Sanierungsfall ERP

 Helbling Management Consulting GmbH 2004 ERP-Redesign: schmerzhaft, aber notwendig Sanierungsfall ERP-System ideal. Prozesse wurden nicht so eingerichtet, wie es das Geschäft eigentlich erfordert. Aus Im Rückblick betrachtet sind viele ERP-Sys- nicht überwundenen Widerständen wurden in teme mit erheblichen Geburtsfehlern gestartet. der Software fest etablierte Prozessbrüche. Zusätzlich haben sich die geschäftlichen An- Datenbestände wurden nicht ausreichend be- forderungen seit der Inbetriebnahme oft mas- reinigt und konsolidiert. Auf diese suboptima- siv geändert. len Prozesse haben sich viele Organisation eingerichtet und damit zu leben gelernt. Das Während aber für Maschinen oder Fahrzeuge geht im Zweifelsfall aber massiv zu Lasten der eine regelmäßige Wartung und Modernisierung Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. selbstverständlich ist, werden ERP-Systeme nicht immer auf dem neuesten Stand gehalten. Ohne einen regelmäßigen Check-up mit Beispiel Bauzulieferindustrie nachfolgender Modernisierung können die Exemplarisch sei hier das Beispiel eines Un- Anforderungen aber kaum noch abgedeckt ternehmens der Bauzulieferindustrie aufge- werden. Die Optimierungs- und Wirtschaftlich- zeigt. Zwar war bereits 1998 SAP R/3 in allen keitspotenziale bleiben dann auf der Strecke. Bereichen außer dem Vertrieb eingeführt wor- den, doch lagen hier erhebliche Defizite im Start mit Hindernissen ERP-Einsatz vor: Vor dem Jahrtausendwechsel und der Euro- Eine strategische Neuausrichtung der Or- Einführung haben ERP-Hersteller und System- ganisation in dezentrale Geschäftseinhei- integratoren wie z.B. SAP, Accenture und SBS ten hatte die zentrale Verantwortlichkeit für einen gewaltigen Boom erlebt. Viele Unter- Stammdaten aufgehoben. In den dezen- nehmen haben ihre bestehenden ERP-Lösun- tralen Einheiten konnte diese Verantwor- gen Hals über Kopf gegen moderne Standard- tung aufgrund der teilweise geringen software ausgetauscht. Diese Projekte standen Größe und mangelnden Know-Hows nicht meist unter hohem Zeitdruck, denn mancher mehr wahrgenommen werden, und eine ließ sich – auch wenn das heute zynisch klingt diesbezügliche Abstimmung der Einheiten – vom Jahrtausendwechsel oder der Euro- untereinander war nicht vorgesehen. Ins- Einführung überraschen. Die Maßnahmen besondere die Datenqualität von Material- wurden oft erst angegangen, als keine Alterna- stamm, Stücklisten und Arbeitsplänen war tive mehr blieb. Das Resultat war dann eine schlecht und verschlechterte sich täglich. ERP-Einführung nach dem Motto "Augen zu und durch". Die Prozesse im Bereich von Buchhaltung und Controlling waren nicht reorganisiert Für die Anwender war die ERP-Einführung in worden. Es wurde versucht, das vor dem diesen Fällen vor allem lästig, denn hier stand SAP-Einsatz bestehende Kostenrech- nicht das Geschäft im Vordergrund. Jahrtau- nungssystem mit SAP fortzuführen. Im Er- sendwechsel und Euro-Einführung wurden als gebnis hatte das Unternehmen dann z.B. rein IT-technische Probleme angesehen. Ein- mehr Kostenstellen als Mitarbeiter. Die re- bindung, Motivation und Engagement der sultierende Komplexität des Controlling hat Fachbereiche waren unter diesen Bedingun- ein echtes Expertensystem entstehen las- gen eher gering. sen, denn außer den Controlling- und SAP-Experten blickte niemand mehr Die Einführung eines integrierten ERP-Sys- tems war aber immer eine Herausforderung für durch. das gesamte Unternehmen. Da fast alle Berei- Der Kern eines jeden ERP-Systems – die che eines Unternehmens ihre Prozesse integ- Materialbedarfsplanung (MRP) – war bei rieren müssen, sind