Projektzeitraum vorbildlich. Als eine der ersten Verwaltungen stellen wir uns damit der Herausforderung, unsere Dienstleitungen durch eine rein elektronische Vorgangsbearbeitung so effizient und bürgerfreundlich wie möglich zu machen.“ Pressekontakt: Deutsche Post World Net Konzernkommunikation Pressestelle Uwe Bensien Tel. 0228/182-9988 E-Mail: pressestelle@deutschepost.de Deutsche Post World Net ist die weltweit führende Logistik-Gruppe. Mit der gebündelten Logistik-Kompetenz ihrer Marken Deutsche Post, DHL und Postbank bietet die Gruppe integrierte Dienstleistungen und maßgeschneiderte, kundenbezogene Lösungen für das Management und den Transport von Waren, Informationen und Zahlungsströmen durch ihr multinationales und multi-lokales Know-how und Netzwerk. Deutsche Post World Net ist zugleich führender Anbieter für Dialog Marketing sowie effiziente Outsourcing- und Systemlösungen für das Briefgeschäft. In 2005 wurde ein Konzernumsatz von 45 Milliarden Euro erwirtschaftet. Deutsche Post World Net beschäftigt rund 500.000 Mitarbeiter in über 220 Ländern und Territorien und ist damit einer der größten Arbeitgeber weltweit.