Der Umzug von Fürst Bismarck

MaxXium_IHG.doc ((Abstract)) Der Umzug von Fürst Bismarck Die auf den Vertrieb hochwertiger Spirituosen spezialisierte MaxXium Deutschland GmbH hat durch eine Firmenübernahme von Beam Global ihren Absatz verdoppelt. Die Logistik musste sich innerhalb weniger Wochen darauf einstellen – nicht nur für MaxXium, auch für den Logistikdienstleiter IHG und das Softwarehaus active logistics eine Herausforderung. Autor: Franz Romer, Marketing + Communication Manager, active logistics GmbH, Tel +49 (0) 211 296652, Franz.Romer@active-logistics.com ((Text)) Der Umzug von Fürst Bismarck Die auf den Vertrieb hochwertiger Spirituosen spezialisierte MaxXium Deutschland GmbH hat durch eine Firmenübernahme von Beam Global ihren Absatz verdoppelt. Die Logistik musste sich innerhalb weniger Wochen darauf einstellen. Nicht nur Kenner der Spirituosen-Branche werden sich an diese Meldung vom 30. September 2005 erinnern: „MaxXium übernimmt den Deutschlandvertrieb für sieben ehemalige Allied Domecq Marken und rückt damit auf Platz drei im deutschen Spirituosenmarkt auf.“ Weiter hieß es in der Nachricht: „In den nächsten Monaten sollen die neuen Marken in das MaxXium-Portfolio integriert sein.“ Klingt einfach - die Organisation von MaxXium Deutschland stellte das Zusammenwachsen jedoch vor eine logistische Herausforderung. Erik Ziegler und Ricarda Sarx waren für die Integration verantwortlich. Ziegler ist Supply Chain und IT Direktor und Sarx ist Supply Chain Development Managerin der MaxXium Deutschland GmbH mit Sitz in Wiesbaden. Das dynamische Unternehmen ist die deutsche Tochter der MaxXium Worldwide (s. Kasten). „Durch die Übernahme der Marken von Allied Domecq hat MaxXium die Tonnage im Warenumschlag verdoppelt“, erläutert Ziegler. Zu den sieben neuen Produkten zählen bekannte Marken wie Kuemmerling, Jacobi 1880 und Fürst Bismarck. Für das laufende Jahr rechnet Ziegler mit insgesamt 48.000 Sendungen mit einem Gesamtgewicht von 42.000 Tonnen. Etwa 80 Prozent dieses Aufkommens sind für den Lebensmittel-Einzelhandel bestimmt, die übrigen 20 Prozent werden über Großhändler in die Gastronomie und zu Tankstellen geliefert – mit starken saisonalen Schwankungen. „Für die Integration des Allied Domecq Produktportfolios haben wir ein Order-to-Cash– Integrationsteam zusammengestellt,“ berichtet Sarx. Das Projektteam bestand aus Mitarbeitern aller Unternehmensbereiche, also Supply Chain, IT, Finance, Marketing und Vertrieb. Aktiv war das Team in der Zeit von Anfang November bis Mitte Januar. „Die Einführung so vieler neuer Produkte ist schon eine außergewöhnliche Situation für ein Unternehmen. Die Herausforderung war, die Produkte innerhalb weniger Wochen in das bestehende Produktportfolio zu integrieren, ohne dass unsere Kunden eine Veränderung feststellen,“ erläutert Sarx. Das Mehraufkommen durch die neuen Marken musste in die bestehenden logistischen Strukturen integriert werden. MaxXium vertraut seit 1993 auf die Dienste der erst im Mai durch Rhenus übernommenen IHG Logistics GmbH in Gensingen. Das Dienstleistungs-Paket von IHG umfasst die Positionen Warehousing, Distribution sowie ergänzende Leistungen wie den Displaybau, die Konfektionierung sowie die Chargenverfolgung. Der Großteil der neu hinzugekommenen Marken wird auch