Dokumentenservice-Online: elektronischer Rechnungsaustausch

Systemlösung elektronischer Dokumentenversand und -empfang große Unternehmen große Unternehmen 1 1 1 1 1 1 1 10 1 1 1 10 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 110 10 0 01 10 1 0 0 0 10 110 10 0 01 10 1 0 0 0 01 1 1 1 0 01 10 1 1 1 0 1 01 1 1 1 0 01 10 1 1 1 0 1 10 11 00 0 01 01 0 1 1 0 10 11 00 0 01 01 0 1 1 0 10 10 01 10 0 0 1 1 10 10 01 10 0 0 1 1 10 11 1 10 10 0 0 1 1 10 11 1 10 10 0 0 1 1 01 01 1 10 11 1 1 1 0 01 01 1 10 11 1 1 1 0 01 01 10 0 1 1 0 0 01 01 10 0 1 1 0 0 1 10 00 1 10 00 01 01 01 10 1 1 0 0 01 10 1 1 0 0 10 01 0 10 1 0 1 1 10 01 0 10 1 0 1 1 10 10 1 10 0 1 1 10 10 1 10 0 1 1 Deutsche Post mittlelgroße Unternehmen Plattformbetreiber mittlelgroße Unternehmen 1 10 1 1 10 1 10 110 10 0 0 01 10 10 110 10 0 0 01 10 01 1 1 1 01 10 01 1 1 1 01 10 10 11 0 01 01 10 11 0 01 01 00 10 0 01 10 00 10 0 01 10 10 1 10 1 10 10 10 10 10 10 11 11 01 1 01 1 01 01 10 11 01 01 10 11 01 10 01 10 1 10 00 1 10 00 01 01 01 01 10 10 10 01 10 0 10 1 10 01 10 0 10 1 10 1 10 10 1 10 kleine Unternehmen kleine Unternehmen SAP 1 0 1 0 0 1 1 0 1 0 1 0 0 Plattformtechnologie 1 0 1 0 1 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0

Dokumentenservice-Online: elektronischer Rechnungsaustausch Die Deutsche Post hat ihr Lösungsportfolio für den Bereich Geschäftsprozess-Outsourcing erweitert – aufgegliedert in die drei Schwerpunkte Dokumentenmanagement, Finanzprozessmanagement und Kundenmanagement. Alle Systembausteine lassen sich für jeden Kunden flexibel zu individuellen Lösungen kombinieren. Eine Lösung aus dem Bereich des Finanzprozessmanagement ist „Dokumentenservice Online“. Damit kann der Rechnungsaustausch zwischen mehreren Unternehmen vollständig elektronisch realisiert werden. Die Rechnungsdaten gelangen aus dem Fakturierungssystem des Versenders direkt in das Buchhaltungssystem des Empfängers. Das Scannen und Digitalisieren von Rechnungen ist bei dieser Lösung, die die Post gemeinsam mit SAP entwickelt hat, nicht notwendig. Peter Eisenhofer, Projektgeschäftsführer Dokumentenservice Online der Deutsche Post, zum Potenzial des digitalen Rechnungseingangsmanagements: Lohnt es sich für Unternehmen überhaupt, ihre Rechnungen digital zu bearbeiten? Ja. Laut einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung IDC geben europäische Firmen bis zu 15 Prozent ihres Umsatzes für das Dokumentenhandling aus. Rechnungen machen einen nicht unbeträchtlichen Anteil des gesamten Dokumentenstroms in Unternehmen aus. Außerdem zahlt es sich direkt aus, wenn sie schneller bearbeitet werden – denken Sie nur an Skonti. Wir können also davon ausgehen, dass es in diesem Bereich ein großes Einsparpotenzial gibt. Was ist der Dokumentenservice Online? Eine leistungsfähige und sichere Online-Plattform der Deutschen Post, über die wir die digitalen Dokumente unserer Kunden leiten. Der Rechnungssteller liefert seine Rechnung in einem beliebigen elektronischen Format an, der Dokumentenservice Online nimmt die Daten entgegen, konvertiert sie in das gewünschte Empfängerformat und erzeugt eine digitale Signatur. Anschließend wird die Signatur verifiziert und die Daten weiter an den Empfänger geschickt. Der muss sie nur noch weiter verarbeiten – direkt in seiner Unternehmenssoftware wie beispielsweise SAP R3. Welchen Nutzen bringt das den Unternehmen? Der Empfänger bekommt die Rechnungsdaten direkt in seinen digitalen Workflow eingespeist, das heißt jede Form der manuellen Erfassung oder Nachbearbeitung entfällt. Die Daten sind dadurch zu 100 Prozent fehlerfrei. Das ist ein echter Kostenvorteil. Und normalerweise ist dann immer noch ein Mitarbeiter damit beschäftigt, die Rechnungen vorzukontieren und die passenden Sachkonten herauszusuchen. Diese Informationen sind nun von Anfang an im Datensatz enthalten. Es gibt Schnittstellen, über die sich die Daten für die weitere Bearbeitung freigeben oder im Archiv ablegen lassen. Lieferanten, die ihre Rechnungen elektronisch versenden, bieten ihren Kunden einen Zusatzservice und senken ebenfalls die Kosten. Wie hoch sind die Einsparpotenziale durch die Nutzung des