Alles im Fluss - Geschäftsprozessbasierte Notfallplanung

BEST PRACTICE Alles im Fluss Geschäftsprozessbasierte Notfallplanung Die betriebliche Notfallplanung konzentriert sich häufig auf die im Geschäfts- betrieb eingesetzten Ressourcen. So soll durch Nutzung technischer Lösungen auf mögliche Notfälle reagiert werden können. Derartige Lösungen können zu einer ineffizienten Ressourcenverteilung führen, da die potenziellen Schäden ei- nes Notfalls nicht oder nur zweitrangig berücksichtigt werden. Der im Folgen- den vorgestellte Ansatz zur Notfallplanung fokussiert dagegen die Geschäfts- prozesse eines Unternehmens. Er berücksichtigt die möglichen Schäden bei ei- ner Störung der Prozesse durch einen Notfall und ermöglicht hiermit die Ablei- tung kosteneffizienter Notfallmaßnahmen. Jede geschäftliche Aktivität kann durch unvor- schäftsprozessbasierte Ansatz wurde im Rah- hergesehene Ereignisse beeinflusst werden. men von zwei Projekten bei Finanzdienstleis- Wirken sich derartige Ereignisse negativ auf die tungsunternehmen erfolgreich angewandt. Prof. Dr. Durchführung von Prozessen und/oder das Pro- Herbert zessergebnis aus, kann es zu monetären und Kernelemente der geschäftsprozess- Wagschal nicht-monetären Schäden kommen. basierten Notfallplanung lehrt Betriebswirtschafts- lehre, insbesondere Pro- duktionsmanagement und Die betriebliche Notfallplanung dient dazu, Die wesentliche Voraussetzung für die Imple- Logistik sowie Betriebsor- Unternehmen vor Schäden durch kurzfristig auf- mentierung der geschäftsprozessbasierten Not- ganisation, am Fachbe- reich 3 der Fachhochschu- tretende Ereignisse zu schützen. Dabei sind fallplanung ist die Kenntnis derjenigen Ge- le Frankfurt am Main. unterschiedliche Ansätze bei der Entwicklung schäftsprozesse (und unterstützenden Prozes- von Notfallplänen denkbar. Ein gängiger und in se), die durch Notfallpläne abgesichert werden der Praxis verbreiteter Ansatz konzentriert sich sollen. Diese Prozesse sind wertschöpfend für auf die eingesetzten Ressourcen, wobei häufig die Unternehmung. Ein Ausfall verursacht exis- die EDV-bezogenen Betriebsmittel (Hardware, tenzielle materielle oder immaterielle Schäden. Software, IT-Infrastruktur) im Vordergrund ste- Daher ist es nicht ausreichend, die Prozesse nä- hen. Im Rahmen der Notfallplanung werden herungsweise zu kennen. Vielmehr ist es erfor- technische Lösungen entwickelt, die bei einem derlich, sie detailliert zu dokumentieren. Das be- Ausfall der IT-Systeme möglichst automatisiert deutet: für jeden Teilprozess eines Geschäfts- zum Einsatz gelangen. prozesses müssen neben einer Tätigkeitsbe- schreibung insbesondere auch die eingesetzten Ein Beispiel hierfür ist die redundante Vorhal- Produktionsfaktoren (entscheidungsauslösende tung von Hardware (File-Server, sonstige Spei- Informationen, Werkstoffe, Betriebsmittel, Auf- chermedien) oder das automatische Umschal- gabenträger) sowie die kritischen Zeiten und die tung auf ein Zweitsystem an einem anderen Ort. Organisationseinheit aufgeführt sein, in deren Ein derartiger EDV-bezogener, Technologie Verantwortungsbereich der Teilprozess durch- Dr. Michael orientierter Ansatz ist in der Regel Garant für ei- geführt wird. Huth nen technisch wirkungsvollen Notfallplan. Aller- ist Geschäftsführer der Hu- dings lässt diese Fokussierung keine Bewertung Neben diesen Angaben sind auch die zeitlich locon GmbH, einer auf Lo- gistik- und Risikomanage- zu, ob diese Maßnahmen auch betriebswirt- und sachlogisch vor- und nachgelagerten Teil- ment spezialisierten Unter- schaftlich sinnvoll sind. Zweckmäßiger wäre es, prozesse relevant, falls vorhanden mit Eingangs- nehmensberatung in Frankfurt am Main. sich nicht nur auf einzelne betriebliche und Ausgangsbedingungen. Die Dokumenta- Ressourcen zu konzentrieren, sondern auf die tion kann mittels üblicher Methoden erfolgen, Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Dies etwa mit ereignisgesteuerten Prozessketten ermöglicht eine betriebswirtschaftliche Bewer- (EPK) oder mit den aus der Unified Modeling tung der Maßnahmen auf der Basis von Risiko- Language (UML) bekannten Aktivitätsdiagram- Kennzahlen. Der im Folgenden dargestellte ge- men. Im Rahmen eines Projekts wurde von den RISKNEWS 05/05 61 ation mittels NOAD Abb. 1: Prozessdokument V3.Fonds V3.Fonds Coupons Automatische Verbuchung 20-10 EDV Liste 43.8 Liste 43.8 V3.Fonds Buchungsbeleg, Erträgnis- Erträgnis- Buchungsnummer Depotbank z.B. Erträgnis- Verteilen gut- Manuelle Eingabe gut- Freigabe Erträgnisgutschriften gutschrift (EG) schriften schriften der Belege der Buchungsdaten der Buchung Fondsbuchhaltung 60-10 (Hilfskraft/Praktikant) 60-20 Fondsbuchhaltung 1 60-30 Fondsbuchhaltung 1 Buchungs- belege Bloomberg, WIS- WIS Ausdruck Informationen (Mi (Fax), Terminüber- Mitteilung, Fax Hauspost oder wachung, Hinweis Überprüfen der WIS-Ausdruck) Kapitalmaßnahmen an Kollegen und MI (Fax)WIS Erzeugen von (Kopie) Buchungsbelegen 60-50 Fondsbuchhaltung 2 60-50 Fondsbuchhaltung 2 Autoren die netzplanorientierte Ablaufdarstel- nem Aktenarchiv auf die dort untergebrachten lung (NOAD) eingesetzt, die sich insbesondere Geschäftsunterlagen wirkt. Um zu ermitteln, bei den Erhebungen vor Ort als leicht verständ- welche tatsächlichen Auswirkungen die beein- lich und nachvollziehbar erwiesen hat. Abb. 1 trächtigten Ressourcen auf die Geschäftspro- zeigt beispielhaft den Ausschnitt eines mittels zesse haben, ist es unerlässlich, den Einsatz der NOAD dokumentierten Prozesses, der die unter- Ressourcen in den Prozessen zu kennen.