erhebliche Prozessverän- der Einführung nicht in Betrieb genommen derungen in kurzer Zeit vorzunehmen. Unter worden. Die insbesondere in den Stamm- den geschilderten Bedingungen fehlte jedoch daten verankerten Grundlagen waren nicht regelmäßig die Zeit für notwendige Abstim- vorhanden und spätere Versuche, MRP in mungsprozesse. Die Anforderungen verschie- Betrieb zu nehmen, scheiterten nachein- dener Abteilungen konnten nicht ausreichend ander an der unverändert schlechten abgestimmt und integriert werden. Unter- Stammdatenqualität. schiedliche Interessenlagen prallten aufeinan- Als Resultat disponierte der Einkauf weiter der, und die resultierenden Widerstände wur- mit gedruckten Listen, die schneller veral- den oft nicht überwunden. Unter hohem Zeit- teten, als sie gedruckt werden konnten. druck kann Widerständen halt oft nur ausgewi- Ähnlich wurde in der Produktions- und chen werden. Versandplanung gearbeitet. Die Verfüg- barkeitssituation vieler Materialien war Unter diesen Bedingungen war der Produktiv- start der ERP-Systeme oft alles andere als dementsprechend ungenügend. Sebastian Asendorf Seite 1  Helbling Management Consulting GmbH 2004 ERP-Redesign: schmerzhaft, aber notwendig Für die Vertriebsaktivitäten wurde das alte entstehen. DV-System, eine Eigenentwicklung, weiter Werden notwendige Maßnahmen zur Ar- betrieben, insbesondere um die sehr aus- chivierung und Reorganisation nicht mehr geprägten und komplizierten Rabattverfah- benötigter Daten unterlassen, belastet ren nicht ändern zu müssen. Die (asyn- Datenschrott Anwender und Systeme. Die chrone) Schnittstelle zum Vertriebssystem Datenbestände wachsen kontinuierlich an, war fehleranfällig, Auftragsmengen und - für notwendige Pflege- und Reorganisati- termine waren daher nicht konsistent. Die onsmaßnahmen fehlen Zeit und Geld. daraus folgende Unsicherheit für die Lie- fertreue ist in der Bauzulieferindustrie Insbesondere während der e-Business-Welle mehr als ärgerlich. wurden in höchster Eile viele unausgereifte Geschäftsmodelle implementiert. In dieser Hier war die Gesamtinvestition in das ERP- operativen Hektik konnte eine sorgfältige Ein- System in Gefahr, denn der damit angestrebte führung oft nicht geschehen. Der nachfolgende Nutzen konnte nicht eintreten. Das SAP-Sys- wirtschaftliche Absturz hat dann dafür gesorgt, tem wurde von fast allen Mitarbeitern als Klotz dass diese verkorksten Systeme nicht wieder am Bein empfunden. Alle hatten das Gefühl, in Ordnung gebracht wurden: dieser Zustand viel Arbeit in das System stecken zu müssen ist heute für ERP-Systeme vor allem im Zu- und keinen Nutzen daraus zu ziehen. Die Pro- sammenspiel mit Partnersystemen wie CA(X), zessaufwände waren sehr hoch, mit erhebli- SCM und CRM spürbar. Da kein anderes chen Auswirkungen bis in die Lieferfähigkeit System so tief mit allen Geschäftsprozessen des Unternehmens hinein. Kurz: eine Sanie- verflochten ist wie das ERP-System, sind hier rung war hier unausweichlich. die Schmerzen am stärksten spürbar. Das genannte Beispiel ist natürlich extrem. Bei den meisten Anwendern von ERP-Systemen ERP: Sanierung ist notwendig ist die Situation weniger dramatisch. Trotzdem sind suboptimale Prozesse aufgrund von Defi- Nach einer online-Umfrage von Helbling Ma- ziten des ERP-Systems immer noch sehr häu- nagement Consulting weist die Anwendungs- fig anzutreffen, auch wenn ein solcher Zustand qualität von ERP-Systemen immer noch hohen heute nicht mehr tragbar ist. Optimale Ge- Verbesserungsbedarf auf. Die Teilnehmer be- schäftsprozesse sind für das Bestehen im werteten ERP-Systeme in vielen Punkten Wettbewerb unerlässlich.