Rechnungsmanagements mit Dokumentenservice Online? Für den Empfänger liegen die Prozesskosten typischerweise zwischen 2 und 30 Euro pro Rechnung – maßgeblich aufgrund von Kosten für Scanning und manueller Nachbearbeitung. Für den Rechnungsteller liegen die Prozesskosten pro Dokument zwischen 70 Cent und 4 Euro pro Rechnung, vor allem wenn die Personalkosten mit einbezogen werden. Auf beiden Seiten können mit Hilfe des Dokumentenservice Online Einsparungen von bis zu 50% erzielt werden. Für wen kommt Dokumentenservice Online in Frage? Für Unternehmen jeder Branche und Größe. Effiziente Prozesse und zufriedene, loyale Kunden sind schließlich überall wichtige Erfolgsfaktoren. Und: Weil sich der Dokumentenservice Online leicht anbinden lässt und die Betriebskosten im Gegensatz zur herkömmlichen Datenübertragung via EDIFACT relativ niedrig sind, können damit auch kleine und mittlere Unternehmen am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen. Wenn sich ein Kunde für Dokumentenservice Online entscheidet: Wie läuft dann die Integration ab? Nach ersten Beratungsgesprächen klären wir im nächsten Schritt gemeinsam alle Fragen rund um die Anbindung: Welche Datenformate benutzt der Kunde, wie sollen die Systeme untereinander kommunizieren? Manchmal muss auch das Versender- oder Empfängersystem an die Anforderungen angepasst werden. Wir helfen im Anschluss auch, andere Teilnehmer für den elektronischen Rechnungsaustausch zu gewinnen: das heißt, für einen großen Rechnungsempfänger, sprechen wir systematisch dessen Lieferanten an. Wie sieht die Zukunft des Rechnungsaustauschs im B2B- Bereich aus? Das EDIFACT-Modell mit einer direkten Verbindung zwischen zwei Unternehmen ist sehr teuer und hat ausgedient. Der Trend geht hin zu einem B2B-Konsolidator, einer Netzwerk-Plattform in der Mitte, an die beliebig viele Unternehmen angebunden sind. Der Vorteil liegt klar auf der Hand. Die Betriebe verbinden sich nur ein einziges Mal mit dem Konsolidator und können dann beliebig viele Beziehungen zu anderen Teilnehmern aufbauen. Dies spart Installations- und Betriebskosten und macht den elektronischen Datenaustausch auch für kleine Unternehmen interessant. Außerdem können solche Plattformen Rechnungsdaten über Netzwerkgrenzen hinweg vermitteln – auch international. So ähnlich wie die Hub-and- Spoke-Modelle der Logistik oder der Mobilfunknetze tauschen die Konsolidatoren Rechnungsinformationen für ihre Teilnehmer miteinander aus und machen damit ihren Kunden andere Netzwerke zugänglich. Der Dokumentenservice Online erfüllt mit seiner Konsolidierungsplattform alle Voraussetzungen, um ein erfolgreich international operierendes Netzwerk zu betreiben. Eine erste Kooperation zu diesem Thema gibt es bereits mit dem Schweizer Partner PayNet. Was ist mit den Rechnungen, die weiterhin per Brief eingehen? Es wird sicherlich noch lange ein großer Teil der Rechnungen per Brief versendet. Die Deutsche Post stellt hier eine Komplettlösung zur Verfügung. Die per Brief eingehenden Rechnungen werden gescannt und weitgehend automatisiert ausgelesen. Die Rechnungsinhalte werden dann ebenfalls im Wunschformat des Rechnungsempfängers bereitgestellt. Der Eingangskanal ist für den Empfänger also unerheblich. Pressekontakt: Deutsche Post World Net Konzernkommunikation Pressestelle Uwe Bensien Tel. 0228/182-9944 E-Mail: pressestelle@deutschepost.de Deutsche Post World Net ist die weltweit führende Logistik-Gruppe. Mit der gebündelten Logistik-Kompetenz ihrer Marken Deutsche Post, DHL und Postbank bietet die Gruppe integrierte Dienstleistungen und maßgeschneiderte, kundenbezogene Lösungen für das Management und den Transport von Waren, Informationen und Zahlungsströmen durch ihr multinationales und multi-lokales Know-how und Netzwerk. Deutsche Post World Net ist zugleich führender Anbieter für Dialog Marketing sowie effiziente Outsourcing- und Systemlösungen für das Briefgeschäft. In 2005 wurde ein Konzernumsatz von 45 Milliarden Euro erwirtschaftet. Deutsche Post World Net beschäftigt rund 500.000 Mitarbeiter in über 220 Ländern und Territorien und ist damit einer der größten Arbeitgeber weltweit.