als Standarddisplay oder in den Promotionszeiträumen in Form von Geschenkpackungen oder in Verbindung mit einem so genannten „Promotion Item“ angeboten. Das bedeutet, dass mit den neuen Produkten auch die Komplexität in der Konfektionierung und im Displaybau gestiegen ist. Die zusätzlichen Stammdaten der übernommenen Produkte wurden innerhalb weniger Tage von Allied Domecq an MaxXium übertragen, integriert und an die IHG weitergegeben. Die Beschaffung der Stammdaten stellte dabei kein Problem dar, da die Vertriebsgesellschaft der Allied Produkte in Deutschland durch Beam Global mit übernommen wurde. Das Einpflegen der Artikelstammdaten und der Artikelkonditionen in das Test- und anschließend in das SAP-Produktionssystem gehörte zu den wichtigsten und zeitaufwändigsten Schritten. „Fehler, die hier gemacht werden, schlagen sich schließlich erst in der Rechnung oder der Auftragserfüllung nieder“, erklärt Sarx. Auch für Michael Köhler, Niederlassungsleiter der IHG in Gensingen, ist die Qualität der Stammdaten das Herzstück der Integration. „Nachdem wir die Stammdaten der neuen Produkte hatten, haben wir zunächst einige Testaufträge durchgeführt, um verschiedene Szenarien zu prüfen und etwaige Erfassungs- oder Übertragungsfehler auszuschließen. Beim Go-Live am 16. Januar gab es dann keine größeren Anlaufschwierigkeiten.“ Mit dem elektronischen Datenaustausch (EDI) zwischen IHG und MaxXium auf der Basis von EANCOM werden nicht nur die Kundenaufträge, sondern auch Warenausgänge, Wareneingänge, Bestandsberichte oder Konfektionieraufträge übertragen. Dieser Vorgang wird auf Seiten der IHG durch den Business Integration Server von Seeburger unterstützt. Die Verarbeitung der Daten erfolgt bei IHG mit Software von active logistics. Konkret im Einsatz befindet sich das Lagerverwaltungssystem DILOK 400 und das Transportmanagementsystem L-wiS. Die Lösungen laufen im IHG-eigenen Rechenzentrum in Unna auf einem IBM I5- Server mit Backup-Maschine. Diese Hardware hat sich als besonders stabil und hochverfügbar erwiesen, insbesondere in Kombination mit dem Enterprise-Storage- Server, der ebenfalls von IBM stammt“, erläutert Werner Habryka, Mitglied der Geschäftsleitung der IHG Logistics mit Sitz in Unna. Für Sarx und Ziegler sind die Eigenschaften von DILOK jeden Tag spürbar. „Ein großer Vorteil ist, dass IHG die selben Buchungsschlüssel verwendet wie MaxXium“, erläutert Ziegler. Auch für den Logistikdienstleister vereinfacht dies die Kommunikation: „Wenn uns ein Mitarbeiter von MaxXium zum Beispiel sagt, er habe Schlüssel 301 gebucht, dann wissen wir sofort, was gemeint ist – das ist eine Ebene“, betont Köhler. Das gegenseitige schnelle Verständnis ist für Ziegler ein Erfolgsfaktor: „Da der Dienstleister zwischen dem Unternehmen und dem Handelspartner agiert, spielt er eine zentrale Rolle in der Leistungserfüllung jeder Supply Chain“, meint Ziegler und ergänzt: „Eine Quote der Nicht-Verfügbarkeit von beispielsweise 1 Prozent hört sich nicht dramatisch an. In absoluten Zahlen und entgangenen Umsätzen klingt dies jedoch ganz anders und wäre in der Praxis nicht vertretbar“. Die Lieferfähigkeit setzt wiederum einen zeitnahen Abgleich zwischen den verfügbaren Beständen im IHG-Lager und der Auftragsabwicklung voraus. „Wir müssen sicherstellen, dass