Nie mehr Not am Mann - Optimaler Personaleinsatz in Produktion und Logistik

Axxom Software AG Kompetenzartikel: Personalkapazitäts- und Einsatz- planung mit ORion-PI® ca. 12. 200 Zeichen Nie mehr Not am Mann Optimaler Personaleinsatz in Produktion und Logistik Neben der Verfügbarkeit von Anlagen, Rostoffen oder Waren entscheiden vor allem verfügbare Personalressourcen über den reibungslosen und effizienten Ablauf von Produktions- und Lo- gistikprozessen. Nur wer dem anstehenden Arbeitsvolumen die entsprechenden Mitarbeiterka- pazitäten gegenüberstellen kann, verhindert Engpässe oder Leerlaufzeiten und hält den Betrieb am Laufen. Eine Planungslösung unterstützt Unternehmen der Prozessindustrie sowie der Distributions- und Logistikbranche bei der operativen Personaleinsatzplanung. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung die langfristige Planung und Simulation von Personalkapazitäten und sorgt für mehr Effizienz und Flexibilität. Eine der wichtigsten Ressourcen jedes Unternehmens ist das Personal. Stehen dem aktuellen Arbeits- volumen nicht ausreichend Mitarbeiterkapazitäten gegenüber oder fehlen qualifizierte Arbeitskräfte, kommt es schnell zu Verzögerungen oder gar zum Erliegen des laufenden Betriebs. Gerade in der chemischen und pharmazeutischen Industrie gibt es wichtige Schlüsselpositionen, die für den Fortlauf eines Prozesses entscheidend sind, so zum Beispiel in Labor und Technikum. Fällt der entsprechende Mitarbeiter aus, muss der Betriebsleier in der Lage sein, schnell zu reagieren und für qualifizierten Ersatz zu sorgen. Doch nicht nur die Produktion, sondern auch unternehmensinterne Logistikabteilun- gen oder Distributionsbetriebe und Versandhändler müssen Personalressourcen effizient nutzen flexi- bel einsetzen und vorausschauend planen. Gerade hier ist das Tagesgeschäft von einer großen Dy- namik geprägt. Nachfrageschwankungen, ob vorhersehbar und somit längerfristig planbar oder auch kurzfristig und überraschend, stehen an der Tagesordnung und beeinflussen die Arbeitsprozesse nachhaltig. Tagtäglich, wenn nicht sogar stündlich, ändert sich das Arbeitsvolumen. Folge ist die zeit- weise enorme Über- oder Unterbelastung einzelner Arbeitsbereiche. Nur wer vorausschauend plant, seine Personalkapazitätsbedarfe kennt und vorhandene Ressourcen optimal einsetzt, kann diese Schwankungen abfangen und so kritische Engpasssituationen umgehen. Die Axxom Software AG ermöglicht mit einem neuen Modul der Planungslösung ORion-PI® die dyna- 1 mische operative Planung von Personalressourcen. ORion-PI® Personalkapazitäts- und Einsatzpla- nung erfüllt sowohl operative, tagesaktuelle Planungsaufgaben, als auch langfristige und strategische Dispositionen. Das Auftragsvolumen wird mit Hilfe der Softwarelösung zeitnah und effizient, ohne Staus oder Wartezeiten bewältigt. Gleichzeitig reduziert sich der Planungsaufwand um ein Vielfaches. Der ganzheitliche Ansatz der Lösung, die Axxom mit angepassten Funktionalitäten für die Prozessin- dustrie und die Distributions- und Logistikbranche anbietet, sorgt für eine hohe Transparenz aller Ar- beitsprozesse und führt dauerhaft zu mehr Flexibilität beim Einsatz personeller Ressourcen. Flexibel handeln – Engpässe vermeiden Die Funktionsweise von ORion-PI® Personalkapazitäts- und Einsatzplanung