wir unseren Kunden keine Lieferzusagen machen, die wir am Ende nicht einhalten können“, fordert Ziegler. Die Möglichkeit, mit Hilfe von DILOK alle Bestände bei Bedarf sogar im Minutentakt abzugleichen, ist dabei eine wesentliche Voraussetzung. Gegenwärtig werden die Bestände noch wöchentlich abgestimmt. In naher Zukunft will IHG den Prozess auf einen täglichen Bestandsabgleich umstellen und die automatische, elektronische Archivierung von Abliefernachweisen und deren Verfügbarkeit über das Online Tracking & Tracing-System verwirklichen. Diverse Anpassungsprogrammierungen wurden bereits in der Vergangenheit vorgenommen. Automatisiert wurden zum Beispiel der Datenaustausch für Warenein- und -ausgang, die Konfektionierung, Bestandsberichte oder die Lieferavisierung automatisiert. Neu ist auch der wöchentliche elektronische Bestandsabgleich sowie das Einrichten von Regalen statt der reinen Blocklagerung. Eine nachträgliche Optimierung ist auch die so genannte Sendungsbündelung. „Sie kommt zum tragen, wenn ein Kunde mehr als eine Lieferung am gleichen Tag zum gleichen Empfangsort auslöst“, so Sarx. Dies kommt vor bei Nachbestellungen, Nachlieferungen oder separater Bestellung von Promotionartikeln – und seit Januar durch die gestiegene Anzahl an Artikeln häufiger denn je. Franz Romer Hintergrund: MaxXium MaxXium Worldwide ist ein internationales Marketing- und Vertriebsunternehmen mit Sitz in Amsterdam. • Gründungsjahr: 1999 • Gesellschafter: Rémy Cointreau S.A., Beam Global Spirits & Wine Inc., The Edrington Group und (seit 2001) Vin & Spirit AB • Ziel: Bündelung der weltweiten Vertriebsaktivitäten • Marken: Jim Beam Bourbon Whiskey, Absolut Vodka, Rémy Martin Cognac, The Macallan Malt Whisky, Kuemmerling, Halbbitter, Malteserkreuz Aquavit, Fürst Bismarck Doppelkorn und Jacobi 1880 Weinbrand. Hintergrund: IHG Die IHG zählt zu den führenden Mittelstandsunternehmen der deutschen Logistikbranche und verfügt über ein weltweites Netzwerk mit 89 eigenen Standorten in Europa und Asien und weiteren 137 angebundenen Partnern. Die 3.850 Mitarbeiter der Unternehmensgruppe erwirtschaften einen Umsatz von 930 Millionen Euro und bewegen jährlich 4,1 Millionen Sendungen mit 4,3 Millionen Tonnen. Seit Mai 2006 ist die IHG ein Unternehmen der Rhenus AG. Hintergrund: active logistics active logistics ist mit über 220 Mitarbeitern einer der größten Komplett-Anbieter von Speditions- und Logistik-Software. Der Kundenstamm umfasst rund 1.600 Firmen jeder Größenordnung. Allein das active logistics solution center versorgt 700 Firmen mit 5.000 Anwendern mit ASP-Lösungen, Clearing und EDI-Umsetzungen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem Mittelstand, aber auch 30 Prozent der deutschen TOP 100 zählen zu den Kunden. Die ablauf- und prozessorientierten Software-Lösungen der active logistics zeichnen sich durch hohe Flexibilität, Modularität und Skalierbarkeit aus. Die Programme sind ausgelegt für die Umsetzung komplexer Logistik-Prozesse in den Bereichen Land-, See-, Lufttransport und Lagermanagement. Zum Software-Portfolio gehören Lösungen für die Beschaffungslogistik, Lagermanagementsysteme, Distributionslogistik, Speditions- und Transportlogistik, Telematik und Mobilkommunikation sowie Administration, Ablaufsteuerung und Archivierung.