wird nachfolgend am Bei- spiel der Logistik erläutert. Im operativen Geschäft erstellt ORion-PI® einen Personaleinsatzplan für den laufenden Tag. Die Software gleicht tatsächlich vorhandene Mitarbeiterkapazitäten mit den zur Bearbeitung des Auftragsvolumens benötigten Personalressourcen ab. Größere Abweichungen zwi- schen Soll- und Ist-Wert weisen auf eine Über- bzw. Unterbelastung eines Bereichs hin. So erkennt der Logistikleiter bereits im Voraus, in welchen Bereichen Engpässe, Staus oder Leerlauf zu erwarten sind. Die Softwarelösung betrachtet zum einen die verschiedenen Arbeitsbereiche des Distributionszentrums gesondert und erkennt so auch geringe Überkapazitäten bzw. Defizite. Die Kalkulation des Personal- einsatzplans erfolgt bereichsübergreifend. Durch die ganzheitliche Betrachtung aller Arbeitsbereiche des Distributionszentrums gleicht ORion-PI® Schwankungen zwischen verschiedenen Bereichen gege- benenfalls aus. Ermittelt die Planungslösung in einem Bereich beispielsweise einen Engpass, prüft sie gleichzeitig, ob qualifizierte Mitarbeiter aus anderen, weniger belasteten Bereichen einspringen kön- nen, um die Überlastung abzufangen. Somit kann auch auf kurzfristig auftretende Engpässe schnell reagiert werden. Eine entscheidende Rolle bei der Erstellung umsetzbarer Personaleinsatzpläne spielt die Berücksichti- gung von Mitarbeiterqualifikationen. Denn nicht jeder Mitarbeiter ist ausgebildet oder auch befugt alle Aufgaben im Distributionszentrum auszuführen. ORion-PI® schlägt zur Lösung von personellen Eng- pässen nur Mitarbeiter vor, die alle für die Aufgabe erforderlichen Qualifikationen erfüllen. Das Pla- nungsinstrument prüft darüber hinaus, ob die zur Bearbeitung benötigten Gerätschaften, wie Hubwa- gen oder Gabelstapler, verfügbar sind. Nur wenn alle Anforderungen erfüllt werden, wird ein Mitarbeiter einer Aufgabe zugeordnet. Da das tagesaktuelle Geschehen stets kurzfristigen Änderungen unterliegt, gleicht ORion-PI® den Plan fortlaufend an die aktuelle Arbeitslastsituation an. So kann auch kurzfristig auf den Eingang neuer Aufträge, den Ausfall einer Anlage oder die Krankheit eines Mitarbeiters rea- giert werden. 2 Eine realistische Aussage über die Leistungsfähigkeit eines Teams und über vorhandene Personalka- pazitäten lässt sich nicht alleine anhand der anwesenden Personenzahl treffen. Denn die Bearbei- tungszeit für einen Prozess variiert von Mitarbeiter zu Mitarbeiter – je nach Erfahrung und Übung. Re- levant ist dies vor allem bei Springern, Ersatzkräften oder neuen Mitarbeitern. Diese können im Ver- gleich zu den regulären Kräften eines Bereichs oftmals nicht die gleiche Leistung bringen. Daher kann der Logistikleiter in ORion-PI® sogenannte Leistungsfaktoren hinterlegen, die ein wichtiges Kriterium für die Berechnung der tatsächlich zur Verfügung stehenden Arbeitskapazität bilden. Für jede Aufgabe eines Mitarbeiters kann ein individueller Wert für dessen Arbeitstempo definiert und so jederzeit eine realistische Aussage über die Leistungsfähigkeit eines Teams und damit über das erfüllbare Arbeitvo- lumen getroffen werden. Die Datengrundlage der operativen Planung mit ORion-PI® bilden aktuell zu bearbeitende Aufträge sowie Zeitwerte. Mittels dieser Angaben kann die anfallende Arbeitslast für sämtliche Bereiche des Distributionszentrums – vom Wareneingang über Kommissionierung und Packerei, bis hin zum Waren- ausgang – im Voraus berechnet werden. Auch Abhängigkeiten von einzelnen Prozessen werden be- rücksichtigt. Anhand der Gesamtarbeitslast sind tatsächlich benötigte Personalkapazitäten schnell ersichtlich. Zuverlässige Ergebnisse durch Kalkulation auf Zeitbasis Eine wichtige Rechengrundlage für die Ermittlung von Personalbedarfen bilden Zeiten. Ist die Bearbei- tungsdauer einzelner Aufträge oder Prozesse sowie der zur Bewältigung der gesamten Arbeitslast nötige Zeitaufwand bekannt, können die benötigten Personalkapazitäten für einzelne Stationen und Bereiche ermittelt werden. Dazu rechnet ORion-PI® mit Zeitwerten wie beispielsweise denen der Deut- schen MTM-(Methods-Time-Measurement-) Gesellschaft. Alternativ dienen firmeninterne Erfahrungs- werte oder Durchschnittszeiten als wertvolle Datenbasis. Anhand solcher Zeitbausteine lässt sich die Gesamtdauer ermitteln, die für die Bearbeitung der Prozesse benötigt wird. Daraus wiederum resultie- ren die benötigten Personalkapazitäten. Zeiten der Deutschen MTM-Gesellschaft gelten als weltweit anerkannter Standard und werden zur Kalkulation und Optimierung betrieblicher Abläufe in verschiedenen Branchen eingesetzt. Die Stan- dardzeiten definieren Werte für einzelne Bewegungen wie Greifen oder Heben sowie für das Zurückle- gen von Wegstrecken. Axxom stellt diese Zeiten in ORion-PI® standardmäßig über das MTM-Software- Modul TiCon® zur Verfügung – derzeit etwa 3.000 Werte für unterschiedliche Tätigkeiten und Bewe- gungen. So wird eine sehr genau Vorhersage über das anfallende Arbeitszeitvolumen sowie die Aus- lastung einzelner Bereiche möglich. 3 Mit Weitblick Personalkapazitäten planen ORion-PI® Personalkapazitäts- und Einsatzplanung erfüllt nicht nur kurzfristige Planungsaufgaben, sondern beantwortet auch langfristige und strategische Fragen. Die Planungslösung bestimmt Perso- nalbedarfe einzelner Arbeitsbereiche über weite Zeiträume im Voraus. Dabei liefern die Ergebnisse wichtige Informationen für die strategische Budgetplanung und bilden gleichzeitig eine wichtige Grund- lage für künftige Personalentscheidungen. Weist die langfristige Übersicht nur zeitweise Schwankun- gen auf, können auftretende Unterkapazitäten oft durch die Umlagerung eigener Mitarbeiterkapazitäten ausgeglichen werden. Ist dies nicht möglich, müssen zum Beispiel Leiharbeiter engagiert werden. Ü- berkapazitäten wird dagegen mit dem Abbau von Überstunden oder Urlaub entgegengewirkt. Auf lang- fristige Abweichungen vom Mittelwert muss das Unternehmen dagegen mit tiefergreifenden Personal- entscheidungen reagieren und beispielsweise neue Stellen schaffen. Eine wesentliche Funktion in ORion-PI® ist die Möglichkeit, Arbeitszeitmodelle und Schichtpläne zu hinterlegen und detailliert für jeden Mitarbeiter Bereitschaftszeiten, Urlaube und Abwesenheiten zu verwalten. Dem Logistikleiter stehen diese Daten somit jederzeit direkt zur Verfügung und fließen mit in die Planung ein. Zuverlässige Aussagen dank Prognosen Grundlage der langfristigen Personalplanung mit ORion-PI® sind Prognosen. Denn wer die bevorste- henden Bestellmengen kennt, kann eine direkte Aussage über die zukünftige Arbeitslast und Personal- bedarfe machen.